Seria ótimo se um problema aparecesse como um ” salto gigantesco no escopo”, não seria? Você estava planejando introduzir uma nova feature para o próximo grande lançamento, mas de repente, de alguma forma, sua equipe se encontra trabalhando em sete features ao mesmo tempo – tudo isso sob a pressão de cumprir a data original do lançamento. Isso acontece com todos as equipes, mas como reduzir o numero dessas features surpresa?

Porque existem features surpresa

Primeiramente é importante identificar como isso acontece! Simples: o processo sofreu um pequeno aumento gigante no escopo. Solução? Isso também é simples: “Vamos parar de trabalhar nessas seis features surpresa que não faziam parte do nosso plano original“.

Mas isso nunca acontece assim. É por isso que é chamado de oscilação de escopo. Apenas um pouco mais de trabalho aqui, um pequeno compromisso novo ali, uma promessa inocente de acrescentar mais algumas coisas a essa parte do produto … e de repente você está com poucos recursos, sua equipe de desenvolvimento está exausta e você está corre o risco de perder um prazo importante.

Como você pode impedir que isso aconteça? Como você pode evitar que esses pequenos passos na direção errada, essas solicitações e promessas adicionais aparentemente inocentes, se transformem em uma situação que sobrecarrega sua equipe e atrasa o progresso do seu produto?

Aqui estão cinco idéias para combater essa mudança constante do escopo. (E não se engane: é um combate, porque você estará lutando contra esses pedidos de todos os lugares, o tempo todo.)

5 idéias para combater as features surpresa

1. Compartilhe o roadmap do seu produto

Se você construí-lo corretamente, o roadmap do seu produto refletirá o seu plano estratégico e as realidades com as quais sua equipe trabalhará em termos de recursos, orçamento e restrições de tempo.

Quando todos na sua equipe multifuncional puderem ver essa visão de alto nível, prioridades e o pensamento estratégico por trás de tudo, terão mais chances de entender como uma solicitação para o que pode parecer um pouco adicional de funcionalidade, na realidade, precisará interromper outra parte do progresso do produto.

Portanto, quanto mais você consultar e compartilhar seu roadmap com sua empresa, mais claro será para todos que seus recursos finitos para este projeto não podem permitir a ampliação do escopo.

2. Determine o que constituirá um aumento do escopo no seu plano

Existem os tipos óbvios e fáceis de detectar de mudança de escopo. Uma idéia leva a outra, e outra, e outra. Você não pode fazer tudo, não no tempo que você tem ou com o número de desenvolvedores da sua equipe. Essa é uma situação assustadora que todos entendem (mesmo que algumas pessoas ainda tentem convencê-lo a trabalhar nele).

Mas existem formas mais sutis de fluência no escopo. Por exemplo: “Eu sei que concordamos em oferecer suporte básico à plataforma para o primeiro lançamento do aplicativo – apenas para permitir que os usuários acessem com iOS ou Android – mas talvez devêssemos procurar o suporte ideal e incluir telefones com Windows, uma versão para desktop, etc. “

Esse escopo também aumenta e pode ser uma enorme perda de tempo e recursos – mesmo que pareça apenas uma versão mais robusta do seu plano original.

Uma das maneiras e mais surpresa com que a fluência do escopo pode se infiltrar no processo de desenvolvimento de seu produto é quando ele se disfarça de outra coisa, como melhorar ou “aprofundar” algo que você já havia concordado.

Portanto, você precisa definir para sua equipe exatamente o que cada etapa do seu plano inclui. Alguma coisa fora ou além desse plano original? Você pode tratá-lo como uma solicitação de mudança e revisá-lo. Mas até que você dê a luz verde, o escopo está aumentando.

3. Crie o “monitoramento do escopo” em sua rotina

Uma das maneiras mais fáceis de se tornar vítima do aumento do escopo é perder de vista o seu plano estratégico original e as prioridades que você definiu para o seu produto. Quando isso acontece, e alguém aparece e diz: “Ei, talvez possamos pedir aos desenvolvedores que busquem o suporte ideal à plataforma, em vez de nosso plano básico original”, você é vulnerável a dizer: “Claro. Por que não?”

Portanto, consulte regularmente seu plano estratégico. Abra o roadmap do seu produto com frequência e compartilhe-o com sua equipe, para que você possa permanecer conectado ao seu pensamento estratégico original e revisar regularmente esse pensamento em relação ao trabalho diário em que está envolvido. Se esse trabalho estiver em movimento o plano que todos vocês concordaram em campo, ótimo. Caso contrário, você pode estar sofrendo uma oscilação de escopo.

4. Desencoraje seus desenvolvedores a entregar em excesso

Eu sei: isso parece horrível. Mas como gerente de produto, uma coisa que você deve sempre lembrar é que seus desenvolvedores geralmente se preocupam profundamente com o trabalho que estão fazendo e desejam que seja perfeito. E em um mundo ideal – um mundo sem orçamentos, prazos ou clientes esperando ansiosamente por um produto acabado que eles possam comprar – você deseja que sua equipe de desenvolvedores desenvolva com perfeição.

Infelizmente, você sempre estará trabalhando contra o relógio (e a equipe de contabilidade), portanto precisará que seus desenvolvedores parem de pensar em perfeição e façam o melhor trabalho possível no tempo que lhes foram atribuídos.

Bonus: Aprenda a entender o que seus desenvolvedores querem dizer!

Por mais difícil que pareça, em alguns casos, seu produto precisará ser tão bom quanto sua equipe pode fazer antes do lançamento. E se eles querem torná-lo melhor do que isso, bem, esse escopo também aumenta.

5. Facilite a sugestão e o acompanhamento de grandes idéias

Uma sugestão final para evitar a ampliação do escopo é incentivar sua equipe a contribuir com suas idéias e solicitações de produtos, e facilitar o máximo possível para que eles o façam. (Você conhece as 5 principais fontes de idéias para um bom roadmap?)

Em seguida, pratique a revisão periódica dessas idéias com sua equipe, examinando-as e pontuando-as de acordo com suas principais métricas e, quando fizer sentido, atualize o roadmap do seu produto para acomodar itens estrategicamente viáveis.

Quando você comunicar às partes interessadas e às outras equipes da sua empresa que você está aberto a sugestões de produtos, mas que essas sugestões terão que esperar a vez delas para obter audiências justas, você estará reforçando para todos na organização seu compromisso com o escopo do plano existente do seu produto.

E essa declaração simples, juntamente com as outras dicas aqui, pode ajudá-lo a desenvolver uma cultura da empresa que entenda os perigos do escopo e desencoraje ativamente todos a se envolverem nela.

Conclusão

Um dos principais papeis do gerente de produto (além de contratar, definir a estratégia, inspirar o time, alinhar com os objetivos da empresa, ….) é ter um planejamento do produto que seja condizente com os recursos que possui, objetivos do produto, e objetivos da empresa.

Por isso, a criação do roadmap é tão importante. O problema, como espero ter mostrado nesse artigo, são as features surpresa que sempre aparecem para atrapalhar seu planejamento. Você NÃO pode simplesmente ignora-las, porque isso significa ignorar o mercado, seus concorrentes e colaboradores, mas também não pode abandonar todo o seu esforço prévio e jogar seu plano pela janela.

Dica final: o importante no final das contas é criar uma estratégia concisa, bem planejada, e que contemple toda a sua equipe e stakeholders. Feito isso, não tem erro, você vai conseguir mitigar ao máximo a entrada de features surpresa no seu projeto. (Em ultimo caso, aprenda a dizer NÃO, e ainda ser convidado para os happy hour)