Como apresentar o roadmap para stakeholders

No mundo ágil de hoje, apresentar e comunicar sua estratégia de produto não é uma fase isolada do ciclo de vida do produto. Você não pode simplesmente passar da criação do roadmap até a execução dos seus planos. O processo é iterativo e a comunicação faz parte de cada etapa. Mas você sabe como apresentar seu roadmap para os stakeholders envolvidos?

Primeiramente, essa comunicação não é unidirecional. Você precisará atualizar as equipes e stakeholders durante todo o processo, para manter-los informados sobre o progresso do produto e garantir que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos estratégicos. Dito isso, os gerentes de produto bem-sucedidos sabem que também devem buscar feedback ao longo de todo o desenvolvimento.

Obviamente, você não consegue ouvir todo mundo o tempo todo ou vai acabar, como diz a expressão: com “muitos cozinheiros na cozinha”. E você não pode mudar seus planos com muita frequência ou enviará um produto desajeitado sem uma visão abrangente.

Então, com quem você deve conversar, quando e do que deve falando? Este post discutirá como se comunicar seu roadmap para os stakeholders em cada estágio do ciclo de vida do produto, bem como garantir a adesão dos stakeholders em seus roadmap.

Digamos que sua equipe executiva agende uma reunião para você discutir o progresso e os planos do seu produto para o futuro. O convite deles também pede que você “esteja preparado para compartilhar o roadmap do seu produto conosco”.

Provavelmente, você precisará fazer alguns ajustes nesse roadmap. Ou, pelo menos, revise-o com cuidado, levando em consideração o que seus executivos vão e não vão se interessar. Você precisará se perguntar, por exemplo:

• Deseja remover alguns dos prazos do roadmap e apresentar apenas a visão macro estimado para suas iniciativas?
• Deseja compartilhar cronogramas no seu roadmap para esta reunião?
• Que nível de detalhe e granularidade você deve apresentar aos seus executivos?

Se o roadmap do seu produto permanecer como uma planilha estática ou um arquivo de apresentação (e por que você faria isso?), Você provavelmente precisará criar uma versão exclusiva do roadmap para esta reunião. A boa notícia é que você pode manter e atualizar esta versão para futuras reuniões com as stakeholders.

Mas o que esse pequeno experimento aponta é que você provavelmente vai precisar de várias versões do roadmap do seu produto. Um para desenvolvedores, para suas equipes de vendas e marketing, e talvez até um roadmap de produtos semi-públicos para seus clientes e possíveis clientes.

Obviamente, existem muitos arquivos de planilhas para criar e atualizar. Portanto, uma solução prática é mudar para um aplicativo de roadmap criado especificamente para isso, que permite criar visualizações personalizadas do roadmap do seu produto para vários públicos.

Mas estamos nos adiantando. Antes de falarmos sobre como alternar as visualizações do roteiro, vamos analisar quando e por que você deseja fazer isso para várias equipes ou públicos-alvo.

1. Planejamento

É importante trabalhar em estreita colaboração com seus executivos para entender para onde você está indo com sua estratégia de produto. Desenvolva uma visão clara do produto e identifique as metas estratégicas mais importantes para sua empresa – suas métricas podem se basear em crescimento de receita, aquisição de clientes, redução de rotatividade, etc.

Se você e suas stakeholders puderem concordar antecipadamente em visão e metas estratégicas, haverá menos confusão sobre as prioridades do produto mais tarde.

Use um roadmap de alto nível para conversar com seus executivos sobre vários temas que você identificou como mais importantes para o seu próximo período de planejamento. O quão longe você planeja dependerá do seu setor, tamanho da empresa e cultura.

2. Priorização

Depois de concordar com suas metasestratégicase identificar um conjunto de temas que o ajudarão a alcançá-las, você poderá começar a priorizar iniciativas específicas dentro desses temas. É aqui que a comunicação aberta com os chefes de departamento em engenharia, vendas, marketing e suporte ao cliente se torna importante.

Discuta suas principais prioridades e determine juntos como essas prioridades se encaixam em seus temas e objetivos estratégicos maiores. Se você puder envolver as stakeholders no processo de priorização, é muito mais provável que elas estejam do seu lado.

Use um processo de pensamento estruturado para avaliar possíveis iniciativas, como o modelo valor vs complexidade. A técnica de priorização usada é, em última análise, menos importante do que a conversa que você tem.

Os gerentes de produto geralmente me perguntam como lidar com os stakeholders que questionam “por que projetos específicos estão sendo realizados em detrimento de outros”. Em nossa experiência, a causa raiz da confusão sobre a direção do produto tende a ser uma falta de transparência sobre como as iniciativas são priorizadas. Você pode manter sua posição, orientando os stakeholders em seu processo de pensamento.

3. Execução

Depois de priorizar as iniciativas para refletir seus objetivos estratégicos e chegar a um consenso entre os principais interessados ​​sobre o que será incluído no roadmap, é hora de traduzir a visão do produto em etapas executaveis. Agora, o roadmap precisa ser mais detalhado. Você deseja alocar recursos para cada iniciativa, atribuir propriedade de iniciativas a diferentes membros da equipe e designar datas de lançamento.

Dica: Certifique-se de que cada equipe do departamento de engenharia saiba no que está trabalhando e compreenda como seus projetos contribuem para o quadro geral. Você pode achar mais fácil criar roadmaps personalizados em um nivel de granularidade maior para públicos técnicos, do que que aqueles usados ​​em níveis mais altos da empresa. Ao usar vários roadmaps, verifique se o código de cores e a marcação são consistentes.

Você pode achar que as ferramentas de gerenciamento de projetos são mais adequadas para esta fase do ciclo de vida do produto. No entanto, as ferramentas de gerenciamento de projetos e as ferramentas de gerenciamento de produtos não são mutuamente exclusivas. Seus desenvolvedores se beneficiarão do uso de ferramentas de gerenciamento de projetos, que comunicam histórias e tarefas, em conjunto com roadmaps de produtos, que comunicam a direção estratégica do produto.

4. Lançamento

Depois que os planos são determinados e os engenheiros são acionados, é importante garantir que todas os stakeholders da sua empresa estejam na mesma página. Agende reuniões com vendas, marketing, suporte ao cliente etc. para explicar o que virá a seguir.

Use um roadmap de alto nível que comunique a direção do produto e exclua datas específicas ao apresentar às equipes voltadas para o cliente.

• A equipe de marketingdeve entender o posicionamento do novo produto ou conjunto de recursos para que ele possa comercializá-lo com sucesso.

• E a equipe de vendasdeve entender como o produto resolverá os problemas dos clientes para que eles possam mostrar aos clientes em potencial seu valor.

À medida que uma empresa cresce, torna-se muito mais desafiador logístico incluir todas as pessoas desses departamentos, mas você deve envolver os diretores e gerentes para que eles possam passar as informações para as respectivas equipes.

Fornecer acesso ao roadmap para o time de suporte e CS (customer success) é outra maneira de criar consenso e colocar os stakeholders do seu lado. Softwares como o ProductPlan permitem criar e armazenar roadmaps, em vez de enviar e-mails em torno de slides ou planilhas que podem ou não estar atualizadas.

Com acesso ao roadmap pelo time de suporte, as equipes podem conferir a qualquer momento o planejamento e se lembrar do plano atual. Isso pode preencher muitas lacunas de comunicação e também impedir conversas desagradáveis ​​com os stakeholders, dizendo: “Eu não sabia que estávamos fazendo isso”.

O roadmap do seu produto deve ser totalmente estratégico. Tudo no roadmap deve ser estrategicamente projetado para avançar seu produto em direção ao sucesso – e isso inclui como e quando você o compartilha com sua empresa.

“Tudo no roadmap do seu produto deve ser estrategicamente projetado para avançar seu produto em direção ao sucesso.”

Se você está compartilhando seu roadmap com seus desenvolvedores, precisa saber por que está fazendo isso. Qual é o objetivo estratégico de compartilhá-lo com essa equipe (concedendo a eles acesso para visualizar seu roadmap por conta própria ou apresentando a eles você mesmo)?

O mesmo vale para os executivos ou para o departamento de vendas. Você precisa ter um objetivo estratégico claro por trás do compartilhamento do seu roadmap com esses grupos. Esse objetivo ajudará você a criar uma exibição personalizada do roadmap para esse público específico.

Aqui estão alguns exemplos para ajudar a explicar melhor.

• Compartilhando o roadmap com os desenvolvedores

Sua equipe de desenvolvimento passa grande parte do tempo concentrando-se nos detalhes no nivel mais operacional. Eles têm tarefas definidas que duram apenas alguns dias ou semanas – pequenas histórias, correções de bugs, pequenos ajustes, testes etc.

É fácil para essas equipes perderem o foco nos objetivos macro do produto, e isso pode significar que você perderá algumas perspectivas únicas que esses profissionais podem trazer ao seu produto.Portanto, ao compartilhar seu roadmap com seus desenvolvedores, convem mostrar a estrategia geral do produto.

Você pode dizer aos seus desenvolvedores: “Eu sei que geralmente falamos sobre as coisas no nível tático que geralmente não vão além de um trimestre, mas eu queria que você visse o plano de 18 meses do nosso produto”.

Ao mesmo tempo, os desenvolvedores desejam mais detalhes. Linhas de tempo e dependências ajudam a preparar recursos, priorizar itens e atribuir tarefas.

Sua visualização do roadmap com foco no desenvolvedor deve incluir algumas informações estratégicas de nível superior. Mas também precisa de detalhes táticos suficientes para que eles entendam no que trabalharão a curto ou médio prazo.

Dica de leitura:como entender o que seus desenvolvedores querem te dizer.

• Compartilhando o roadmap com sua equipe de vendas

O foco da sua equipe de vendas está sempre em como seu produto os ajudará a realizar novas vendas.

Eles não se importam com quais as equipes de desenvolvimento foram atribuídas a quais épicas ou features. Ou quanto custará o desenvolvimento das iniciativas. Deixe esses detalhes fora da visualização do roadmap para o time de vendas.

Em vez disso, ao compartilhar seu roadmap com vendas, você deve se concentrar nas features futuras – e incluir no próprio roadmap seu raciocínio estratégico para todos os features que você priorizou. (e porque não priorizou algumas delas).

Se você conseguir explicar que está trabalhando em um feature porque pesquisas ou outras pesquisas indicam que ele será popular entre os usuários, ótimo. Seus vendedores terão prazer em ouvi-lo.

Cuidado: Cuidado com as datas de lançamento. Seus vendedores gostam de saber exatamente quando planeja ter uma nova feature. Porque isso poderia ajudá-los na prospecção e apresentação de propostas para novos clientes em potencial.

Quando você inclui uma data no roadap de um produto, mesmo que explique claramente que é apenas uma estimativa, alguns vendedores a tratarão como uma promessa implícita. Portanto, tenha cuidado ao incluir datas no seu roadmap de exibição personalizada com foco em vendas.

Dica: como manter o alinhamento entre vendas e produto

• Compartilhando o roadmap com os stakeholders

Com seus executivos, você provavelmente desejará ir na direção oposta. Para eles, o ideal é tentar mudar seu foco das iniciativas de longo prazo – que constumam se concentram o tempo todo. Com isso você vai poder mostrar o trabalho que precisa ser feito a médio prazo para realizar a visão de longo prazo.

Você pode dizer à sua equipe executiva: “Como você sabe, esta é a nossa visão de cinco anos para o produto. E chegaremos lá. Mas deixe-me explicar o que planejamos realizar no próximo ano. Estamos trabalhando para gerar essa receita hoje, para nos aproximar desse objetivo de longo prazo. ”

Obviamente, mesmo nesta exibição de um ano, você deseja usar os detalhes com moderação. Seus executivos provavelmente não vão se interessar em saber sobre seus planos de alocação de recursos ou suas estimativas internas ou sobre as dependências entre essas iniciativas menores. Portanto, mantenha os detalhes táticos ao mínimo, mas apresente informações suficientes para apresentar visualmente aos seus executivos os principais marcos previstos para o próximo ano.

Como gerente de produto, você deverá apresentar um roadmap para diferentes públicos. Se seu público é formado por executivos, seu objetivo provavelmente será convencê-los a aderir à sua estratégia ou dar luz verde aos seus planos. Se seu público-alvo for algum outro segmento da sua empresa, seu objetivo provavelmente será comunicar a direção do produto e obter consenso.

Em ambos os casos, você precisa ser claro e persuasivo, para que os stakeholders saibam entender sua estratégia e concordar com suas prioridades. Aqui estão algumas dicas:

1. Venha preparado

Como é exatamente a boa preparação para apresentar um roadmap? Criar o documento sozinho não é suficiente; você deve estar preparado para contar uma história convincente e justificar por que todas as iniciativas no roadmaps merecem ocupar espaço.

• Estruture sua apresentação: bem como você constrói um roadmap em primeiro lugar, uma boa apresentação começa com o quadro geral e depois se restringe aos detalhes. Eu sou adpeto da estrutura “por que, como, o que”. Comece com o “porquê” – compartilhe seus objetivos estratégicos – antes de pular para uma explicação mais detalhada de “como” e “o quê”.
• Seja conciso: se você não pode comunicar seu roadmap de forma concisa, provavelmente não criou uma estratégia de produto clara o suficiente. Torne óbvias as conclusões da sua apresentação. Evite slides de apresentação prolixo e mantenha sua comunicação verbal clara e direta.
• Antecipe objeções: Esteja preparado para responder às preocupações sobre por que algumas iniciativas estão sendo realizadas em detrimento de outras. Isso remonta ao conhecimento do seu mercado e ao uso de uma estrutura rigorosa de priorização. Se seus métodos são realmente robustos e orientados a dados (em vez de basear-se no seu pressentimento), você não deve ter problemas em justificar suas prioridades para os stakeholders.
• Forneça exemplos específicos: exemplos específicos são algumas das ferramentas mais poderosas em seu arsenal persuasivo; use-os liberalmente. Seja capaz de descrever suas iniciativas em termos de como elas beneficiarão os clientes ou aliviarão as dores. Uma feature que você está criando economiza tempo e dinheiro para os clientes? Cite uma entrevista com o cliente ou mostre dados de suas ferramentas de análise como evidência.

2. Conheça o seu público

Conhecer seu público é um princípio fundamental para qualquer tipo de comunicação, e os roadmaps não são uma exceção. A comunicação de baixo para cima, como apresentar metas estratégicas aos executivos, segue um protocolo muito diferente da comunicação de cima para baixo, como apresentar planos específicos aos desenvolvedores.

Adapte a quantidade de detalhes mostrados:

• Nos roadmaps voltados para executivos, concentre-se em temas de alto nível e objetivos estratégicos. Sua discussão deve ser em torno do espaço de mercado, dados do cliente e potencial retorno do investimento para novos projetos.
• Nos níveis mais baixos da empresa, seu roadmap precisa passar de teórico para acionável. Os roadmaps de engenharia, por exemplo, precisam comunicar tarefas, requisitos e prazos específicos.

Dica: use a linguagem apropriado: a linguagem que você usa nos seus roadmaps deve ser apropriado para quem o visualizar. Se seu público não for técnico, use os termos do leigo para descrever features e iniciativas de títulos; evite jargões ou chavões. Nos roadmaps que serão amplamente distribuídos, não use siglas ou abreviações que não são conhecidas fora do seu setor.

3. Status da comunicação

Os roadmaps geralmente devem comunicar sua estratégia de alto nível, mas, ao se reunir com os stakeholders, não há como evitar discussões sobre detalhes e prazos específicos. Seus executivos desejam saber o status de seus projetos atuais, como você está alocando seus recursos e como o status desses projetos pode mudar se seus recursos forem alocados de maneira diferente.

A realidade é que seus stakeholders desejam ver novas features lançados e estarão ansiosos para saber o quão perto você está de chegar lá.

• Inclua a porcentagem de conclusão de cada iniciativa em seu roadmap: inclua o status de conclusão de alto nível de cada iniciativa em seu roadmap. Talvez o redesenho da sua página de faturamento esteja 60% concluído e o lançamento do seu novo sistema de gerenciamento de contas esteja 30% concluído. Ao fornecer esses detalhes no roadmap, você pode iniciar conversas importantes sobre como as iniciativas dependem umas das outras e o que pode ser feito para movimentar recursos ou repriorizar projetos para impulsioná-los. Em seguida, conforme necessário, você pode se aprofundar e orientar seus stakeholders através dos detalhes.
• Filtre suas iniciativas por status: Outra abordagem comum é usar um sistema de codificação ou codificação por cores para colocar informações sobre o status de cada iniciativa sem sobrecarregar seu roadmap. Por exemplo, você pode escolher distinguir iniciativas planejadas, aprovadas, em desenvolvimento e concluídas entre si por meio de esquemas de cores ou tags. Você também pode achar útil filtrar seus roadmaps de acordo com esses parâmetros, criando visualizações distintas com base no status de conclusão, para que seus stakeholders possam entender claramente onde está tudo.
• Arquivar versões mais antigas do roadmap: Por fim, lembre-se de salvar as versões anteriores do roadmap e os roadmaps dos anos anteriores. Ao criar um arquivo de arquivos antigos, você pode acompanhar facilmente quais iniciativas foram concluídas, atrasadas, adiadas ou canceladas. Você também pode usar esse banco de dados para analisar como sua estratégia mudou ao longo do tempo e, se algo der errado, você poderá identificar e corrigir melhor as decisões que o levaram a sair do curso.

4. Utilize recursos visuais

As pessoas se lembram apenas de uma pequena porcentagem do que ouvem; portanto, os auxílios visuais são cruciais para manter a atenção do público e garantir que seus pontos principais fiquem na memória deles. Seu visual deve complementar e esclarecer o que você diz verbalmente, não apresentar novas informações. Evite colocar slides prolixo ou complicado – eles competem pela atenção e prejudicam o interlocutor.

• Use as palavras com moderação: mantenha títulos e descrições curtas e verifique se elas são grandes e facilmente legíveis. Lembre-se, quanto mais texto você adicionar, menor a probabilidade de as coisas serem lidas.
• Incorporar esquemas de cores: use esquemas de cores para mostrar como as iniciativas se relacionam umas com as outras e com objetivos estratégicos maiores. Inclua uma legenda para que as pessoas possam ver facilmente o que as cores representam e certifique-se de escolher cores que sejam diferentes o suficiente para se destacarem.
• Mostre a hierarquia de iniciativas visualmente: um determinado cluster de atualizações se enquadra em um tema específico? Algumas iniciativas fazem parte de um release e outras iniciativas fazem parte de outro release? Plote esses relacionamentos visualmente agrupando iniciativas em containers ou raias.

As definições de trabalho dos gerentes de produto podem variar bastante, mas a maioria das pessoas concorda que a função principal de um gerente de produto é impulsionar o desenvolvimento dos produtos da empresa. E, embora seja muito menos enfatizado nas descrições de cargo, uma responsabilidade igualmente importante de um gerente de produto é a comunicação contínua – com todos os stakeholders, em todas as etapas do ciclo de vida do produto – para garantir que o produto tenha as melhores chances de obter sucesso.

A função principal de um gerente de produto é impulsionar o desenvolvimento dos produtos da empresa

Afinal, nenhum gerente de produto pode gerenciar sozinho todos os detalhes e tarefas do desenvolvimento de um produto. Qualquer produto de sucesso é o resultado de uma equipe talentosa e bem informada, trabalhando juntos em direção a um objetivo estratégico comum.

Com isso em mente, um gerente de produto inteligente deve dedicar pelo menos tanta energia e se concentrar na comunicação iterativa com suas equipes e stakeholders quanto nas demais tarefas necessárias para levar seus produtos ao mercado.

Aproveitando a deixa, como trabalhei durante muitos anos como desenvolvedor, e hoje atuo como gerente de produto, eu senti na pele o gap na comunicação entre os stakeholders, e por isso, escrevi um artigo para mostrar como gerentes de produto podem entender melhor o que os desenvolvedores estão querendo dizer!