A matriz GUT é um framework de auxílio na priorização de solução de problemas. A matriz é usada para classificar cada problema que você considera pertinente à sua empresa do ponto de vista da gravidade (do problema), da urgência (de resolvê-lo) e da tendência (de piorar rápida ou lentamente)
Quantas vezes nos perdemos devido às inúmeras tarefas que temos que realizar? Em uma empresa, a situação se torna ainda mais complexa, porque você também precisa lidar com problemas inesperados que surgem ao longo do caminho.
Esse problema afeta todos os trabalhadores de todas as empresas. E para esse problema, as ferramentas de gerenciamento podem ajudar bastante, como é o caso da matriz GUT.
Nesse post, nós vamos falar sobre os impactos do uso dessa matriz, e como ele pode nos ajudar a prioriza tarefas e projetos (pessoais e profissionais). Para saber mais sobre como funciona, os beneficios e sua aplicação, basta continuar lendo!
O que é a matriz GUT
A matriz GUT é um framework que ajuda a priorizar a resolução de problemas. Toda empresa tem vários problemas a serem resolvidos, e muitas vezes é difícil saber com qual deles começar.
Essa ferramenta foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas na solução de problemas de negócios. No entanto, mais do que uma metodologia para “apagar incêndios”, a matriz GUT pode ser vista como base para a tomada de decisões.
A matriz serve para classificar cada problema que os gerentes consideram pertinente por meio de três critérios:
- G – Gravidade: É analisado considerando a intensidade ou o impacto que o problema pode causar se não for resolvido.
- U – Urgência: É analisado pela pressão do tempo que existe para resolver uma determinada situação.
- T – Tendencia: É analisado pelo padrão ou tendência de evolução da situação. (Se vai melhorar ou piorar durante o tempo)
A partir da classificação, torna-se possível identificar qual assunto merece ser priorizado, ao multiplicar o resultado de cada tarefa (baseados no parâmetros) e ordenar a lista de tarefas do maior numero par ao menor
Importância = G * U * T
Com uma estrategia feita com a matriz GUT, alinhada ao um planejamento estratégico, juntamente com ferramentas como análise SWOT, diagrama de Pareto, diagrama de Ishikawa ou ciclo PDCA, você vai ter uma caixa de ferramentas para resolver qualquer problema que pode encontrar na sua empresa.
Como funciona a matriz GUT
G – Gravidade
A gravidade é o critério que avalia o impacto ou a intensidade que o problema pode gerar se não for resolvido. O dano pode ser avaliado quantitativa e qualitativamente, dependendo do assunto e do contexto.
Aqui, é necessário analisar todos os pontos que podem ser afetados, como funcionários, resultados, processos etc. Um problema pode ser considerado extremamente grave quando corre o risco de falir, por exemplo. Outros efeitos graves podem incluir a perda de clientes importantes ou até mesmo danos à imagem da marca.
A pontuação de gravidade é feita utilizando uma escala likert e varia de 1 a 5, de acordo com a seguinte escala:
- Sem peso;
- Um pouco sério;
- Sério;
- Muito sério;
- Extremamente sério.
U – Urgência
A urgência está relacionada ao tempo. Quanto mais rápido uma situação precisar ser resolvida, mais urgente será. Portanto, esse é um fator que leva em consideração o prazo e a “pressão” para resolver um problema.
Problemas urgentes são geralmente aqueles que têm prazos definidos por lei ou aqueles que dependem do tempo de resposta dos clientes. Para fazer uma avaliação correta, você pode perguntar: “Isso pode esperar?”
A pontuação de urgência também utiliza uma escala likert e varia de 1 a 5, sendo:
- Isto pode esperar;
- Não é muito urgente;
- Urgente, merece atenção a curto prazo;
- Muito urgente;
- Necessidade de ação imediata.
T – Tendência
A tendência diz respeito ao padrão de evolução da situação, em outras palavras, indica se o problema tende a piorar rapidamente ou se deve permanecer estável se não for resolvido.
A tendência analisa os problemas com base no desenvolvimento que eles terão na ausência de ação efetiva para resolvê-los. O potencial de crescimento do problema representa a probabilidade de que ele se torne maior ao longo do tempo.
Diante disso, um problema com uma pontuação de tendência alta é aquele que deve se tornar maior da noite para o dia. A pergunta que pode ser feita é: “Se não resolvermos isso hoje, esse problema vai piorar pouco a pouco ou rapidamente?” .
A pontuação da tendência também varia de 1 a 5. O critério é:
- Isso não vai mudar;
- Vai piorar a longo prazo;
- Vai piorar a médio prazo;
- Vai piorar a curto prazo;
- Vai piorar rapidamente.
| NOTA | Gravidade | Urgência | Tendência |
|---|---|---|---|
| 1 | Sem peso | Isso pode esperar | Não vai mudar |
| 2 | Um pouco sério | Não é muito urgente | Vai piorar a longo prazo |
| 3 | Sério | Urgente | Vai piorar a médio prazo |
| 4 | Muito sério | Muito urgente | Vai piorar a curto prazo |
| 5 | Extremamente sério | Precisa ação imediata | Vai piorar rapidamente |
Como utilizar a matriz GUT
Agora que exploramos o conceito da matriz GUT e as definições de suas três variáveis, é hora de ver o passo a passo para aplicá-lo em sua empresa.
Etapa 1 – Liste seus problemas
Você sabe quais são os problemas reais do seu negócio? Bom, é hora de começar a anotá-las! Liste todos eles, bem como as atividades relacionadas que você deseja analisar. Levando em consideração a gravidade, urgência e tendência, anote as dificuldades enfrentadas.
| Problemas | Gravidade | Urgência | Tendência | Grau Critico | Ordem |
|---|---|---|---|---|---|
| Atraso na entrega do produto | |||||
| Treinar a equipe de vendas | |||||
| Erro no release do APP | |||||
| Aumento nos gastos com servidor |
Se estiver utilizando a matriz GUT em sua empresa, duas maneiras de configurar uma lista com eficiência são por meio de uma conversa com sua equipe e também de uma pesquisa de mercado entre seus clientes.
- No primeiro caso, uma breve pesquisa com sua equipe (isso se você já não tiver feito isso) ja vai ajuda-lo a colher os princípios desafios que estão enfrentando. Se você não tiver funcionários, poderá refletir e analisar individualmente quais são seus desafios por conta própria.
- Seus clientes, por outro lado, podem ter uma visão diferente, então pergunte a eles o que pode ser feito para melhorar o produto ou serviço – você pode utilizar um questionário simples do Google ou outra ferramenta como a Hotjar e a SurveyMonkey (gosto muito de ambas)
Etapa 2 – Pontuação dos problemas
Em uma segunda fase (depois de criar a lista), você precisa especificar os problemas. Isso significa classificá-los de acordo com o nível de gravidade, urgência e tendência de cada um. Como dissemos anteriormente, a escala varia de 1 a 5.
Por exemplo, imagine que você analisou um problema e descobriu que é bastante sério. Portanto, ele precisa ser resolvido o mais rápido possível; caso contrário, a situação pode ficar fora de controle e afetar negativamente seus negócios.
| Problemas | Gravidade | Urgência | Tendência | Grau Critico | Ordem |
|---|---|---|---|---|---|
| Atraso na entrega do produto | 4 | 4 | 3 | ||
| Treinar a equipe de vendas | 3 | 3 | 1 | ||
| Erro no release do APP | 5 | 5 | 5 | ||
| Aumento nos gastos com servidor | 3 | 2 | 5 |
No entanto, é preciso lembrar que pode haver outros problemas na mesma situação. dessa forma, você precisa multiplicar as pontuações de cada segmento. Isso ajudará você a ter uma comparação mais clara do que precisa ser resolvido primeiro e do que pode ser resolvido posteriormente.
Etapa 3 – Classifique os problemas
Durante a última fase, você precisa classificar os problemas, ou seja, classificá-los em ordem de prioridade.
Depois de multiplicar G x U x T, você terá um valor entre 1 e o máximo valor. A ordem de prioridade deve ser o valor em 1º lugar e assim por diante, até o último valor, que será o mais baixo.
| Problemas | Gravidade | Urgência | Tendência | Grau Critico | Ordem |
|---|---|---|---|---|---|
| Atraso na entrega do produto | 4 | 4 | 3 | 48 | 2 |
| Treinar a equipe de vendas | 3 | 3 | 1 | 9 | 4 |
| Erro no release do APP | 5 | 5 | 5 | 125 | 1 |
| Aumento nos gastos com servidor | 3 | 2 | 5 | 30 | 3 |
Etapa 4 – Elabore planos de ação para resolver os problemas
A partir da classificação feita na etapa anterior, você terá uma idéia do que precisa ser feito. Para isso, faça uma análise final e defina um plano de ação. Neste documento, especifique quem será responsável por cada etapa e também defina um prazo para a conclusão de cada ação.
Como vimos, a matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) é uma excelente ferramenta para ser usada nos momentos em que sua empresa precisa de mais clareza. Com ela, você pode priorizar corretamente a resolução de problemas, concentrando seu tempo e energia nos problemas que realmente requerem atenção.
Porque usar a matriz GUT
• Suporte ao planejamento estratégico
O planejamento estratégico é uma ferramenta que o aproximará de seus objetivos futuros. Não é por acaso que essa análise é de grande importância para os negócios.
Ao usar a matriz GUT, (ou outros frameworks como o SWOT e o PEST)fica mais fácil entender os pontos fortes e fracos do gerenciamento de seus negócios e o que precisa ser aprimorado e resolvido para que os negócios não sejam afetados.
O uso da matriz servirá de base para que você possa alinhar seu planejamento às suas necessidades da melhor maneira possível, garantindo um empreendimento com mais eficiência, independentemente da complexidade do negócio.
• Assistência na priorização de problemas
Você pode ter passado por isso antes: resolve um problema e imediatamente depois ocorre um problema muito maior.
Isso é bastante comum quando há uma falta de organização do que precisa ser feito e a definição do melhor momento para tal tarefa. É aqui que a matriz GUT entra.
Ela é responsável por ajudar na priorização de problemas. Através de sua classificação, é possível ter clareza sobre o que fazer primeiro e o que pode ser feito posteriormente, impedindo o acumulo de problemas.
• Esforços direcionados
Você notou que, quando direcionamos nossos esforços para a solução de um problema, ele geralmente é resolvido mais rapidamente?
Isso também ocorre quando falamos de uma empresa. Certos problemas podem ter um efeito negativo nos negócios, enquanto outros não resultam em sérias conseqüências.
Quando usamos a matriz GUT, fica mais fácil direcionar esses esforços, que podem ser estratégicos ou econômicos.
• Implementação simplificada
Uma das melhores características da matriz GUT – também considerado seu grande benefício – é que ela pode ser facilmente implementada. Portanto, o tamanho, segmento da empresa ou mesmo se vai utilizar para sua vida pessoal, não importa, o framework consegue ajuda-lo.
Além disso, a matriz GUT pode ser associada a outras ferramentas, como análise SWOT e ciclo PDCA.
Imagine que você está tendo dificuldades em saber qual estratégia de marketing digital colocar em prática primeiro. Através da matriz, você é capaz de analisar o potencial de cada ação, a urgência de aplicá-la e também as consequências de não fazer nada.
Existem alguns riscos no uso de um modelo de matriz de GUT.
- Adicionar vários critérios relacionados pode aumentar inadvertidamente uma pontuação. Por exemplo, se você estiver querendo comprar um cachorro, o critério “limpeza” e “solta muito pelo” podem se sobrepor o suficiente para alterar o sistema de pontuação pretendido
- O sistema de ponderação está sujeito a viés. As pessoas tendem a pressionar por um peso extra nos critérios em que sabem que sua opção preferida terá boa pontuação.
- Alterando pontuações ou pesos. Embora qualquer resultado deva ser examinado quanto à validade, tenha cuidado ao ajustar o sistema ou as pontuações para reordenar as opções após a compilação dos resultados. Isso prejudica todo o propósito de usar uma matriz de decisão.
- Dispensando os resultados. Há muito esforço para criar uma matriz de decisão. Os líderes devem ter cuidado ao passar por um processo como esse e descartar os resultados quando não saírem conforme o esperado.
Conclusão
A matriz GUT ou a matriz de priorização de processos é um framework simples que pode ser usado a qualquer momento na empresa. Ele pode ser adaptado às necessidades específicas de cada situação e facilmente integrado a outras ferramentas de gerenciamento da qualidade.
É importante prestar atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que haja resultados realmente positivos na melhoria do processo. A participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja frutífero!
Você já sabia sobre a GUT Matrix? Você vê como isso pode ser útil nos seus negócios?
Espero que você tenha gostado de aprender mais sobre o framework da matriz GUT! Se você tiver qualquer dúvida, escreva um comentário abaixo que irei te responder!
Se quiser saber mais sobre frameworks de priorização, ou sobre como tomar melhores decisões, continue navegando pelo “vida de produto“.