O ciclo PDCA: um framework de gestão de qualidade

O ciclo PDCA é um framework iterativo de gestão da qualidade usado para melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços. O nome é um acrônimo que ilustra muito bem as quatro etapas do ciclo: “P” Planejar (plan), “D” (do) executar, “C” (check) verificar, “A” (act) agir.

A qualidade dos serviços oferecidos pelas empresas é um diferencial necessário para o sucesso e destaque. Para isso, a eficácia dos processos mostra-se como fator determinante no desenvolvimento do negócio. Dito isso, se você esta encontrando problemas na sua empresa, você precisa buscar sempre a melhoria.

Mas quando se trata de realmente fazer as mudanças necessárias, muitos ficam aquém do que gostariam. Burocracia, silos e até a cultura corporativa podem impedir o progresso e paralisar a inovação.

É ai que entra o ciclo PDCA ele ajuda as empresas a sair da estagnação e a fazer a transição para um sistema de melhoria contínua. É isso que vamos discutir nesse artigo.

Mas antes de construir um ciclo PDCA, é importante saber que este framework visa auxiliar na execução da estratégia e por isso, a estratégia deve ser desenvolvida previamente, com uma equipe preparada e consciente. Desta forma, os objetivos da gestão podem não só sair do papel, mas também ter seus processos monitorados para que não se percam no caminho.

O ciclo PDCA, às vezes chamado de PDSA, a “Roda de Deming” ou “Ciclo de Deming”, foi desenvolvido pelo renomado consultor de gestão, Dr. William Edwards Deming, um engenheiro, estatístico e consultor administrativo americano, na década de 1950. 

As teorias de Deming fundamentaram os padrões de qualidade TQM (Total Quality Manangement) e ISO 9001 , amplamente difundidos no mundo corporativo ao redor do mundo.

Junto com Walter Andrew Shewhart, engenheiro e estatístico americano, ele lançou as bases para simplificar e tornar mais eficiente a forma como empresas de todos os portes e em todos os segmentos de operações controlam e medem a Qualidade

Deming queria criar uma maneira de identificar o que fazia com que os produtos não atendessem às expectativas dos clientes. Sua solução ajuda as empresas a desenvolver hipóteses sobre o que precisa ser mudado e, em seguida, testá-las em um ciclo de feedback contínuo.

Inicialmente, o ciclo PDCA foi desenvolvido para ser aplicado na gestão da qualidade, sendo um método recomendado para a melhoria contínua, mas sua utilização foi aprimorada e hoje o PDCA é uma das principais ferramentas para o entendimento do processo administrativo e para resolução de problemas.

Você pode estar se perguntando se o framework pode ser utilizado na sua empresa. Sim. O método passou por diversas mudanças ao longo de seus mais de 90 anos de existência e pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de empresa, independente de seu porte ou foco.

O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma abordagem iterativa de quatro estágios para melhorar continuamente os processos, produtos ou serviços e para resolver problemas. Envolve testar sistematicamente as soluções possíveis, avaliar os resultados e implementar aquelas que se mostram eficazes.

As quatro fases do ciclo são:

• P – Plan (Planejar): identifique e analise o problema ou oportunidade, desenvolver hipóteses sobre quais podem ser os problemas e decida qual deles testar.
• D – Do (Executar): testar a solução potencial, de preferência em pequena escala, e medir os resultados.
• C – Check (Checar / Verificar): estudar o resultado, medir a eficácia e decidir se a hipótese é suportada ou não.
• A – Act (Agir): se a solução for bem-sucedida, implemente-a.

O ciclo PDCA é amplamente utilizado na gestão do ciclo de vida do produto, na gestão de projetos, na gestão de recursos humanos, na cadeia de abastecimento e em muitas outras áreas de negócio devido a sua abordagem iterativa (repetível até que um resultado seja alcançado).

Antes de mergulhar no ciclo PDCA, você precisa escolher um dos processos fundamentais da empresa. Qualquer um deles: processo de venda, desenvolvimento de um produto, entrega de um serviço, fechamento financeiro, enfim, cabe ao usuário escolher o que precisa de mais atenção.

Todo processo tem gargalos e é sobre eles que o ciclo atua. Qual é o gargalo que você acredita que está atrapalhando mais o processo? Use indicadores para medir as perdas de cada etapa do processo. A medição pode ser feita de algumas maneiras:

• Perda na conversão. É muito comum analisar a eficiência de um processo de negociação e venda, por exemplo, pela conversão entre as etapas. Uma lead passa por várias etapas até que um contrato seja fechado. Onde está a maior perda? Um processo de venda pode consistir em Chamada> Reunião> Proposta> Contrato. Se a maioria dos leads desistir na etapa da proposta, é provável que seja o maior gargalo.
• Perda de tempo Alguns processos não possuem conversão entre as etapas, como o fechamento contábil. Porém, são processos que precisam cumprir um prazo dentro da programação mensal ou anual das empresas. Nesse tipo de atividade, você pode identificar os gargalos de quanto tempo cada etapa dura.
• Perda por meio de resíduos. Nos processos ligados à produção de produtos físicos, a eficiência costuma ser medida por meio dos resíduos gerados em cada etapa. Nesse caso, você pode medir as etapas que geram mais perdas e atuar nos gargalos que contribuem para essas perdas.

Importante: Não se preocupe em ser muito meticuloso na escolha, pois a ideia do framework PDCA é que ficará para sempre na cultura corporativa. Ou seja, todos os processos acabarão sendo considerados no final.

1. P – Plan (Planejar)

A ordem cronológica começa com o “Planejar”. Esse estágio tem como objetivos mapear o que você fará para tentar resolver um problema ou alterar um processo. Durante esta etapa, você identifica e analisa o problema ou oportunidade de mudança, desenvolverá hipóteses sobre quais são os problemas ou causas subjacentes e decidirá qual hipótese testar primeiro.

É importante traçar um plano / estratégia com base nos valores e orientações políticas da empresa, levando em conta os objetivos pretendidos com o ciclo, a escolha do caminho a percorrer para que os objetivos são alcançados e a definição dos métodos que serão utilizados para o atingir.

E detalhes, as atividades que precisam ser realizadas são:

1. Identificar o problema. Nessa etapa você reconhece o problema e sua importância para o desenvolvimento da atividade. Pergunte a si mesmo “O que está acontecendo?”. Considere o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para que o problema seja resolvido.
2. Análise o fenômeno (problema). O problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Esta costuma ser a fase mais demorada do processo, pois as características do problema devem ser analisadas de vários pontos de vista. Após esta análise, um cronograma de solução para este problema, uma estimativa do orçamento disponível, e uma definição da meta a ser atingida pela equipe devem ser decididos.
3. Análise o problema. A pergunta a ser feita é “Por que esse problema está acontecendo?” É nesta fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis, além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis ​​fazem parte da seleção das causas do problema. Aqui você pode usar, por exemplo, brainstorming ou o diagrama de causa e efeito.
4. Plano de ação. Depois de identificar as causas do problema, é hora de criar ações para erradicá-las. Para isso, é necessário identificar possíveis soluções e dividir a participação da equipe no desenvolvimento deste plano de ação. Depois de elaborado o plano, é hora de considerar os custos das ações e definir quais recursos serão necessários.

Ao planejar, considere as seguintes questões:

• Qual é o problema central que precisamos resolver?
• Este é o problema certo para trabalhar?
• De que informações precisamos para entender totalmente o problema e sua causa raiz?
• É viável resolver isso?
• De quais recursos precisamos? Que recursos nós temos?
• Quais são algumas soluções viáveis?
• Quais são as métricas de sucesso?
• Como os resultados de um pequeno teste se traduzirão em uma implementação em larga escala?

2. D – Do (Executar)

A próxima etapa é testar sua hipótese (ou seja, sua solução proposta). Tudo o que foi analisado na etapa anterior é colocado em prática. É importante que o plano tenha sido criado com cuidado para que não haja falhas no restante do processo.

Nota: A fase “executar” é a execução do plano e também é onde a equipe é treinada para o método funcionar.

É uma das partes mais importantes do ciclo e deve ser monitorada de perto para que não haja falha no método selecionado. É importante observar todos os resultados (bons ou ruins) e a data em que ocorreram, além de comunicar e treinar os colaboradores selecionados para as ações e seus prazos e técnicas de treinamento a serem utilizadas.

Teste sua hipótese com um projeto de pequena escala, de preferência em um ambiente controlado, para que você possa avaliar os resultados sem interromper o resto de sua operação.

Dica: Você pode querer testar a solução em uma equipe ou em um determinado grupo demográfico.

3. C – Check (Checar)

Na fase de “checar” (ou verificar), é onde acontece a análise do que foi realizado. Ou seja, é a fase em que ocorre a verificação dos resultados obtidos com o plano de ação escolhido. Esta fase pode ser desenvolvida durante todo o ciclo do plano, uma vez que serve para verificar o trabalho (se está a ser executado correctamente) e também para verificar os seus resultados (verificando estatisticamente os dados, como falhas e erros).

É importante verificar se o que foi planejado já está sendo implementado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o desenvolvimento do alcance da meta proposta. Se os resultados obtidos na verificação não forem satisfatórios, recomenda-se que você retorne à fase de planejamento –> analisar o fenômeno.

Sua avaliação neste estágio guiará suas decisões na próxima etapa, portanto, é importante considerar seus resultados com cuidado. Ao “checar”/verificar, considere as seguintes questões:

• O plano realmente funcionou?
• Em caso afirmativo, houve algum soluço no processo?
• Quais etapas podem ser melhoradas ou precisam ser eliminadas de iterações futuras?

4. A – Act (Agir)

Finalmente, é hora de agir! Se tudo correr de acordo com o planejado, agora você pode implementar seu plano testado e comprovado. Depois de resolver as falhas no processo, ele deve ser reiniciado. O Ciclo PDCA deve ser sempre retomado, para o aprimoramento constante dos processos e práticas.

Esta fase é dividida em 3 partes:

• Ação. Ações corretivas são realizadas para solucionar os problemas verificados durante o processo. Aqui corrigimos as falhas encontradas no processo anterior para que suas causas sejam investigadas, evitando que ocorram novamente.
• Padronização Aqui as coisas que deram certo no plano de ação são padronizadas, para que o problema não corra o risco de repetir. Essa padronização pode ser feita em um novo documento de padrões, ou na modificação de documentos existentes. Além disso, é importante comunicar as mudanças pelos diversos canais de comunicação da empresa (e-mails, reuniões) para que essa padronização seja eficaz, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação dos envolvidos na mudança, que precisa ser acompanhada de monitoramento e verificação constantes.
• Conclusão. É aqui que analisamos todos os resultados (dica: utilize gráficos e documentação compartilhada com todos). Analise o que deu certo e o que não deu, descubra o que é necessário para melhorar ainda mais o desempenho do processo, verifique se parte do problema permaneceu, registre o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pense nos planos futuros.

Considere as seguintes questões antes de agir:

• De quais recursos você precisa para implementar a solução em escala total?
• Qual treinamento é necessário para uma implementação e adoção bem-sucedidas?
• Como você pode medir e monitorar o desempenho da solução?
• Que oportunidades existem para melhorias?
• O que aprendemos que pode ser aplicado a outros projetos?

Importante: Se o plano não saiu conforme o esperado, você pode voltar ao estágio de planejamento para fazer ajustes e se preparar para um novo teste.

A principal característica do ciclo PDCA é a melhoria contínua. Assim, os projetos implantados serão acompanhados e não definharão. Dentre as varias vantagens, podemos citar principalmente:

• Eficácia. Um dos principais benefícios do PDCA é a confiabilidade e maior eficiência na execução de projetos e atividades dentro de uma empresa, permitindo um melhor planejamento no desenvolvimento de estratégias e detecção de falhas.
• Melhoria continua. O ciclo PDCA proporciona melhoria contínua justamente porque funciona de forma cíclica. Cada parte do seu projeto ou atividade passará pela mesma etapa diversas vezes, garantindo que os erros possam ser corrigidos e adaptados às necessidades e à realidade da corporação.
• Melhor gerenciamento de risco do projeto Quando aplicados de forma estruturada, mantendo o monitoramento de todas as características do projeto e de cada etapa, os possíveis riscos são identificados, de forma a reduzir os impactos negativos no plano proposto.
• Adaptável O ciclo PDCA se adapta facilmente a qualquer tipo de empresa, independente do porte. Apesar da simples adaptabilidade e aplicabilidade, os gestores são capazes de otimizar o tempo na execução de tarefas  e projetos e obter melhores resultados.

Desvantagens:

• Difícil de fazer: embora o modelo seja simples, o trabalho não é fácil. Como o PDCA divide as melhorias do processo em etapas menores, pode ser lento e provavelmente não é uma ótima solução para projetos urgentes.
• Requer compromisso: o PDCA não é um evento único. É um processo contínuo e contínuo e, portanto, requer comprometimento e aceitação de cima para baixo. Sem liderança comprometida, o ciclo PDCA não pode funcionar de forma eficaz a longo prazo.

Dica de leitura: leia também sobre a matriz RAPID e a RACI, 2 frameworks de tomada de decisão que podem auxilia-los na aplicação do ciclo PDCA.

O PDCA é considerada por muitos, como uma das metodologias mais simples e eficazes entre as atuais ferramentas de gestão da qualidade.

Utilizando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita decisões impulsivas da equipe e desperdício de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para uma boa gestão.

Para que esses benefícios surjam com a sua utilização, é imprescindível que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidado na formação da equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, proporcionando treinamento para todos os envolvidos.

E não se esqueça: o PDCA deve ser utilizado de forma continua – Suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Quando um ciclo termina, outro deve começar. Somente dessa forma as melhorias de processos e atividades serão cumulativas e visíveis para toda empresa.