A matriz RACI é um “gráfico de atribuição de responsabilidades” que mapeia todas as tarefas, marcos ou decisões-chave envolvidas na conclusão de um projeto e designa quem são os Responsáveis (R) por cada item de ação, quais pessoas são Accountable (A) e, quando apropriado, quem precisa ser consultado (C) ou Informado (I).


Fato: quando o projeto é complexo é muito facil para os membros das equipes stakeholders perderem o controle sobre as tarefas – que são os responsáveis, quem precisam fazer parte da decisão,….

Para garantir a colaboração e o sucesso do projeto, é crucial que todos os envolvidos compreendam suas funções e responsabilidades e as de outros membros do projeto. Isso é especialmente importante quando as equipes do projeto são mais complexas devido tamanho, engajamento de membros da equipe distribuídos ou dependência de funcionários de vários departamentos.

Nesse artigo, nós vamos falar de um frameworks simples que ajuda a fornecer a sua equipe a propriedade que eles desejam e a clareza de que precisam para serem produtivos e eficazes: a matriz RACI.

O que é o framework da matriz RACI

A matriz RACI é um gráfico de atribuição de responsabilidades que mapeia todas as tarefas, marcos ou decisões-chave envolvidas na conclusão de um projeto e designa essas tarefas aos diversos membros da equipe.

O RACI recebe esse nome a partir das descrições de cada um dos quatro tipos de funções atribuídos em um projeto

  • R – Responsable – as pessoas que fazem o trabalho; 
  • A – Accountable – a pessoa que são responsáveis pelo sucesso ou o fracasso do resultado do projeto;
  • C – Consulted – stakeholders que precisam contribuir antes que o trabalho possa ser concluído.
  • I – Informed – as pessoas que precisam ser atualizadas no projeto;

Segundo os especialistas em gerenciamento de produtos Brian Lawley e Pamela Schure, o sistema RACI pode funcionar bem para muitos tipos de projetos de negócios. Mas as equipes de gerenciamento de produtos enfrentam desafios adicionais, porque estão continuamente avançando em várias frentes ao mesmo tempo, muitas das quais requerem decisões estratégicas. 

Nota: Nesse caso, o que eles recomendam é o framework DACI

Um gráfico RACI serve a praticamente todos os projetos. Mas é especialmente útil quando as tarefas requerem vários recursos, são executadas simultaneamente ou dependem de outras tarefas.

Aqui estão alguns cenários em que um gráfico RACI é especialmente útil:

  • O processo de tomada de decisão ou aprovação pode sustentar o projeto;
  • Há conflito sobre propriedade de tarefas ou tomada de decisão;
  • A carga de trabalho do projeto não é (ou não parece ser) distribuída uniformemente.
  • Você possui muita rotatividade de pessoal em uma equipe e precisa fazer o onboarding de um novo integrante rapidamente para uma nova função.

Papéis e responsabilidades na matriz RACI

R – Responsable

A pessoa que executa a tarefa / trabalho.

São eles que garantem que tudo corra bem e que todos tenham o que precisam para progredir. Eles agendam as reuniões, garantem que as coisas sejam feitas . Eles também são responsáveis ​​por garantir que as outras pessoas envolvidas no projeto sejam mantidas atualizadas. 

Dica: Geralmente, deve haver apenas uma pessoa responsável por projeto.

Por exemplo, em uma empresa de software, a redatora técnica pode ser responsável criar os textos do FAQ. Um desenvolvedor não iria criar os documentos, mas poderia incorporá-los ao produto, o que seria uma tarefa diferente.

A – Accountable

A pessoa responsável pela conclusão correta.

Eles NÃO precisam saber se o projeto esta no caminho certo, afinal de contas, é a sua cabeça que vai rolar se a coisa toda vai para o lado. A responsabilidade deles é outra: eles detêm o poder supremo do veto, removem barreiras, fornecem feedback quando solicitados. 

Dica: Novamente, geralmente há apenas uma pessoa responsável por iniciativa.

No exemplo anterior de um do redator e do desenvolvedor, criando os FAQs, um gerente de produto pode ser responsável por verificar se os arquivos estão no produto.

C – Consulted (Consultado)

As pessoas que fornecem informações para o projeto e com quem há comunicação bidirecional.

São os especialistas (aqui, podem existir mais de um). Eles são consultados para decisões que se enquadram na sua área de especialização. A opinião deles sobre o projeto / iniciativa maior, em sua maior parte, é opcional. 

Por exemplo, um Scrum Master pode ser consultado porque é um especialista no assunto. Os consultores devem ser considerados com cuidado, pois muitas pessoas nessa função podem prolongar o tempo da tarefa e aumentar o risco de desempenho insatisfatório. 

I – Informed (Informado)

As pessoas que precisam ser informadas sobre o progresso e com quem há comunicação unidirecional

Na função “Informado” são aquelas pessoas que precisam ser mantidas no loop. A criação de um gráfico dessa função ajuda a ilustrar dependências e também garante a transparência do status da tarefa. A identificação daqueles que exigem atualizações de status pode ser complexa; portanto, vale a pena reservar um tempo para consultar várias funções para determinar se elas precisam saber quando uma tarefa é concluída. 

Por exemplo, o gerente de vendas pode exigir atualizações do status de uma feature especifica muito requisitada pelos clientes.


Na tabela abaixo você vai entender como criar uma matriz RACI com facilidade em qualquer ferramenta de planilha e/ou alguma ferramenta especializada.

TarefasExecutivoGerenteAnalistaDev
1Tarefa 1CA/RCI
2Tarefa 2AIRI
3Tarefa 3AIRI
4Tarefa 4CAII
Exemplo de tabela RACI aplicada

Como utilizar a matriz RACI

Etapa 1: Identificar as funções do projeto

Primeiro, criei uma tabela listando os cargos na parte superior e em seguida, os nomes das pessoas de cada cargo. Isso destaca a primeira coisa a decidir ao criar um RACI: você lista funções ou pessoas específicas? Tradicionalmente, você deve definir as funções funcionais na parte superior. Mas existem vantagens e desvantagens nas duas abordagens:

Razões para especificar por função:

  • Se uma única pessoa estiver cumprindo várias funções;
  • Evita a necessidade de atualizar a matriz se tiver uma mudança de pessoal;
  • Evita ter uma mistura de nomes e grupos mais amplos, por exemplo, ‘cliente’ ou ‘departamento X’

Razões para especificar pelo nome:

  • É mais simples definir quem está envolvido no projeto;
  • Se várias pessoas estão cumprindo funções semelhantes;

As funções são usadas com mais frequência, uma vez que uma única pessoa ocupa várias funções. No entanto, se houver várias pessoas preenchendo uma função e as tarefas não se sobreporem muito, talvez seja melhor usar nomes. 

RACI 0

Exemplo: Eu sou fã da saga do “Senhor dos Anéis”, e por isso, encontrei um exemplo apropriado para demonstrar a matriz RACI. Para esse exemplo, vamos utilizar os nomes de nossos heróis.

Etapa 2: Identificar tarefas ou entregáveis do projeto

Para a próxima etapa, você deve revisar o projeto e divida-o em tarefas e resultados claros. Coloque-os na coluna da esquerda do seu gráfico. 

RACI 1

Exemplo: Para nosso exemplo eu criei 4 tarefas. Freqüentemente haverá muito mais do que isso, mas tente não ser muito granular, caso contrário, o gráfico poderá se tornar complexo demais para ser usado com eficácia mais tarde. 

Etapa 3: Atribuir o RACI a cada função e tarefa

Trabalhe em cada tarefa e pense nas diferentes funções e pelo que elas devem ser responsáveis. Toda tarefa ou entrega deve ter um Responsável e um “Accountable“, mas tenha certeza de verificar há apenas uma função ou nome atribuído a Accountable – isso é realmente importante. 

Pense com cuidado sobre quem deve ser consultado enquanto a tarefa está em andamento e quem deve ser informado assim que a tarefa estiver concluída. 

Exemplo: No exemplo abaixo, Frodo é responsável por levar o anel para Mordor. Gandalf, como líder da Sociedade, é Accountable. No entanto, Sam ajuda Frodo ao longo do caminho – ele é consultado, ou seja, está envolvido ativamente. 

RACI 2

Etapa 4: Concorde com sua equipe

Muito importante – alinhe quaisquer suposições feitas com sua equipe, e NÃO construa essa matriz sozinho. (Junte a Sociedade do Anel)! Você pode passar por cada papel ou conversar rapidamente sobre como montou a matriz RACI e verifique se todos estão felizes com seus papéis e responsabilidades no projeto.

Etapa 5: Alinhe com os stakeholders do projeto

Por ultimo, faça uma reunião com os stakeholders e garanta que todos estão alinhados (e concordam) com o que foi decidido. Gandalf, Frodo e a Sociedade não podiam ligar um ao outro em seus celulares, então eles realizaram uma reunião para discutir e concordar. 

Tente manter isso o mais enxuto possível, para evitar feedback pesado e discussões demoradas. Pense em com quem isso também precisa ser comunicado quando for acordado.

E, PRONTO! Você montou sua matriz RACI. Agora posso deixar isso de lado e me concentrar em continuar meu projeto, certo? Bem não. 

Esse é um dos maiores problemas do RACI: uma vez criado, eles são esquecidos e enviados para uma pasta empoeirada no servidor, para nunca mais serem abertos novamente. Então, como você torna este documento útil e de trabalho?

Etapa 6: Torne-o útil durante a vida do projeto

  1. Quando você executa uma tarefa ou entrega, consulte o RACI e alinhe quem é a pessoa Accountable que precisa bater o martelo.
  2. Verifique se o que foi definido no início de um projeto, as funções e responsabilidades em relação às tarefas, ainda são precisas.
  3. Uma boa prática é manter um documento compartilhado e editável por todos do grupo. Essa é uma ótima maneira de manter tudo atualizado em tempo real.
  4. Quando executar o post-mortem no final de um projeto, use o RACI para ver como as funções e responsabilidades atribuídas funcionaram. Você precisava de tantas pessoas envolvidas? Os responsáveis ​​executaram a tarefa ou mais pessoas precisavam estar envolvidas? As pessoas foram consultadas e informadas na hora certa?

Resumo: 6 passos para criar uma matriz RACI

1- Identifique os papeis do projetoFaça uma lista com todo mundo envolvido no projeto:
nomes e cargos
2- Identificar tarefas ou entregáveis do projetoAnálise o projeto e quebre-o em tarefas e entregáveis
3- Atribuir o RACI a cada função e tarefaAnálise cada tarefa e pense quem deve ser os: Responsáveis, Accountable, Consultados e Informados.

• Cada tarefa (ou entregáveis) deve ter um Responsável e Accountable;

• Verifique que cada tarefa só tenha um accountable
4- Concorde com sua equipeTenha uma reunião com sua equipe e corrija tudo que você possa ter assumido incorretamente.
• Não faça isso sozinho!
5- Alinhe com os stakeholders do projetoTenha uma reunião com os stakeholders e consiga o comprometimento de todos.
6- Torne-o útil durante a vida do projetoDurante o tempo de vida do projeto, sempre consulte e atualize a matriz RACI (quando necessário).

Análisando a matriz RACI

Quando a análise é concluída e a matriz RACI é preenchida, uma boa prática é remover qualquer ambiguidade. A matriz é revisada e são feitas perguntas sobre o padrão de dados para explorar o que está nos dizendo. A maneira de fazer isso é prosseguir ao longo dos eixos verticais e depois horizontais e, para cada coluna ou linha, perguntar: Se eu encontrar … o que isso significa:

Análise Vertical

  • Muitos R’s: É possível que o indivíduo fique em cima de tanto? A atividade pode ser dividida em partes menores e mais gerenciáveis?
  • Sem espaços vazios: o (s) indivíduo (s) precisa estar envolvido em tantas atividades? Eles são um ‘gatekeeper’ ou podem ser usados ​​pela gerência por princípios de exceção? 
  • Nenhum R ou A: esse papel funcional deve ser eliminado ou os processos devem ser alterados a ponto de os recursos poderem ser reatribuídos?
  • Excesso de notas: Existe uma ‘segregação de deveres’ adequada? Outros grupos devem ser responsáveis ​​por algumas dessas atividades para garantir verificações, equilíbrios e tomadas de decisões precisas ao longo do processo? Isso é um ‘gargalo’ no processo. Todo mundo está esperando por decisões ou orientações?
  • Qualificações: O nível da pessoa se encaixa nos requisitos desta função? Existem funcionários seniores envolvidos na tomada de decisões de rotina que poderiam ser feitas pelos membros do seu time?

Análise Horizontal

  • Sem R: Quem está fazendo o trabalho?  Existem muitas funções esperando para serem aprovadas, consultadas ou informadas. De quem é o papel de tomar a iniciativa?
  • R’s em excesso: isso é um sinal de que você pode dividir essa tarefa em outras menores.
  • Não existem A’s: Por que não? Deve haver um ‘A.’ alguém deve ser responsável pelo que está acontecendo.
  • Muitos A’s: Existe confusão com muitos dedos na torta? Isso também pode criar confusão, porque todas as pessoas com responsabilidade sentem que têm a palavra final sobre como o trabalho deve ser realizado.
  • Poucos A e R: o processo pode ficar lento enquanto a atividade é executada ou o procedimento pode estar desatualizado e pode ser otimizado.
  • Cada caixa preenchida: todas as funções funcionais realmente precisam ser consultadas? Existem benefícios justificáveis ​​na consulta de todos os papéis ou isso cobre apenas todas as bases?
  • Muitos Cs: todas as funções precisam ser consultadas rotineiramente ou apenas em circunstâncias excepcionais? Dica: muitas pessoas no loop podem atrasar o processo.
  • Muitos pontos de vista: se muitas pessoas estão envolvidas, geralmente existem muitos “Cs” e “Is”. Isso com certeza pode ser diminuido.

Benefícios da matriz RACI

A implementação de um modelo RACI permite envolver diversas pessoas em um ultimo multidisciplinar e eficiente. E, é um gráfico fácil de desenvolver. Os gerentes de projeto apreciarão que podem usar esse método para desenvolver rapidamente um gráfico que forneça uma alocação de projeto eficiente.

Os benefícios do RACI incluem:

  • Eliminando a confusão de papéis;
  • Impedindo a alocação excessiva de recursos para um projeto e a subalocação para outro;
  • Definir claramente as funções para todas as pessoas que as atendem (o entendimento claro das expectativas é a chave para um projeto tranquilo e reduz a necessidade de resolução de conflitos posteriormente).;
  • Garantir que nenhuma tarefa seja negligenciada quando os recursos são alocados;
  • Fornecer uma maneira rápida e eficiente de realocar recursos quando houver a saída de um membro da equipe. Novas pessoas podem identificar rapidamente seus papéis em um projeto e os papéis daqueles com quem eles devem interagir.;

Finalmente, como a categoria Informed recebe o mesmo peso, a Matriz RACI incentiva a comunicação entre as funções. A comunicação é a chave para entender claramente as expectativas, o que resulta em um projeto tranquilo.

Dicas finais

Embora uma matriz RACI seja específica de um projeto, há algumas diretrizes gerais ou práticas recomendadas a serem lembradas: 

  • Evite vários níveis de supervisão – um nível é suficiente; 
  • Incentivar o trabalho em equipe;
  • Manter a fluidez do gráfico – faça as alterações necessárias e informe as pessoas quando as coisas mudarem;
  • Atribuir apenas um responsável por tarefa;
  • Evite muitos consultores, pois eles podem levar muito tempo (aguardando respostas, coletando informações etc.), enquanto poucos podem prejudicar o desempenho. Portanto, tente encontrar o “ponto ideal”  
  • Concentre-se em tarefas, marcos e decisões do projeto. Evite tarefas genéricas ou administrativas, como reuniões de equipe ou relatórios de status;
  • Alinhe as tarefas no seu gráfico RACI com o seu plano de projeto, para que não haja confusão sobre detalhes e datas de vencimento.

Conclusão

As pessoas geralmente encontram problemas com os gráficos RACI, dizendo que não são granulares o suficiente, pois não detalham o que a pessoa designada para a função deve realmente fazer. No entanto, não é para isso que servem os RACIs.

Lembre-se: um RACI não é um plano de projeto. Um RACI é um documento útil, desde que seja um esforço conjunto, é usado após o início de um projeto.

Existem muitos framework para gestão de produto e projeto disponíveis, você pode ler mais sobre o DACI e o RAPID no blog “vida de produto”. Acredito que eles possam ajuda-los a tomar boas decisões, coordenar sua equipe, e criar melhores produtos.

O framework DACI pode ajudar as equipes a concluir projetos complexos de maneira mais eficiente e rápida, trazendo um processo claro e definitivo para as decisões do grupo. Dada a demanda contínua de gerentes de produto para tomar decisões estratégicas em várias frentes, o modelo DACI pode ser uma ferramenta ideal para otimizar e aprimorar os processos dos gerentes de produto.

Portanto, se você está tendo dificuldades para tomar decisões em um ambiente de gerenciamento de projetos, o DACI pode ser adequado para você.