9 maneiras de melhorar a comunicação no local de trabalho

Melhorar a comunicação no local de trabalho

Quer estejam todos juntos ou trabalhando em casa, uma boa comunicação é essencial para trabalhar melhor em conjunto. Mas como você consegue melhorar a comunicação no local de trabalho de forma eficaz (e imediata)?

Melhorar a comunicação no trabalho é a resposta! Ok, talvez não seja a resposta … mas está perto. O fato é que quase sempre é o passo número um ao abordar problemas persistentes que o impedem, bem como o que ajuda você a passar de “bom” para “ótimo”. Uma melhor comunicação aumenta a compreensão, promove a confiança e se destaca como o ingrediente essencial para fazer as coisas.

Não é uma bala de prata, é um tiro de prata.

Mas como você melhora a comunicação no trabalho? Que medidas você pode tomar agora? Continue lendo para descobrir sobre o papel da tecnologia, quais práticas iniciar (ou confirmar) e como certas abordagens de comunicação em reuniões e pessoalmente fazem toda a diferença ao ajudar as pessoas a entender você, suas idéias e sua mensagem.

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9 maneiras de melhorar a comunicação no local de trabalho

1. Entenda seus canais de comunicação

Se estamos falando de comunicação, precisamos conversar sobre todas as maneiras pelas quais podemos nos comunicar hoje. Bate-papo, e-mail, pessoalmente, vídeo … a lista é longa. O legal é que cada canal tem seus benefícios. Mas há uma coisa não muito legal: nem todo mundo entende como usar cada canal com o melhor de suas habilidades. O bate-papo (slack, hangouts, etc), por exemplo, é um benefício para trabalhar juntos como uma equipe. É um canal de comunicação poderoso, eficaz e imediato. Mas há momentos em que o bate-papo não é a melhor maneira de se comunicar, como quando o texto escrito é instável e é mal compreendido, ou é feito em um horário ruim (e geralmente fora do horário comercial).

E, às vezes, é melhor apenas conversar com alguém. Imagine o seguinte: um dos melhores dispositivos táticos para uma boa comunicação no local de trabalho é o mais antigo que existe: conversar com alguém pessoalmente. (Se isso não for possível, com base em geografias, entre em um bate-papo por vídeo (ex: zoom, meet).

Canais diferentes devem ser usados ​​para diferentes situações. Reúna-se com sua equipe e fale sobre os vários métodos que você usa. Quanto melhor você e sua equipe entenderem seus canais, melhor sua comunicação geral.

Bonus: escrevi um artigo sobre qual a melhor forma de comunicação em cada momento.

2. Como você trabalha comigo?

Este é um dos meus favoritos e é altamente recomendado para você. É uma estrutura criada pela Atlassian Playbook chamada “Meu manual do usuário (My User Manual)”. Essencialmente, é um manual de operação sobre … VOCÊ. É um exercício divertido e informativo (especialmente em grupo), e pode servir como uma experiência de equipe de quebra de gelo e união.

A atividade “Meu manual do usuário (My User Manual)” ajuda você a se conectar melhor com os colegas de equipe, informando-os sobre como trabalhar melhor com você. É bastante revelador e informativo. Não percebeu que, quando sua colega de trabalho coloca os fones de ouvido, ela não está mal-humorada, está se preparando para um trabalho profundo? Talvez um dos seus colegas de equipe seja uma coruja noturna extrema ou madrugador? Talvez alguém ame um bom fio de bate-papo desmedido, e alguém seja empurrado pela parede por isso?

Uma melhor comunicação vem através da transparência

Esta dica está diretamente ligada ao “primeiro busque entender”. Ou seja, é sobre aprender mais antes de fazer suposições. Porque uma melhor comunicação vem através da transparência. Com vontade de compartilhar mais sobre si mesmo e aceitar o que os outros compartilham sobre si, você entenderá mais sobre diversos estilos de comunicação e trabalhará melhor juntos.

3. Mantenha a comunicação aberta

Crie um “Meu manual do usuário (My User Manual)” pessoal para compartilhar suas preferências individuais sobre como você gosta de colaborar e se comunicar.

Muitas dessas idéias táticas se baseiam em uma base filosófica mais ampla: “Aberto (Open)” . “Aberto (Open)” é uma abordagem ao trabalho em equipe, enfatizando um fluxo de informações livre, mas ponderada. Eu acredito que todas as equipes podem fazer coisas incríveis ao abordar o trabalho em equipe, enfatizando a transparência empática e adotar ferramentas e práticas abertas. O “Aberta (Open)” permite a melhoria contínua e aumenta a capacidade de uma organização de se adaptar, inovar e crescer e, ao mesmo tempo, aprofundar o envolvimento dos funcionários.

Trabalhar em “Aberto (Open)” requer esforço. E não apenas esforço, coragem e vulnerabilidade para inicializar. Isto é especialmente verdade quando a comunicação não está indo bem, quando há tensão e indecisão. Mas quando a comunicação é a mais difícil, as melhores práticas e filosofias de comunicação brilham. Em vez de recuar para os cantos separados, enfrente a dificuldade e tente resolver as coisas com a ajuda dessas idéias táticas.

4. Procure primeiro entender

Aqui está algo que bloqueia uma melhor comunicação: suposições. Se você já decidiu o que alguém quis dizer com algo que eles disseram, especialmente em uma conversa / comunicação confusa ou tensa, você já está entrando na interação com um ponto de vista – o seu ponto de vista. Por isso, procure primeiro entender. Isso é fácil de dizer, mas difícil de praticar. Tente:

  • Faça perguntas abertas. Eles ajudarão você a entender de onde alguém vem, ou o que eles realmente queriam dizer.
  • Verifique se você tem todas as informações. Isso é essencial antes de dar feedback, oferecer opiniões ou fazer recomendações.
  • Assuma uma intenção positiva. Isso evita os sentimentos negativos que podem advir de estar na defensiva.

Novamente, é uma prática. Mas é uma mentalidade fundamental para uma melhor comunicação.

5. Ouça. Realmente ouça

Todos precisamos deste conselho. Em nossas vidas profissionais e pessoais. A triste realidade é que as pessoas simplesmente não dão ênfase suficiente ao poder de ouvir. Realmente ouvir um ao outro. Passamos muito tempo trabalhando para sermos melhores comunicadores – o que geralmente significa (para a maioria das pessoas) ser melhores conversadores . 

Já que estamos falando com ênfase em ações prática e táticas: trabalhe na sua escuta. Realmente observe os momentos em que você NÃO está ouvindo , porque eu odeio dizer isso, será muito. A próxima vez que alguém está falando com você, você desviou o olhar em distração? Olhe para o seu laptop ou de repente pegou o telefone? Porque?

Uma melhor comunicação no local de trabalho começa com uma melhor audição – em todas as suas interações. Esta é uma prática garantida para o trabalho. E se você estiver em uma equipe distribuída e interagindo com um colega de equipe remoto, dê uma atenção dupla ao transmitir sua audição mantendo-se focado (no vídeo, as pessoas podem ver quando você está multitarefa).

Pense assim: se uma melhor comunicação é a chave para quase tudo em que você está trabalhando, uma melhor escuta ativa é o primeiro passo sólido para chegar lá. Os benefícios desse aspecto simples, mas desafiador, da comunicação não podem ser exagerados. O melhor de tudo: está imediatamente disponível para praticar. (Você entendeu isso ou estava pensando em outra coisa?)

6. Concentre-se no feedback

Uma conversa sobre como melhorar a comunicação no local de trabalho seria incompleta sem mencionar o feedback. De fato, o feedback pode estar no topo desta lista.

Mas quão importante é o feedback? Em uma palavra: muito. Como ouvir é fundamental para melhorar a compreensão direta e a comunicação interpessoal, o feedback é fundamental para melhorar a comunicação ao trabalhar em conjunto com os colegas de equipe nos projetos . Você deve prestar atenção em como oferece críticas, especialmente aquelas que podem ser percebidas negativamente ou possivelmente como ataques.

Como diferentes canais de comunicação, existem diferentes caminhos para feedback. Se você estiver oferecendo um comentário para todos verem em uma página, seja diplomático. O mesmo ocorre com um feedback em um canal aberto do Slack ou em um e-mail com resposta a todos. Se você está ciente de que muitos olhos vêem o feedback, verifique se o que você diz não é potencialmente embaraçoso para alguém. Sempre erre por precaução. Isso não significa ser menos explícito ou sincero, necessariamente, significa estar atento ao onde e quando. 

O feedback de qualidade melhora o trabalho e o feedback sincero deve ser recebido com sinceridade. Mas, para esse fim, verifique se o feedback se concentra no trabalho (não na pessoa) e oferece sugestões e alternativas. Essa última dica é fundamental e muitas vezes esquecido. Por que esquecido? É mais difícil. É muito fácil dizer: “Eu não gosto disso”. (Feedback não muito útil) Outra coisa é dizer: “Não acho que essa parte esteja dando o tom certo, e aqui está o porquê. Talvez tente fazer isso? (E ofereça sugestões.)

Feedback como esse é ouro.

Também há situações de feedback sobre as quais você provavelmente não tem certeza, porque envolve oferecer críticas “em cadeira”. (Se você estiver curioso sobre as formas de fornecer feedback a um gerente). Em suma, o feedback é a principal moeda na vida profissional, e melhorar a forma como você recebe e dá feedback, sem dúvida, melhorará sua comunicação geral.

7. Dê uma boa olhada em suas reuniões

Já teve uma reunião para discutir outra reunião? Ou uma reunião para passar por todos os pontos de um documento, como se você não pudesse ler a página sozinho? Claro que já teve. E muitas outras reuniões chatas e inúteis também. Existem muitos tipos diferentes de reuniões . Claro, alguns são muito importantes – Mas muitos não são.

Se você deseja melhorar a comunicação de maneira rápida, observe o seu calendário e cancele algumas dessa reuniões. Livre-se de reuniões que são apenas atualizações de status. Recuse reuniões que não são realmente relevantes para você. Pare o hábito de agendar reuniões como uma mera demonstração de trabalho, quando um trabalho mais importante puder ser feito.

Pare o hábito de agendar reuniões como uma demonstração de trabalho, quando um trabalho mais importante puder ser feito.

O tempo da reunião é precioso. Quando você se encontra em uma reunião desinteressada, entediada ou pensando em todas as maneiras pelas quais você poderia gastar seu tempo melhor … essa é uma reunião ruim. Além disso, esta é uma má prática de comunicação . Isso reforça a noção de que, quando você se reúne em equipe “o tempo de todos não é valioso e nem tudo o que se fala é importante”. Preste atenção em quando as reuniões aumentam o alinhamento, a motivação e a criatividade, e quando elas se tornam procuradoras de formas de vida alienígenas que sugam almas. Quanto mais saudável a organização, menos reuniões desnecessárias.

Comece agora mesmo com melhores hábitos:

  • Sempre tenha uma agenda de reuniões e compartilhe-a antes da reunião;
  • Deixe as pessoas decidirem se precisam comparecer;
  • Decida cuidadosamente quanto tempo a reunião deve durar e cumpra esse prazo;
  • Evite práticas que desperdiçam tempo, como introduções – a menos que sejam essenciais;
  • Peça aos participantes que foquem, fechem laptops e evitem telefones. (Todos sabemos a diferença entre verificar algo urgente e comportamento distraído.)

Lembre-se disso: as reuniões são essenciais para uma melhor comunicação. Na verdade, além de conversas em torno do escritório (ou através de uma ferramenta de comunicação – lembre-se, isso também se aplica a trabalho remoto) reuniões são a principal maneira de nós realmente nós comunicar. Em outras palavras, as reuniões são uma oportunidade constante e consistente de praticar uma melhor comunicação.

8. Faça 1-on-1s

Se o primeiro passo é examinar as reuniões gerais e os hábitos e práticas que você desenvolveu ao seu redor, o segundo passo é estabelecer uma prática saudável de pelo menos um tipo específico de reunião: o 1-on-1.

As reuniões de 1-on-1 são especialmente importantes para gerentes e líderes. Eles ajudam a manter as linhas de comunicação abertas e consistentes com cada membro da sua equipe. Eles ajudam as pessoas a se sentirem ouvidas e entendidas como indivíduos e permitem oportunidades de abordar tópicos que podem não ter outra saída. Essas reuniões são uma prática que estabelece confiança, que naturalmente incentiva uma comunicação mais geral (e aberta).

Programe suas reuniões individuais com cuidado: 

  • Encontre uma cadência que funcione (semanalmente, quinzenalmente);
  • decida quanto tempo funciona para os dois agendamentos (30 minutos a uma hora)
  • continue a verificar como tudo está funcionando e faça os ajustes necessários. 
  • Não tenha medo de reagendar ou cancelar se funcionar melhor para ambas as partes. 

Essas reuniões não são meras atualizações de status. Mas não seja muito rígido com isso. Se os problemas de status do projeto estiverem na cabeça e você precisar de algum tempo para discuti-los, faça-o. Ao mesmo tempo, não permita que coisas que possam ser comunicadas em outros momentos lhe roubem o que muitas vezes pode ser a única vez que você tem com esse colega. Conecte-se e aprenda juntos como se comunicar – e trabalhar – juntos melhor.

9. me pergunte qualquer coisa

Em relação ao feedback, existe a ideia de oferecer feedback, pensamentos, idéias ou críticas à empresa em geral. As empresas que fornecem meios – anonimamente, quando necessário – para que os funcionários expressem preocupações, medos e perguntas incessantes, criam culturas de empresa mais confiáveis ​​e engajadas. Considere fazer reuniões gerais com um tempo dedicado a perguntas e respostas (Q&A). Considere um canal aberto do Slack ou outro local para enviar perguntas. E, novamente, torne-os anônimos, se necessário, para que as pessoas não se sintam relutantes em ser honestas ou temer represálias.

Proporcionar mais e diferentes oportunidades de sinceridade, esclarecimento e camaradagem não é apenas um elemento essencial do trabalho aberto, mas também abre as portas para que as pessoas se sintam mais confortáveis ​​em trazer “todo o seu eu para o trabalho”. E você quer isso. Você quer que seus colegas de equipe sejam eles mesmos, porque trarão muito mais talento e paixão a tudo o que fazem. Isso inclui a comunicação com mais abertura e menos hesitação ou preocupação com algo como a política do escritório.

Há um pouco de paradoxo aqui. É mais simples do que parece, mas a responsabilidade recai sobre você. Se você deseja melhorar a comunicação, precisa se comunicar. Quando há falhas no sistema, isso geralmente significa que as pessoas não estão se comunicando. Eles estão optando pelo silêncio. Mais oportunidades de comunicação aberta – para expressar, questionar e se relacionar – em vários fóruns, aumentam as chances de os problemas serem veiculados e não engarrafados.

Dica de leitura: o papel do gerente de produto em um time multidisciplinar.

Como líderes e gerentes, você deseja isso. O oposto significa que você não sabe, e sabemos que você não quer isso.

Uma última coisa: no contexto da prática, oportunidades devem ser usadas . Uma coisa é oferecer, outra é aceitar a oferta. Incentive o uso de oportunidades para se envolver com a comunidade. Ou seja, melhore a comunicação se comunicando ativamente. Se sua equipe ou empresa está envolvida em uma comunicação insuficiente ou pouco frequente, existe realmente apenas uma solução: comece a fazê-lo.

Conclusão

Se você realmente deseja melhorar a comunicação no local de trabalho, deve haver disposição para fazer as coisas para melhorar. Essa melhora não vai apenas “acontecer”. Uma comunicação melhor requer esforço, envolve adesão e ação de todos. Mas, se feito com seriedade e com a mentalidade certa, os resultados irão aparecer. 

Se você é um gerente de produto lidere pelo exemplo, acompanhe a conversa e recompense a coragem. Pratique esses métodos, inspire outros a experimentá-los e recompense o esforço. Porque essas sugestões táticas funcionam.

Você ficará encantado com os resultados.


Dica final: Eu sempre digo que um time empoderado, é a base para o sucesso do time e do produto. Dessa form, todos tem voz, suas opiniões são levadas em consideração e o engajamento aumenta exponencialmente (quem não quer isso do seu time).