O que é e como fazer uma Limpeza da Base de emails

Higienização da base de leads ou limpeza da base de emails é o processo de exclusão de e-mails que não interagem com sua marca ou produto. Esse processo é feito disparando um fluxo de emails com intuito de conseguir o consentimento para continuar enviando emails ou despertar o interesse nos conteúdos enviados.

Para quem trabalha com e-mail marketing, o envio de mensagens deve possuir objetivos claros e estar sob um calendário muito bem elaborado. Para otimizar esse processo, limpar a base de dados de e-mails é fundamental.

Não fazer spam, enviar emails com uma frequência adequada e conteúdo relevante sempre ajuda a manter a lista de emails “quente” e os resultados cada vez melhores. Ainda assim, há outras preocupações que devem ser consideradas na manutenção de uma base saudável.

Fazendo uma limpeza da base de e-mails, você pode manter em sua lista somente os contatos engajados e que realmente reajam às suas mensagens. Essa limpeza da lista de e-mails deve ser feita, inclusive, para demonstrar seriedade às suas campanhas.

Saiba como fazer essa limpeza de forma rápida e segura!

Higienização da base de leads ou limpeza da base de emails é o processo de exclusão de e-mails que não interagem com sua marca ou produto. Esse tipo de contato passa a ser uma espécie de contato perdido em sua base de dados que termina por retirar o caráter sério de sua campanha. Por isso, a higienização é tão importante.

Fazendo uma limpeza da sua base de e-mails você passa a enviar e-mails somente para os contatos que realmente são leads, ou seja, clientes em potencial. Isso é importante por 2 motivos distintos, mas igualmente importantes:

1. Engajar com as leads aquecidas. A principal vantagem é que você vai saber exatamente quem são suas leads que estão engajadas com sua marca, e vai ficar mais claro em qual etapa da jornada de compra elas se encontram – aumentando a chance de converte-los em cliente.
2. Evitar problemas com entregabilidade. uando uma empresa ou marca, dispara e-mails que nem são abertos ou para contatos que nunca abrem os e-mails ou clicam nos links de direcionamento, esses e-mails acabam parecendo ter um caráter de spam, ainda que não sejam.

Existem diversas maneiras de realizar uma limpeza na base de emails. As principais maneiras (que serão especificadas em outra seção) são:

1. Remoção dos emails duplicados. Remoção de emails duplicados na sua base, que quando utilizados, podem causar os provedores de marca-lo como Spam.
2. Ajustar os nomes — adequar a fonte dos nomes para evitar erros no envio, e pésssima experiência para os assinantes.
3. Identificação de e-mails inválidos ou incorretos — Aqui, o conteúdo não pode ser entregue e retorna ao remetente. Geralmente isso é causado pelo uso de provedores mais antigos, mas ainda hoje causa muitos problemas no envio.
4. Envio de fluxo de reativação. Basicamente esse processo é feito disparando um fluxo de emails com intuito de conseguir o consentimento para continuar enviando emails ou despertar o interesse nos conteúdos enviados.

Como citado anteriormente, a Limpeza da Base é fundamental em uma estrategia de email marketing e de inbound. Essa importância vem de diversos vantagens (em executa-la) e problemas se não for feita. Podemos citar 3 principais pontos:

1. Redução de custos com e-mail marketing e aumento de ROI 

Seu budget para campanhas de marketing será melhor otimizado por não ser mais necessário pagar por envio de mensagens a pessoas que não se engajam com material da sua empresa, ou nem recebem o e-mail. Consequentemente, isso aumenta o ROI, já que você terá mais visualizações e cliques.

2. Aumento das taxas de abertura e cliques

Agora você terá uma lista de contatos que, no mínimo, tem interesse em consumir seu conteúdo, mesmo que alguém ainda não esteja pronto para comprar o produto ou serviço, o interesse já foi conquistado, assim, com o tempo será possível nutrir esse lead para ser qualificado futuramente. Além de que, quanto menos e-mails errados, maior será a taxa de abertura.

3. Redução nas reclamações de spam

Outra preocupação que a empresa deve ter ao optar por trabalhar com e-mail marketing é não enviar spam. O spam, além de não ir para a caixa principal do e-mail de seu contato, ainda dá um caráter de má reputação à empresa que o envia.

Essa é uma questão que incomoda muitos clientes, e é difícil de ser revertida. Por isso, é essencial fazer a higienização da base de leads para evitar o prejuízo, e garantir que os e-mails sejam enviados à caixa de entrada, mantendo uma boa imagem com os provedores.

Isso porque o principal objetivo do e-mail marketing é estabelecer e nutrir relacionamento com leads. Se esses e-mails se tornam meros disparos de spam, esse objetivo nunca será cumprido.

Fazer uma limpeza da base de emails, implica que você já fez estratégias de captação de contatos, como campos para assinatura de newsletter ou uma Landing Page para baixar um material rico. Dito isso, existem basicamente 2 tipos de base de emails que você precisa saber.

Mas antes disso, o importante é pensar que a limpeza precisa ser feita a partir de uma base de dados real e que mesmo assim certamente terá uma porcentagem dos contatos que não interagem com seus e-mails e, por isso, precisa ser retirada e substituída por outros.

• Higienizando uma lista atual

Esse tipo de limpeza funciona muito bem para as empresas e marcas que já possuem uma forma eficiente de captação de contatos. Se a empresa já possui uma lista e realiza campanhas de e-mail marketing, limpar a lista atual deve fazer constantemente parte do processo.

As ferramentas e ações utilizadas para análise de resultados do e-mail marketing apresentam informações que podem ser muito importantes quando pensamos em limpeza de base de dados. Podemos apontar as principais ações para serem feitas:

• Soft bounces. Esse tipo de e-mail são os e-mails que estão corretos, mas que por algum motivo não puderam ser entregues. Geralmente não chegam até o destinatário por caixa de e-mail cheia.

• Hard bounces. Esses são os e-mails realmente incorretos e que não podem ser entregues. Entre os hard bounces estão os que foram digitados incorretamente ou que foram cancelados pelo usuário ou ainda os que foram preenchidos de forma incorreta propositalmente.

• Spam. As reclamações de spam significam que um usuário assinalou para marcar seu e-mail como spam. Ou seja, todos os e-mails que você enviar para esse contato não irá mais para sua caixa de entrada. É uma reclamação clara de que o contato não deseja receber seu e-mail

• Descadastramento. Todas as empresas que fazem campanha de e-mail marketing são obrigadas a incluir um link para que o contato possa optar por não receber mais e-mails.

Uma nota: os pedidos de descadastramento devem ser considerados e analisados. Caso os índices de descadastramento estejam muito altos, o ideal é modificar a estratégia da sua campanha.

Como notamos, se você possui uma lista atual, basta verificar as informações dessas ferramentas e realizar essas açoes para limpar os e-mails que estão apenas ocupando espaço e prejudicando sua análise segura de dados.

• Higienizando uma lista antiga

Esse tipo de lista geralmente é uma lista que foi utilizada há alguns anos ou que ficou perdida em sua base de dados. Enfim, uma lista que não se sabe exatamente quais e-mails são quentes e ainda podem ser leads.

A limpeza para esse tipo de dados é um pouco mais difícil, já que não se tem ferramentas imediatas que indiquem quais e-mails devem ser retirados. 

Infelizmente, o que costuma ocorrer com o envio de e-mails de uma lista antiga é um índice bem maior de rejeição às mensagens. Isso ocorre porque esses emails podem ter sido obtidos em um formulário de um congresso, ou ao baixar um e-book, ou ainda quando um cliente antigo efetuou uma compra ou realizou cadastro em sua loja online.

De toda forma, quanto mais tempo passa, mais distante o contato está de seu produto ou sua marca, portanto, ele pode ter se esquecido do preenchimento do formulário em questão ou não estar mais interessado em seu tipo de produto, por isso o índice de spam e de descadastramento é bem maior para esses casos.

Mas se você acredita que sua lista seja potencial e que possa ser utilizada, siga as dicas que daremos ao longo do texto para higienizar sua lista da melhor forma possível e avalie constantemente os resultados!

Agora que já ficou clara a importância da limpeza da base de e-mails, passaremos a falar sobre formas de realizar essa higienização e obter os melhores resultados.

Para toda campanha que se pretende realizar através de e-mail marketing, é necessário considerar que a depreciação de uma lista de e-mails é um processo que sempre ocorrerão, por isso analise ao final de todas as campanhas as ferramentas demonstrativas de e-mails que não foram enviados.

Antes de iniciar qualquer campanha, lembre-se que os servidores principais de e-mails costumam eliminar qualquer tipo de envio que considerem spam. Isso pode causar um prejuízo imenso para sua empresa caso você não tome os devidos cuidados.

Um dos cuidados principais é evitar enviar e-mails para muitos endereços que não existem. Quando você faz isso, as chances de que os servidores enviem todos os seus e-mails diretamente para as caixas de spam é bem maior.

Saiba como fazer uma boa limpeza de e-mails ao iniciar uma nova campanha. Vamos começar:

Etapa 1 – Exclua os hard bounces

Os hard bounces, como dissemos, são e-mails incorretos, portanto, o envio jamais chegará ao destinatário. Esse tipo de e-mail precisa ser retirado de sua base de dados antecipadamente exatamente para que não sejam enviados e o servidor de e-mail considere toda sua lista como spam.

No entanto, há diversas ferramentas especializadas em conferir se os e-mails que você possui em sua lista realmente existem. A maioria desses serviços é pago, mas é importante realizar essa verificação para não correr o risco de ter toda sua campanha invalidada.

As ferramentas mais utilizadas para verificar a validade de e-mails são:

• Data validation
• SafetyMails
• Email Checker
• The Checker

Etapa 2 – Exclua os descartáveis

Sim, existem e-mails descartáveis. Esse tipo de e-mail é oferecido por alguns servidores quando o cliente deseja enviar um e-mail e encerrar seu usuário. Há ainda diversos serviços que oferecem e-mails temporários.

Geralmente esse tipo de e-mail é utilizado por quem pretende baixar material na internet ou realizar compras sem usar seu e-mail de rotina. É possível optar por ter esse endereço de e-mail por um tempo bem curto, entre 10 ou 20 minutos. Por isso o e-mail é chamado descartável.

Esse tipo de e-mail tem um péssimo potencial para ser inserido em campanhas de e-mail marketing porque nunca será possível enviar mensagens de devolutivas para seus clientes.

No entanto, é relativamente comum que ao realizar compras ou baixar material os clientes utilizem e-mails descartáveis quando não pretendem encher sua caixa de mensagens ou ainda quando sentem receio de receber spam ou baixar algum tipo de vírus junto com o material.

Por isso, quanto mais credibilidade você transparecer em seu site e loja, quanto mais filtrar a possibilidades de spam, maiores chances você possui de que os contatos utilize e-mails “quentes” para comprar ou acessar seus produtos.

A melhor forma de limpar sua base dos e-mails descartáveis é retirar os e-mails de domínios que oferecem serviços desse tipo. Os principais são:

• maildrop.cc
• morsin.com
• boximail.com
• mailna.biz
• My10mynutemail.com
• Mailinator. Com
• Maildu.de
• Uapproves.com
• Nada.ltd
• Mvhrt.net

A exclusão dos e-mails da base de leads deve ser realizada manualmente a partir da filtragem desses domínios.

Etapa 3 – Crie uma segmentação

A segmentação existe para que você possa iniciar um fluxo de reciclagem de sua base de leads. Fazendo uma limpeza da sua base de e-mails você poderá reiniciar um bom trabalho de e-mail marketing.

Para segmentar seus contatos, você precisa separar contatos ativos de outros que não façam interação. Essa etapa deve ser feita após a exclusão dos e-mails que não existem e dos que estavam cadastrados sob domínios de e-mails descartáveis ou temporários.

A segmentação serve para excluir e-mails que não estão engajados em sua campanha, embora existam e recebam suas mensagens.

A forma mais fácil de realizar a segmentação é verificar quais contatos abriram os e-mails e ainda os que clicaram nos links enviados. Se você efetuou disparos de e-mails nos últimos meses, pode verificar esses dados e realizar a exclusão.

Você pode segmentar os e-mails em “ativos”, “inativos”. As próximas etapas serão sobre como reciclar os e-mails atualmente inativos.

Etapa 4 – Crie os e-mails de ativação

Para ativar seu fluxo, é preciso criar e-mails de automação. Essa fase é muito importante porque é nela que serão construídos os conteúdos dos e-mails para ativação de sua base de dados.

Fazendo uma limpeza de sua base de e-mails, logo você chegará à fase de um novo fluxo. Você pode optar com utilizar templates de e-mails com conteúdo de sugestão e adaptar para sua marca. A Rock Content disponibiliza quatro e-mails modelos que podem ser acessados e modificados conforme sua necessidade.

Mas é possível ainda que você crie seu conteúdo do zero a partir de seus próprios objetivos de campanha.

Dica: quando for criar seus emails de nutrição, os organize por ordem de envio colocando na frente: “email 1 – inicio do fluxo, email 2 – email de ativacão, …”

Etapa 5 – Configure o fluxo

Existem muitas ferramentas para você fazer o envio dos emails de ativação, como a RDStation, MailChimp, Hubpost, dentre outras. Você pode utilizar qualquer uma delas e o processo é basicamente o mesmo: (1) você criar um email e adiciona o texto que foi feito na etapa anterior, (2) adiciona os emails seguintes e as condições de recebimento. (3) determina para qual segmento os usuarios reciclados irão pertencer.

No caso da RDStation por exemplo, você consegue utilizar uma ferramenta visual para configurar seu fluxo. Quando uma condição é arrastada para o fluxo, ela passa a funcionar de forma independente dos demais, o que inclui os leads com muito mais rapidez em seu fluxo já existente.

Depois de executada essas etapas através de uma das condições, basta configurar a entrada de leads como “entrar na lista de segmentação” e inseri-la nos inativos conforme a data que você segmentou.

Dessa forma, quem abrir o email imediatamente será convertido em ativo. Se você optar por obter maior engajamento, coloque nos ativos somente os que clicarem no link enviado no interior do email.

É possível ainda que você inclua uma tag para os emails que passaram pelo seu fluxo de reciclagem. Dessa forma, os e-mails que não interagiram com suas mensagens, nem abriram o email nem clicaram no link, podem ser excluídos.

Etapa 6 – Ative o fluxo

Ative o fluxo e aguarde a quantidade de tempo anteriormente calculada para gerar resultados. É importante, antes de ativar o fluxo, conferir se todas as etapas e conteúdos de e-mails de reciclagem estão corretos, assim como a ordem e frequência desses e-mails. 

O tempo necessário para os resultados é obtido calculando quanto tempo um contato leva desde abrir todos os e-mails, clicar nos links, até atingir o objetivo que você estabeleceu para sua reciclagem de e-mails.

Dica: alguns e-mails podem ser respondidas pelos contatos e, dessa forma, sua equipe precisa estar pronta para devolver as respostas o mais rápido possível. Para campanhas que busquem se relacionar com contatos, nunca utilize e-mails do tipo “automáticos que não devem ser respondidos”.

Etapa 7 – Exclua quem não interagiu com seu fluxo

Fazendo uma limpeza de e-mails de sua base, é necessário, por fim, excluir todos os e-mails que de nenhuma forma interagiram com seu fluxo. Essa exclusão só pode ser feita depois do tempo corretamente calculado para que os contatos percorrem todo o fluxo.

É possível criar uma segmentação específica para os e-mails que não interagiram com o fluxo em nenhuma das etapas ou ainda para os que não clicaram nos links que você enviou para sua campanha. Essa escolha depende dos objetivos de sua campanha.

Após essa etapa, basta selecionar a exclusão dos e-mails definidos com a tag que você escolheu. Essa exclusão pode ser feita da mesma forma que você realizou a exclusão de seus hard bounces. 

Há um dado importante a se considerar e que deve ser avaliado antes da exclusão, ao planejar seu fluxo de reciclagem: Os dados e também histórico dos contatos excluídos serão apagados definitivamente, a não ser que você opte por salvá-los em um backup.

Esse backup pode ser importante mesmo que você não pretenda enviar e-mails para esses contatos, já que os mesmos não são engajados. 

No entanto, o histórico de compras e interação deles, assim como os dados relativos a esse contato, podem ser importantes para sua análise de resultados a longo prazo e, por isso, sua empresa pode optar em mantê-los em arquivo.

Etapa 8 – Análise os resultados

Quando você analisa os resultados obtidos após instalar um fluxo de reciclagem, fazendo uma limpeza em sua base de e-mails é possível traçar novas estratégias a partir dos novos números obtidos.

Você pode ter a dimensão em porcentagem de quantos contatos foram reativados e o quanto sua lista de engajamento aumentou.  Se o resultado não for satisfatório, é possível determinar novas estratégias para capturas de leads, no entanto, a interação costuma aumentar cerca de 20%, se o trabalho de marketing for bem feito!

Existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas para otimizar a limpeza de sua base. Citamos ao longo do texto a RD Station, que é muito conhecida por possibilitar segmentar bounces. Mas ainda é possível optar por algumas outras ferramentas:

• RD Station. A RDStation é uma das principais ferramenta brasileiras para gestão de leads (inclusive criaram um novo CRM recenemten). A RDStation possibilita segmentar leads considerados bounces, criar listas de emails, e automatizar seu fluxo de nutrição.
• Safety Mails. Outra otima ferramenta para gerenciar sua base de emails / leads. Com a Safety Mails, você pode validar a saude de sua base de emails, e criar relatorios em tempo real para formularios. Ela inclusive tem integrações com a RD Station
• Mailchimp. Uma otima alternativa para quem esta começando com sua estrategia de email marketing. O Mailchimp é uma ferramenta que começøu com templates para emails, e hoje evolui para uma plataforma completa de email marketing – desde o disparo de emails, templates, e a criação de listas de segmentação e automação de fluxos de nutrição.
• Hubspot. Por fim, mas não menos importante temos a Hubspot, uma das maiores empresas de marketing do mundo. Com suas ferramentas especificas para o time de marketing (eles também tem serviços para o time de vendas e serviços), você consegue criar listas de contatos, e automatizar todo o fluxo de disparo e higienização de base.

Fazendo uma limpeza em sua base de e-mails é possível assegurar confiabilidade à sua campanha de e-mail marketing. Além de ser um processo que recaptura leads que estavam inativos, ainda diminui as chances que seus e-mails sejam encaminhados de forma automática para caixa de spam.

A dica quando se trata de fluxo de nutrição de leads é sempre planejar adequadamente e utilizar estratégias para todas as etapas de reciclagem de contatos.

Utilize-se de ferramentas que aumentem as chances de aumentar sua base de leads e de engajamentos e expanda seu relacionamento com seus contatos!