Como utilizar os canais de comunicação no local de trabalho

Todos odiamos e-mail, então por que não podemos parar de usa-lo? Use estas diretrizes simples para sair dessa rotina e utilizar os canais de comunicação de forma eficaz.

E-mails, mensagens, documentos compartilhados… – meu Deus! Com todos os diferentes canais de comunicação que usamos todos os dias no trabalho, é fácil perder suas nuances. Claro, o e-mail parece ser uma boa opção, mas tem suas desvantagens. E o Google Docs? Quando eles devem ser abertos x restritos? O que conversar no Slack?

Sejamos realistas: não são perguntas que nos mantêm acordados à noite. No entanto, escolher o canal certo para cada tipo de mensagem é uma ótima maneira de aumentar a produtividade e reduzir as frustrações de trabalhar com outras pessoas. É por isso que reuni este guia prático sobre o uso de email, bate-papo, documentos e comunicação em tempo real.

Você perceberá uma forte tendência a tornar as informações detectáveis ​​sempre que for prático (e às vezes quando não for), para não criar silos de informações acidentalmente. Mas não faz sentido sobrecarregar seus colegas com mais informações do que eles podem absorver ou precisar. Então, você também encontrará dicas para caminhar na linha entre compartilhar e compartilhar demais.

• Comunicação por email

Melhor para: Compartilhar conteudo em documentos compartilhados (google drive) com as pessoas relevantes. Esse é o ideal. Mas é claro que ainda usaremos o email para encaminhar artigos para colegas de trabalho, nos comunicar com pessoas de fora da empresa etc. O principal é não usar o email para discussões e tomadas de decisão (como ser um bom tomador de decisões) longas e aprofundadas – isso é um trabalho para documentos compartilhados.

Por exemplo:

• “Ei, equipe, aqui está o resumo do projeto que mencionei anteriormente. Leia-o nos próximos dias e deixe seus comentários. Obrigado!”

E lembre-se…

• Se você se deparar em um longo tópico de email, é perfeitamente razoável dizer: “Vamos passar essa conversa para o Slack. Eu criei uma sala chamada <name> e convidei todos vocês “ou” Vamos mudar para o Google Drive, movemos todo o conteúdo desse email para uma página “.

• Comunicação via bate-papo (1 vs 1)

Melhor para: discussões ou perguntas rápidas com uma única pessoa. Se você não precisar de uma resposta com urgência, informe-os quando precisar, para que possam priorizá-la adequadamente. Isso é especialmente importante quando se trabalha com pessoas a vários fusos horários.

Por exemplo:

• “Eu não posso fazer a reunião, você poderia preencher para mim?”
• “Ei, não te vejo há um tempo – como você está? Como está seu gato malvado? Esses arranhões já sararam?

E lembre-se…

• Componha e envie a mensagem inteira de uma só vez. Não envie “Oi!” e aguarde uma resposta antes de enviar o restante. Isso é perturbador e demorado, porque agora eles precisam esperar que você envie a mensagem real e, como a concentração deles agora é interrompida, é difícil para eles dar muito valor nesse meio tempo.

• Comunicação via chat em grupo

Melhor para: discussões rápidas ou transmissões para um grupo. Lembre-se de enviar mensagens que acionarão uma notificação pop-up para todos na sala – por exemplo, os comandos @here e @channel no Slack. Ambos devem ser reservados para coisas que todos realmente precisam saber agora .

Por exemplo:

• “Atrasado. Meu gato não sai de debaixo da casa.
• “Alguém experimentou esse novo framework JavaScript? É bom?”

E lembre-se…

• Raramente há uma boa razão para bloquear salas de bate-papo. Afinal, salas privadas são apenas mais um silo de informações – e isso é péssimo!

• Comunicação por de documentos compartilhados e páginas wiki

Melhor para: conteúdo com o qual várias pessoas colaborarão ou provavelmente sofrerão alterações ao longo do tempo. Se o seu trabalho está nos estágios iniciais e você ainda não está pronto para receber comentários, coloque uma nota ou faixa de destaque no topo da página. Restringir o acesso à página geralmente leva o trabalho a ser compartilhado tarde demais, quando é difícil incorporar feedback. Além disso, as páginas bloqueadas geram uma cultura de desconfiança.

Por exemplo:

• “Política de Licença Parental”
• “Objetivos da equipe de engenharia de plataforma: EF19 Q3”

E lembre-se…

• Dê títulos às suas páginas que transmitam contexto. O “plano do projeto” pode fazer sentido em uma determinada hierarquia de página ou pasta, mas essas informações não são incluídas ao compartilhar a página com os colaboradores ou notificá-los sobre alterações. Portanto, seja explícito nos títulos, mesmo que você acabe repetindo o contexto das páginas pai.

• Comunicação através de postagens internas do blog

Melhor para: anúncios internos sobre eventos e realizações pontuais que não serão atualizados mais tarde. (Sim, você pode usar o email nesses casos). Mas colocá-lo na intranet permite que as pessoas compartilhem seus pensamentos comentando na página. Ninguém quer respostas intermináveis ​​de “Parabéns!” e “+1!” bagunçando sua caixa de entrada.

Por exemplo:

• “Parabéns a Maria por sua promoção a engenheiro principal!”
• “Clube de amantes de gatos está se reunindo neste sábado (traga ponteiros laser)”
• “O Jira 9.0 foi lançado!”

E lembre-se…

• Ao compartilhar, inclua uma mensagem útil para que as pessoas possam decidir se é relevante para elas. “Este é um resumo do experimento de nossa equipe com trabalho remoto com lições com as quais sua equipe pode aprender” é útil. “Confira este blog” não é.

• Comunicação pessoal ou por videochamada

Melhor para: Qualquer coisa que possa ser resolvida de forma mais rapida de conversarem, além de qualquer coisa sensível, difícil ou emocional. Estar “cara a cara” é o melhor para não perder sinais não verbais, como postura ou expressões faciais. Se você estiver espalhado por diferentes escritórios, aproveite todos os avanços recentes nas videochamadas. Ferramentas como o Zoom facilitam o início de um bate-papo por vídeo (mesmo se você não tiver um Ph.D. em TI).

Por exemplo:

• “Você tem alguns minutos para falar sobre o escopo do projeto? Não tenho certeza de que a discussão no Slack esteja nos levando aonde precisamos estar. ”
• “Após o incidente de ontem, prefiro que você não traga mais seu gato para o escritório.”

E lembre-se…

• Para videochamadas rápidas e improvisadas, basta faze-la direto na sua mesa. Tentar encontrar uma sala privada geralmente leva mais tempo do que a conversa em si! O barulho de você falando não é mais alto do que quaisquer outras conversas que acontecem em nossas áreas de trabalho; portanto, não se preocupe em distrair seus colegas de equipe. Colocar os fones de ouvido é considerado educado.

Aí está! Essas diretrizes me ajudam a ser mais eficiente e produtivo. Depois de cometer muitas gafes em diversas empresas e cargos, eu posso atestar a importância de ter uma etiqueta com os canais de comunicação inteligentes e abertas ao escalar seu time. Agora, como uma equipe de alguns milhares, essas práticas são mais importantes do que nunca.

Lembre-se: existem diversas maneiras de melhorar a comunicação no ambiente de trabalho, as ferramentas e canais disponíveis estão disponíveis para ajuda-lo cada uma com sua vantagem e desvantagem.

Cada empresa tem sua própria cultura em torno do compartilhamento de informações e do uso de vários canais de comunicação. Use este guia como ponto de partida e mantenha a iteração para tornar sua cultura de comunicação incrível.

Dica de leitura: já que estamos falando sobre comunicação, conheça os 4 principais estilos de comunicação e como lidar com eles no ambiente de trabalho.