Se você já abriu um convite para uma reunião e pensou “Ah, não… não um desses de novo”, ou “queria mais reuniões que valem a pena”, este artigo é para você. E você não está sozinho! Embora os tipos de reuniões que você encontrará em qualquer organização variem, alguns dos tipos mais comuns são universalmente odiados.
Outros tipos de reuniões, no entanto, são genuinamente úteis e podem até ser muito divertidos (se você souber como fazê-los corretamente).
2 tipos de reuniões que você pode ficar sem.
As reuniões são caras. Se você não acredita em mim, esta calculadora de custo de reunião é bastante convincente. As reuniões só devem ser realizadas quando forem a maneira mais barata e/ou mais rápida de realizar uma tarefa.
A colaboração virtual é uma alternativa sólida para dois dos tipos de reuniões mais dispendiosos e temidos: reuniões de status e reuniões de compartilhamento de informações.
1. Reuniões de status do projeto
À medida que o trabalho do projeto se torna cada vez mais multifuncional, é comum que uma equipe de projeto inclua pessoas com diversos conjuntos de habilidades que se reportam a diferentes gerentes. O problema é que muitas vezes isso deixa os líderes de projeto nervosos com a comunicação da equipe, então eles estabelecem uma reunião de status recorrente para garantir que as informações sejam compartilhadas.
Essas reuniões são uma grande perda de tempo.
É mais eficiente fazer com que os membros da equipe passem cinco minutos adicionando atualizações de status a um documento compartilhado ou página da intranet para que outros possam ler e comentar, se necessário. Essa alternativa também permite que os membros da equipe compartilhem suas atualizações em um horário que funcione para eles, em vez de interromper seu trabalho em um momento arbitrário.
Muitas equipes usam o bate-papo em grupo para essa finalidade. Dessa forma, compartilhar informações com sua equipe se torna uma parte natural da maneira como você trabalha e as equipes que usam essa abordagem tendem a se comunicar de maneira mais eficaz (e frequente).
2. Reuniões de transmissão de informações
Aqui está outro caso de “as pessoas leem mais rápido do que falam”. Se tudo o que você precisa fazer é transmitir informações, pelo amor de tudo que é sagrado, por favor, escreva e deixe as pessoas lerem! Pontos de bônus se você escrever como uma página na intranet da sua empresa para que as pessoas tenham a oportunidade de comentar e fazer perguntas. Esse tipo de envolvimento promove uma cultura de realmente ler o que seus colegas de trabalho compartilham com você.
Advertência: antes de cancelar o trabalho geral da sua organização, entenda que simplesmente compartilhar informações não é (ou não deveria ser) o objetivo dessas reuniões. Quando bem feito, esses são, na verdade, eventos de formação de equipe. Mais sobre isso abaixo.
6 tipos de reuniões que valem a pena
Se o pensamento de cancelar seu status recorrente e reuniões de compartilhamento de informações faz você hiperventilar um pouco, anime-se. Existem muitas maneiras de corrigir sua reunião que realmente beneficiarão você e sua equipe.
Reuniões eficazes produzem um resultado tangível e o fazem mais rápido (ou melhor) do que a colaboração assíncrona. Os tipos de reuniões nesta categoria são tipicamente de muita discussão. Mas novamente: uma discussão que produz algo.
1. Reuniões de tomada de decisão
Há uma maneira certa de fazer reuniões de tomada de decisão e uma maneira errada. O caminho certo é reunir um grupo de pessoas que já tenham informações básicas suficientes para encontrar o melhor caminho a seguir e que tenham autoridade para realmente tomar a decisão ali mesmo na reunião. Isso incluirá especialistas no assunto, partes interessadas selecionadas e a pessoa que fará a ligação. (Sim: uma pessoa.)
A maneira errada de fazer essas reuniões é realizá-las a) antes que os participantes tenham conhecimento prévio e contexto suficientes; e/ou b) depois de já ter discutido a decisão ad-nauseam. Em ambos os casos, e-mails, bate-papo ou documentos compartilhados são mais eficientes.
Dica: Se as condições não forem adequadas para uma reunião de tomada de decisão eficaz, experimente o método DACI para tomar decisões em grupo de forma assíncrona.
2. Reuniões para refletir e melhorar
Embora a maioria das equipes use o formato familiar de “retrospectiva de equipe”, popularizado pelo desenvolvimento ágil de software, há um movimento crescente em torno da avaliação da saúde da equipe de forma mais ampla.
Os colegas de equipe geralmente têm diferentes perspectivas e experiências do mesmo evento, e você perderá muitos desses insights se pedir a todos que apenas adicionem seus pensamentos a um tópico de e-mail. Além disso: uma discussão cara a cara (ou vídeo) sobre como vocês estão trabalhando juntos ajuda muito na construção de confiança e comunicação aberta.
Certifique-se de que a agenda varie de sessão para sessão (confira esta lista de atividades que ajudarão a manter as coisas atualizadas). Não se esqueça de escolher a área que deseja melhorar ou o problema que precisa resolver e identificar os próximos passos. Seu plano de ação é o resultado que realmente torna essas reuniões valiosas para o negócio.
3. Reuniões de resolução de problemas e brainstorming
Eu juntei esses dois tipos de reuniões porque eles estão intimamente relacionados. (Você não se incomodaria em fazer um brainstorming a menos que estivesse tentando resolver um problema, e raramente resolve um problema sem um pouco de brainstorming.)
Independentemente do propósito específico, monte uma agenda. Nada pesado… apenas o suficiente para evitar que a sessão se desvie do curso.
A chave aqui é escolher as pessoas certas para colaborar. Diversos conhecimentos, habilidades, origens e opiniões são incrivelmente valiosos neste contexto. Claro, toda essa diversidade é inútil sem confiança. Os participantes precisam se sentir seguros para expressar opiniões divergentes ou ideias “lá fora”.
4. Reuniões de planejamento
Se você é como eu, usar e-mail para planejar algo mais complexo do que uma noite de cinema com amigos deixa você maluco. Agora, pense em todas as idas e vindas, os “e se” e as dependências entre as equipes envolvidas no lançamento de um projeto ou campanha. Reunião em tempo real é um acéfalo.
Assim como as reuniões de tomada de decisão, o truque para conduzir esse tipo de reunião é garantir que cada participante tenha conhecimento prévio suficiente para realmente progredir em seu plano.
Não tenha vergonha de pedir que eles façam algum trabalho de preparação! E se você estiver em uma sessão de planejamento que não vai a lugar nenhum, não tenha medo de parar e fazer com que todos saiam e coletem informações. Em seguida, marque um horário para se encontrar novamente.
5. Reuniões gerais (All-hands)
Eu estive em muitos deles que poderiam ter sido apenas um e-mail ou uma apresentação do SlideShare. Mas, quando bem feitas, as reuniões gerais são ótimas para a formação de equipes.
Para justificar a convocação de uma reunião geral, você precisa colocar na agenda coisas que não podem ser replicadas em um documento. Muitas empresas dedicam parte do tempo a perguntas e respostas com executivos.
A natureza aberta e democrática do fórum e as respostas autênticas e espontâneas de pessoas às quais você talvez não tenha acesso não tem preço. E para os líderes da empresa, é uma maneira de manter o ritmo e ouvir as pessoas em todos os níveis da empresa.
6. Reuniões 1:1
Você pode pensar que as reuniões individuais ou (1:1) violam o princípio “deve ter um resultado tangível”. Au contraire. Seu objetivo é que o gerente e o subordinado direto saiam com uma compreensão compartilhada das coisas de longo prazo e de grande porte.
Use essas reuniões para construir um relacionamento. Fale sobre objetivos de carreira e como alcançá-los. Fale sobre como o trabalho que você e sua equipe estão fazendo se encaixa na estratégia mais ampla da empresa.
Fale sobre onde você está tendo dificuldades no trabalho e pense em maneiras de melhorar as coisas. Aqui, novamente, tenha uma agenda em mente antes de entrar pela porta.
Dica: não use esse tempo para trocar atualizações de tarefas ou projetos. É para isso que servem e-mails, bate-papos.