O que é a Reunião 1:1 (one-on-one)

O que é a reunião one-on-one

Um one-on-one (ou 1-on-1) é um espaço dedicado na sua agenda para você se conectar com cada pessoa que se reporta a você e ficar atualizado sobre as prioridades, os problemas da equipe e os possíveis obstáculos. 


Os gerentes precisam fazer muitas coisas para se tornarem líderes que suas equipes merecem. Mas eles frequentemente ignoram a própria prática que pode causar o maior impacto.

Ao contrário da crença popular, os líderes não podem tornar alguém altamente engajado. Mas eles podem criar as condições para um alto engajamento, no qual as pessoas escolhem dar o melhor de si. E a maneira mais eficaz e negligenciada de fazer isso é manter regularmente one-on-ones com seus subordinados diretos.

Esses one-on-ones (ou 1:1) criam as condições para o envolvimento comunicando aos funcionários de forma consistente: “Eu me importo com você. Eu tenho um grande interesse em você e no seu sucesso“. Essa reunião também é uma ótima oportunidade para fornecer feedbacks, para seu gerente e para seu liderado.

Mas se a reunião one-on-one é tão importante porque poucos gerentes / empresas a fazem? Bom, eu sempre tive muita resistência para essas reuniões! Sempre me perguntava: com que frequência devemos nos encontrar? O que devo perguntar a eles? Posso perguntar-lhes sobre sua vida pessoal? Defino a agenda de cada vez ou deixo meu relatório direto assumir a liderança? E isso me deixava um pouco ansioso.

Então o que mudou? Foi quando eu entendi exatamente o que era a reunião one-on-one, e os benefícios que ela proporciona….

O que é uma reunião 1:1 (one-on-one)? 

Um one-on-one (ou 1-on-1) é um espaço dedicado em sua agenda para você se conectar com cada pessoa que se reporta a você e ficar atualizado sobre as prioridades, os problemas da equipe e os possíveis obstáculos. Mais importante, ela é um momento em que os funcionários podem fazer perguntas detalhadas, receber treinamento sobre seus pontos fortes e fracos e fornecer feedback – coisas que eles não fariam em um espaço público ou em uma reunião de equipe.

Gerentes e colaboradores individuais podem ter o objetivo de realizar as quatro coisas a seguir em seus one-on-one:

  1. Construir confiança;
  2. Contexto compartilhado;
  3. Planejar e apoiar o crescimento da carreira;
  4. Resolver problemas e bloqueadores;

Para Julie Zhuo, o vice-presidente de Design de Produto do Facebook e o autor de The Making of a Manager, o recurso mais precioso que você tem como gerente é seu próprio tempo e energia, “e quando você o gasta com sua equipe, é um grande passo para a construção de relacionamentos saudáveis. É por isso que os one-on-one (1: 1 para abreviar) são uma parte tão importante da administração ”

Na maioria dos casos, como seus subordinados diretos se sentem sobre você (provavelmente seu chefe) determina como eles se sentm sobre a empresa e seu trabalho. Por isso, uma de suas principais responsabilidades como gerente é desenvolver relacionamentos positivos com eles.

A reunião one-on-one é uma das maneiras mais eficiente de construir uma uma cultura de confiança é se reunir regularmente com cada um de seus subordinados diretos, como diz Kim Scott, ex-líder do YouTube, Google e Apple no livro Radical Candor:

“1: 1s são suas reuniões obrigatórias, sua melhor oportunidade de ouvir as pessoas da sua equipe para garantir que você entenda a perspectiva delas sobre o que”está trabalhando e o que”não está funcionando”  

Kin Scott

Os benefícios das reuniões de 1:1 (one-on-one)

Alguns gerentes e funcionários dão menos do que deveriam aos one-on-one: eles os agendam apenas porque precisam, formulam algumas perguntas de última hora, compartilham algumas atualizações leves ou (às vezes) nem isso.

No entanto, grandes líderes de equipe reconhecem a importância de se reunir frequentemente com seus liderados e o potencial que as reuniões de one-on-one têm para capacitar seus colegas de equipe e a empresa como um todo.

Aqui estão algumas das razões pelas quais os grandes gerentes têm one-on-one regularmente – e por que você também deve:

1. One-on-One aumentam a produtividade dos funcionários 

Um dos principais benefícios de reuniões one-on-one é que elas aumentam a produtividade e qualidade da sua equipe.

Como Andy Grove (ex-CEO da Intel) conta no livro High Output Management, que reunir-se regularmente com seus funcionários permite treiná-los em suas prioridades e desenvolver uma base comum de informações – o que ajudará sua equipe a ficar sincronizada e a produzir melhores resultados.

Nem todos os funcionários são ótimos em priorizar seu tempo ou têm a experiência necessária para entender quais atividades trarão o maior retorno sobre o investimento (ROI). É por isso que você deve se reunir regularmente para definir prioridades claras com cada um de seus subordinados diretos.

Outra maneira pela qual as reuniões one-on-one podem aumentar a produtividade em sua empresa. Além de capacitar os colaboradores individuais a serem mais produtivos, eles também ajudam os gerentes a alocar seu tempo com mais sabedoria:

“Uma das primeiras coisas que acontecem quando você começa a fazer individualmente é que percebe que começa a receber menos perguntas durante a semana ” 

Mark Horstman

Você sente que você nunca tem tempo suficiente para terminar suas tarefas, porque você ‘está sempre sendo interrompido com “perguntas rápidas ” dos seus subordinados diretos? O one-on-ones pode ajudá-lo a consertar isso.

2. One-on-One promovem relações positivas de trabalho

Os relacionamentos não podem ser construído ao longo de um dia. Assim como não conhece um amigo ou parceiro se você o vir apenas uma ou duas vezes por ano, você não pode esperar desenvolver um bom relacionamento com seus funcionários se você apenas se sentar com eles para análises de desempenho anuais ou trimestrais.

É por isso que empresas como Deloitte, Adobe, Microsoft e IBM substituem as revisões anuais por check-ins frequentes – a melhor maneira para os gerentes criarem relacionamentos e confiança positivos com seus subordinados diretos.  

Estudos mostram que essa é a abordagem correta se as empresas desejam aumentar o envolvimento e a retenção de funcionários. Por exemplo, o relatório State of the American Manager diz que os funcionários que se reúnem regularmente com seus gerentes têm quase três vezes mais chances de se engajar em seus empregos do que os funcionários que não:

“A comunicação costuma ser a base de qualquer relacionamento saudável, incluindo o relacionamento entre um funcionário e seu gerente ”

Deseja que os funcionários se sintam comprometidos e felizes porque a empresa e o chefe se preocupam com eles? Comece agendando reuniões one-on-one regularmente.

3. One-on-One te ajuda a descobrir e solucionar problemas

O one-on-ones capacita você a descobrir problemas antes que eles se tornem problemas completos. Imagine estes dois cenários:

Cenário 1: No primeiro, a gerente Maria se reúne com seus subordinados diretos uma vez por semana. Ela ouve de um de seus funcionários que existe alguma tensão entre a equipe e isso ajuda Mafia a resolvê-la imediatamente antes que se torne um grande problema. 

Cenário 2: O gerente João nunca agendou one-on-ones. Depois de alguns meses, ele percebe que há uma tensão na equipe, rumores sobre pessoas e alguns confrontos entre colegas de trabalho que não estão trabalhando bem juntos. Ninguém foi capaz de resolver isso com João, principalmente porque ele nunca se sentou com cada funcionário para perguntar sobre a dinâmica da equipe e os desafios que ele poderia ajudar a superar como gerente.

Dica de leitura: muitos problemas surgem porque as pessoas não sabem dar e pedir feedbacks

Este é apenas um dos muitos exemplos que mostram como os one-on-ones capacitam você a corrigir proativamente as situações antes que elas se tornem grandes problemas. Desde ajudá-lo a resolver problemas da equipe até permitir que você treine os funcionários quando eles devem se concentrar em diferentes prioridades … as reuniões individuais podem ajudá-lo a desarmar as bombas no local de trabalho antes que elas explodam. Como Andy Grove argumenta:

“A reunião deve abranger qualquer coisa importante que tenha acontecido desde a última reunião: problemas atuais de contratação, problemas de pessoas em geral e – muito, muito importante – problemas em potencial.

Assim como os gerentes das empresas mais inovadoras, você pode usar o one-on-ones como uma ferramenta poderosa para se manter atualizado sobre os problemas e fornecer à sua equipe suporte contínuo.

4. One-on-One criam o ambiente ideal para troca de feedback 

Imagine receber um email do seu chefe dizendo “nós precisamos conversar.”. Sem surpresa, recebendo um e-mail como o que faria com que muitos de nós a surtar um pouco, e imediatamente pensar que estamos em apuros. Para tentar evitar que sua equipe sofra esses mini ataques cardíacos, você pode trocar comentários durante as sessões de one-on-one regularmente.

Dica bonus: como estamos falando sobre feedback, conheça os 4 tipos principais

One-on-ones são o cenário ideal para solicitar feedback sobre a empresa, a equipe e seu estilo de gerenciamento. Da mesma forma, elas são o momento perfeito (uma conversa particular, cara a cara) para oferecer aos funcionários feedback útil sobre o desempenho deles.

Qual a frequência para as reuniões one-on-one

Antes de comunicar sua decisão de agendar one-on-ones com seus colegas de equipe, dedique algum tempo para decidir se deseja fazê-lo semanalmente ou quinzenalmente.

Por que não mensalmente ou trimestralmente?

Pense em todas as coisas que acontecem no trabalho durante um mês. Um funcionário pode passar por altos e baixos, enfrentar novos desafios e sentir a necessidade de solicitar feedback de você. Uma questão que é angustiante para alguém pode se tornar um grande problema se você, como seu gerente, não o ouviu no início do mês. Da mesma forma, receber elogios pode parecer vazio se o recebeu um mês ou dois após atingir um marco importante.

Há muito o que falar e muitas coisas que podem acontecer em apenas quatro semanas. Além disso, se você se encontrar com um funcionário por 30 minutos por mês, você esta gastando apenas seis horas por ano com eles! Evidente que não há tempo suficiente para desenvolver um ótimo relacionamento.

Qual a frequência ideal

Os grandes lideres e referências no mercado dizem que você deve realizar one-on-one quinzenalmente ou idealmente, uma vez por semana. Olha o que essa pessoas tem a dizer:

  • “Eu recomendo não menos que um 1: 1 semanal com todos os relatórios por trinta minutos e mais tempo, se necessário. ” Julie Zhuo
  • “Gosto de me encontrar com cada pessoa que trabalha diretamente para mim durante cinquenta minutos por semana .” Kim Scott, sinceridade radical
  • “Você deve se reunir por trinta minutos a cada semana , não importa como, com todos os liderados diretos. Os pagamentos do one-on-one são depósitos semanais na sua conta bancária de relacionamento.” Michael Auzenne e Mark Horstman, podcast Manager Tools
  • “Você deve ter um com frequência (por exemplo, uma vez por semana ) com um subordinado inexperiente em uma situação específica e com menos frequência (talvez uma vez a cada poucas semanas ) com um veterano experiente.”  – Andy Grove, gerenciamento de alto desempenho
  • “Minha recomendação seria semanal ou a cada duas semanas, dependendo do tipo de trabalho e com que frequência você interage com eles de outras maneiras. ”  – Camille Fournier

Como você pode ver, não existe uma “bala de prata ”. Alguns gerentes gostam de realizar one-on-one semanais de 30 minutos, enquanto outros preferem sessões quinzenais de uma hora. No final das contas depende de você e sua equipe decidir o que funciona melhor para AMBOS.

3 fatores que você pode considerar ao tomar essa decisão:

  1. O tamanho da sua equipe: recomendo uma reunião por 45 a 60 minutos, se você tiver cinco ou menos liderados diretos, e por 25 a 30 minutos, se você gerenciar mais de cinco pessoas.               
  2. Maturidade do seu liderado se alguém é novo em uma função ou tem uma nova responsabilidade, ele vai precisar de mais ajuda e orientação de você. Arranje tempo para encontrá-los uma vez por semana. Por outro lado, você pode agendar reuniões quinzenais com funcionários mais experientes.
  3. A frequência com que você trabalha e se comunica com sua equipe: algumas equipes trabalham mais de perto que outras. Se você tem reuniões freqüentes de atualização de projetos e conversa com seus subordinados diretos em diferentes ambientes durante a semana, as reuniões quinzenais são uma boa opção. Em contraste, você pode precisar se encontram semanalmente no caso de encontrar pouco com algum liderado ou se ele trabalha de forma remota.

3 locais mais comuns para One-on-One

Agora que você que você entendeu os beneficios e agendou reuniões one-on-one frequentes com cada um de seus subordinados diretos, você pode estar se perguntando: onde é o melhor lugar para se encontrar com eles?

Alguns gerentes se perguntam se é uma boa idéia dar um passeio ou almoçar com um funcionário durante o horário do one-on-one. Minha resposta: one-on-one não precisam ser chato – tente estilos diferentes!

Escolhendo diferentes modelos com base nas preferencias pessoais suas e do seu liderado, podem adicionar entusiasmo às suas reuniões e ajudá-lo a fortalecer seus relacionamentos de trabalho.

Para ajudá-lo a decidir onde se encontrar com cada companheiro de equipe, compilei as vantagens e desvantagens dos três locais mais populares:    

• Reunião no escritório

Vantagens

  • Reunir-se atrás de uma porta fechada pode ajudá-lo a criar um ambiente seguro e silencioso, onde seu liderado se sinta à vontade para fazer perguntas difíceis e compartilhar informações confidenciais. ele ‘                            Isso também é útil se você deseja usar o laptop para fazer anotações de reuniões e fazer anotações .  
  • Você pode projetar a agenda (ou notas) da reunião em uma TV ou em uma tela maior. Isso permite que você e seu relatório tomem notas em colaboração e saibam a que a outra pessoa está se referindo enquanto fala. Ele é também uma maneira muito boa de evitar distrações – já que vocês dois irão interagir juntos com as anotacões.

Desvantagens

  • Alguns estudos sugerem que a manutenção do contato visual se baseia nos mesmos recursos mentais que usamos ao executar tarefas complexas. Em outras palavras, manter contato visual durante uma reunião de 45 minutos não só pode ser desgastante – mas impedi-lo de usar a sua criatividade.                              
  • Reuniões no mesmo local toda semana podem se tornar repetitivas. Além disso, a maioria das pessoas se sente mais tensa quando está em um ambiente profissional do que quando sai do escritório.                             

Dicas

  • Encontre-se em seu liderado no escritório ou um espaço neutro: a reunião no ambiente de trabalho do seu liderado permite que eles definam o tom da reunião e ajuda você a aprender sobre o fluxo de trabalho e o ambiente diários. Se o seu liderado direto possui um escritório particular, você pode encontrar um espaço silencioso, como uma sala de reuniões. Mas tente NÃO encontrá-los em seu escritório.

• Encontro na praça (fora do escritório)

Vantagens

  • Alguns estudos mostram que a capacidade criativa aumenta em média 60% quando estamos andando. Isso significa que você terá melhores conversas e idéias se você levar a pessoa para fora.
  • Andar e olhar na mesma direção costuma parecer mais colaborativo do que sentar em uma mesa e ficar encarando. Dica: isso pode ser muito útil quando você precisa ter uma conversa difícil.                            
  • Reuniões ao ar livre pode ajudá-lo a se sentir mais confortável com o silêncio – uma vez que alguns segundos em silêncio não parecem tão desconfortasses quando você esta andando e olhando para a paisagem.

Desvantagens

  • Algumas pessoas acham que reuniões a pé acabam distraindo – especialmente quando existe a possibilidade de você outras pessoas ou se tiver muito coisa acontecendo em volta.
  • Estudos mostram que, embora as reuniões a pé sejam uma ótima maneira de aumentar a criatividade e incentivar o brainstorming, elas não são a melhor opção para tarefas que exigem pensamento convergente: alcançar consenso ou encontrar a melhor resposta para um problema. Se seu objetivo é chegar a uma resolução, sentar em torno de uma mesa pode ser a melhor escolha.                              

Dicas

  • Dê um passeio em um espaço aberto, onde você não vai se distrair e onde outras pessoas não podem ouvi-lo
  • Use um aplicativo para planejar seus pontos de conversa com antecedência e escrever notas e itens de ação no seu telefone. Lembre-se: anotações são muito importantes para a gestão e acompanhamento das reuniões.

• Reunião em uma cafeteria ou restaurante

Vantagens

  • Reuniões fora do escritório rompem as barreiras entre a gerência e os funcionários. Essa é uma ótima maneira de tornar as conversas mais informais e conhecer seus liderados em nível humano.

Desvantagens

  • Escrever notas e itens de ação pode ser difícil quando há comida na mesa.
  • Assim como na caminhada, o nível de ruído pode ser mais alto e as pessoas podem ouvir sua conversa.                             

Dicas

  • Use seu telefone para anotar notas e atribuir as próximas etapas .                             
  • Encontre uma mesa ou ambiente sem pessoas por perto, para que sua conversa permaneça privada.                             

Pronto! Três locais diferentes nas quais você pode realizar suas reuniões individuais. Lembre-se de que mudar a sua localização ajudará você a ser mais criativo, ter diferentes tipos de conversas e criar relacionamento com seus colegas de equipe.

Conclusão

Os one-on-ones podem ser as reuniões de maior impacto que você tem como gerente (especialmente um novo gerente). Aproveite esse tempo para criar um forte relacionamento com cada um dos seus colegas e aprenda mais sobre como você pode capacitá-los para serem bem-sucedidos.

Além de criar as condições para o envolvimento dos funcionários, as 1:1 são igualmente benéficos para os líderes. Use esse tempo para saber o que você está fazendo, trabalhando (e não trabalhando) para desenvolver suas habilidades como gerente.

Mesmo que o feedback não seja direto, se você ouvir, aprenderá. Você faz parte dessa equipe e se beneficia do envolvimento, colaboração e camaradagem de pessoas comuns.

Em relação a periodicidade, não tenha medo! Eu não acho que exista mágica quando se trata da frequência de 1:1. As reuniões semanais são preferíveis, mas as reuniões bimensais e mensais funcionam desde que o cronograma seja mantido. A duração também pode variar. Mas pelo menos meia hora precisa ser reservada para que isso seja eficaz. Essas reuniões não devem ser apressadas.