Pré-Mortem: o que é, e como executar na sua empresa

Um pre-mortem é uma reunião antes do início de um projeto, na qual uma equipe imagina como o projeto seria se tivesse sucesso e se falhasse. A equipe então trabalha “de tras para frente” para criar um plano para ajudar a evitar possíveis obstáculos e aumentar as chances de sucesso.

Essa técnica é recomendada por psicólogos comportamentais e neurocientistas como uma maneira especialmente eficaz de combater o viés cognitivo e reduzir o risco do projeto.

Um grama de prevenção vale um quilo de cura.

Qualquer médico lhe dirá isso. E o mesmo acontecerá com qualquer paciente doente. Então, por que essa sabedoria milenar como essa raramente é praticada?

• Poucas pessoas se exercitam e se alimentam bem antes de perceberem que sua saúde está ruim;
• Você raramente vê alguém fazer a manutenção do carro antes que ele estrague;
• Ninguém troca o teto até a água pingar na cabeça.

O que é curioso sobre esses problemas é que eles raramente surgem do nada. Eles não são surpresas;

• Você pode sentir-se lentamente saindo de forma.
• Você sabe que se você nunca trocar seu óleo, seu carro vai estragar.
• Todos os dias você chega em casa e, por uma fração de segundo, percebe um problema no teto antes de passar para assuntos mais urgentes.

O mesmo vale para riscos trabalhando em um grande projeto com muitas peças em movimento. À medida que você manobra a cada dia, é preciso tudo o que você precisa para passar pela enorme pilha de tarefas.

Você vê certas coisas se acumulando – coisas que você sabe que vão causar grandes problemas no futuro, mas elas ainda não são urgentes. Assuntos mais urgentes chamam sua atenção. E você sabe, que se permitir que eles dêem errado, eles podem afundar o projeto. São grandes riscos e todo mundo consegue ve-los.

Um dos motivos é que muitas pessoas relutam em falar sobre suas reservas durante a importante fase de planejamento. Ao garantir a “segurança” das pessoas que conhecem bem a empresa e estão preocupados com suas fraquezas, você pode melhorar as chances de sucesso de um projeto.

Pesquisa realizada em 1989 por Deborah J. Mitchell, da Wharton School; Jay Russo, de Cornell; e Nancy Pennington, da Universidade do Colorado, descobriram que uma retrospectiva prospectiva – imaginando que um evento já ocorreu – aumenta a capacidade de identificar corretamente os motivos de resultados futuros em 30%.

Felizmente, há uma coisa simples que você pode fazer para salvar qualquer projeto do desastre. Dedicar um tempo para refletir sobre essa questão é o que nós, no mundo do gerenciamento de produtos, podemos chamar de pre-mortem.

Uma pré-morte é o oposto hipotético de uma pós-morte. Um post-mortem em um ambiente médico permite que os profissionais de saúde e a família aprendam o que causou a morte de um paciente. Todos se beneficiam, exceto, é claro, o paciente. Uma pré-morte em uma configuração de negócios ocorre no início de um projeto e não no final, para que o projeto possa ser aprimorado em vez de autopsiado.

Diferentemente de uma sessão de crítica típica, na qual os membros da equipe do projeto são questionados sobre o que pode dar errado, a pré-morte opera com a suposição de que o “paciente” morreu e, então, pergunta o que deu errado. A tarefa dos membros da equipe é gerar razões plausíveis para a falha do projeto.

No livro O Obstáculo é o Caminho, o autor Ryan Holiday descreve a seguinte cena:

Um CEO chama sua equipe para a sala de conferências na véspera do lançamento de uma grande nova iniciativa. Eles entram e sentam-se em volta da mesa. Ela chama a atenção para a reunião e começa: “Tenho más notícias. O projeto falhou espetacularmente. Me diga o que deu errado?

Se você está se perguntando como o projeto pode ter falhado na noite anterior ao lançamento, o mesmo aconteceu com todos os outros participantes daquela reunião.

Mas, como Holiday explica, esse é o ponto. Ainda não havia falhado. E, naquele momento – antes que quaisquer problemas reais aparecessem -, o CEO estava pedindo à sua equipe que pensasse de qualquer maneira possível para que as coisas pudessem dar errado.

Em um pré-mortem, você pensa em tantos resultados negativos realistas quanto possível e depois pensa na melhor maneira de reagir a eles. (Realista é a chave aqui: se preocupar com um asteróide colidindo com a Terra provavelmente não vale a pena.)

Antes de cada lançamento do produto, antes de toda iniciativa importante que você e sua equipe empreendem, achamos que você deve realizar um pré-mortem. Aqui está o porquê.

Pesquisas sugerem que a Técnica Premortem leva a melhores resultados do projeto, reduzindo o excesso de confiança nos planos do projeto, aumentando a confiança na resolução de problemas e aumentando a compreensão geral dos próprios planos do projeto em comparação com outros exercícios de mitigação de risco. Como esse aprimoramento ocorre está enraizado em vários fatores:

• É prático. Qual é o melhor tipo de avaliação de risco? Aquele que realmente usamos. Uma das principais vantagens da pré-morte é a sua praticidade. É rápido (1 a 2 horas), é simples (o conceito pode ser facilmente entendido por qualquer pessoa) e é fácil (muito pouco planejamento e não são necessárias técnicas avançadas de facilitação, além do modelo pré-mortem gratuito abaixo).
• Dá voz aos sem voz. O Dr. Shingo observou famosa que “90% da resistência é cautelosa”. Quando temos preocupações, há uma tendência de não expressar essas preocupações até depois do fato por medo de estar errado ou por ser percebido como um pessimista. A pré-morte, no entanto, ajuda a aflorar a pretensão de dissidência de duas maneiras. Primeiro, os indivíduos são realmente incentivados a explicar por que uma iniciativa falhará, o que remove grande parte da dor associada à crítica. O mais importante, no entanto, é que a estrutura do exercício – um estado futuro teórico – remove o peso resultante de criticar a realidade, tornando-nos mais propensos a expressar nossas preocupações.
• Valores Pensamento Independente. A técnica valoriza a criatividade e a originalidade. Como a pré-morte requer a explicação de um estado futuro imaginário, incentiva os participantes a pensar fora da caixa e a considerar mecanismos que, de outra forma, não poderiam ser discutidos.
• Evita o pensamento do grupo. O pensamento de grupo é um fenômeno poderoso e difundido que ocorre quando a pressão para buscar consenso e harmonia como um grupo leva a uma tomada de decisão prejudicada por meio da sufocação de opiniões contrárias. A técnica pré-morte contraria o pensamento do grupo, na verdade, incentivando as opiniões divergentes em um nível individual que muitas vezes são desconsideradas ou ignoradas completamente pelo grupo.
• Cria sensibilidade ao problema. Embora nem todos os problemas sejam previsíveis, a técnica pré-morte permite uma maior sensibilidade das equipes do projeto aos sinais iniciais dos problemas que ocorrem. A técnica pré-morte exige que os participantes considerem todos os possíveis problemas que podem levar ao fracasso da iniciativa; o ato de pensar em uma variedade de modos de falha familiariza os membros da equipe com os principais indicadores de problemas emergentes, permitindo uma resposta mais rápida aos problemas durante todo o ciclo de vida do projeto.

1. Você pode planejar sua resposta aos problemas com a cabeça limpa.

“Todo mundo tem um plano até serem atingidos. Então, como um rato, eles param com medo e congelam”

Mike Tyson

Digamos que você implemente um novo produto ou uma atualização importante para um produto existente e algo dê errado. Seus servidores falham e seus clientes não conseguem acessar seu aplicativo. Algo está errado no departamento de remessa e o pedido de todos os compradores está atrasado. Um respeitado blogueiro do setor escreve alguns posts e tweets contundentes sobre sua nova oferta. Realmente não importa quais são os detalhes; escolha o pesadelo mais realista do seu time.

Como Tyson apontou tão bem, quando você realmente leva esse soco no nariz, não estará pensando da melhor forma. Na verdade, você pode estar muito atordoado e aterrorizado para reagir. Então, nesse ponto – quando a coisa ruim acontecer – será tarde demais para preparar sua resposta mais eficaz.

É por isso que um pré-mortem é uma estratégia tão eficaz para combater (ou pelo menos se preparar para) problemas. Você pode enfrentar todos os tipos de resultados negativos antes que eles realmente aconteçam, enquanto as apostas são baixas e todos são capazes de pensar com clareza.

2. Você pode garantir que toda a equipe esteja na mesma página.

O documentário de 2018, “Tiny Shoulders: Repensando a Barbie”, segue o que a equipe da Mattel da Barbie denominou de “Project Dawn”, que foi o lançamento em 2016 de uma nova linha de bonecas Barbie com diferentes formas e tamanhos corporais.

A equipe sabia que esse seria um evento culturalmente significativo – mudando radicalmente a imagem da boneca icônica mais vendida no mundo. Mas eles também perceberam que não tinham como saber antecipadamente se o mundo reagiria favoravelmente ou não.

Como apontou um dos gerentes de relações públicas da marca Barbie, este foi um lançamento que precisava de um plano de contingencia.

Então, a equipe contratou uma empresa de gerenciamento de crises, que orientou a equipe Barbie sobre as coisas em que eles talvez não estivessem pensando e que poderiam prejudicá-los. Os consultores de crise prepararam maquetes de histórias negativas de revistas atacando as novas bonecas Barbie. Eles mostraram tweets com raiva dos pais. Eles mostraram imagens exageradas sem piedade, zombando da aparência das novas bonecas.

Em seguida, a equipe se reuniu e discutiu os melhores planos de ataque para lidar com esses possíveis desastres de relações públicas.

Nem todos concordaram imediatamente com os cursos de ação. Porém, ao jogar tudo isso antes do lançamento – antecipadamente – os designers da Barbie, os profissionais de relações públicas e os executivos da Mattel puderam entrar na mesma página e criar um plano unificado para lidar com esses problemas, caso ocorressem.

3. Você pode até impedir que um problema comece

Por fim, o pré-mortem pode ajudá-lo a capturar e corrigir uma ameaça em potencial antes que ela aconteça.

Você e sua equipe ficarão entusiasmados com o lançamento do seu produto, afinal de contas, e a última coisa que alguém quer fazer na véspera desse lançamento é ficar parado tentando descobrir maneiras pelas quais seu grande momento pode falhar.

Na verdade, esse entusiasmo, que muitas vezes serviu muito bem durante o desenvolvimento do produto, manteve todos motivados e ansiosos para trazer sua melhor perfomance, mas também pode ter criado um ponto cego que agora não permite ver nenhum potencial problemas

Mas quando você dá a si e à sua equipe permissão para entrar no modo pré-morte – oculte o entusiasmo – pode estar se dando uma última chance de identificar um problema para poder lidar com ele antes que ele possa prejudicá-lo.

Este é um processo relativamente simples e poderoso em sua capacidade de evitar crises quando feito corretamente. É importante, no entanto, que você conclua todas as etapas e execute-as na ordem correta, seguindo as instruções cuidadosamente.

Antes do processo, no entanto, algumas regras:

• Separe pelo menos duas horas de tempo ininterrupto. Se isso parecer muito, pergunte-se quanto tempo levará para limpar a bagunça que você faz se ocorrer um desastre enquanto a calça estiver abaixada.
• Todas as partes interessadas devem estar presentes. Convide todos os que têm um papel significativo ao pré-mortem. Caso contrário, você enfrentará vários pontos cegos que ainda podem explodir na sua cara … e você nem saberá que eles estão lá porque a pessoa que poderia ter alertado sobre você não foi convidada . Todo mundo é igualmente importante no pré-mortem.
• O pre-mortem deve ser um encontro presencial. Este processo não funcionará por email. Um bate-papo ao vivo pode funcionar, mas será complicado. Bate-papo por vídeo seria a próxima melhor solução. Mas, a menos que seja fisicamente impossível, reúna todos em um quarto. Isso é crítico.
• Uma pessoa não deve fazer nada além de fazer anotações. Muitos problemas e soluções importantes são lançados durante um pré-mortem. Eles serão inúteis para você se alguém não estiver encarregado de garantir que eles sejam lembrados.

Agora, o processo …

Etapa 1: liste os problemas possíveis que você consegue imaginar

Um pré-mortem típicao começa após a equipe ter sido informada sobre o plano. O líder inicia o exercício informando a todos que o projeto falhou espetacularmente. Nos próximos minutos, os que estão na sala anotam independentemente todas as razões pelas quais podem pensar no fracasso – especialmente os tipos de coisas que normalmente não mencionariam como problemas em potencial, por medo de serem indolentes.

Seu único trabalho durante a primeira hora de seu pré-mortem é anotar – em papel ou em um quadro branco – todos os problemas que têm uma chance remota de ocorrer que inviabilizariam seu projeto. Sonhe grande! Sonhe pequeno! Nesta fase, nenhum problema está fora dos limites, e todos na reunião devem se sentir completamente desinibidos em jogar fora coisas que parecem ridículas.

Sua capacidade de fazer isso bem dependerá do excelente trabalho que você fez para criar confiança em sua equipe. Ou, se você estiver voando sozinho, precisará ser aberto e honesto consigo mesmo.Pense nisso como uma sessão de destruição de idéias. Todas as idéias vão, e você deve incentivar sua equipe a explorar diferentes variações do mesmo problema…

• E se um monstro comer um membro da equipe?
• E se um elefante comer nosso convidado de honra?
• E se um monstro e um elefante entrar em uma briga em nosso local?

… bem como problemas diferentes e não relacionados:

• E se ninguém aparecer no nosso evento?
• E se o nosso site cair?
• E se a pessoa mais importante se afastar de nós?

O objetivo é criar uma lista completamente exaustiva de coisas que podem dar errado. Qualquer rota que você seguir para chegar lá é permitida. A única coisa que não é permitida durante esta fase são as soluções propostas. Eles são estritamente proibidos porque afastam a equipe de divulgar todos os problemas em campo aberto.

Se você tem uma equipe de pessoas talentosas e orientadas para a solução, verá que isso é mais difícil de gerenciar do que você pensa.

Etapa 2: escolha os 10 principais problemas

Nesse momento, você tem uma lista enorme de problemas olhando para você e precisa de um método para entender a loucura. O líder solicita a cada membro da equipe, começando pelo gerente de projeto, que leia um motivo de sua lista; todos declaram um motivo diferente até que todos tenham sido registrados.

Após o término da sessão, o gerente de projeto revisa a lista, procurando maneiras de fortalecer o plano. Agora é a hora de escolher os 10 principais problemas a serem focados antes de passar para a próxima fase do pré-mortem: encontrar soluções.

Aqui estão algumas regras que você deseja seguir para garantir a escolha das melhores:

• Concentre-se nos criticos. Os problemas que você se concentra em resolver devem ser críticos para o seu projeto. Em outras palavras, se ocorrer, impactará severamente o projeto? Se a resposta for não, elimine; não pertence à sua lista pre-mortem. Essa regra eliminará muitos dos problemas menores que surgiram – e ajudou a encontrar problemas maiores -, mas não é realmente uma missão crítica.
• Escolha problemas que provavelmente acontecerão. Não perca tempo resolvendo problemas que provavelmente não acontecerão. Em vez disso, tente abordar os problemas do “elefante na sala” que surgiram – aqueles com os quais todos estavam secretamente preocupados, mas nunca foram educados até agora.
• Descarte os problemas sobre os quais você não tem controle. Todo projeto enfrentará alguns riscos externos que você simplesmente não pode controlar. Jogue fora agora, porque não há nada que você possa fazer sobre eles. Isso elimina problemas como “O furacão leva todo mundo”. A partir de agora, você se concentra nos problemas que pode resolver.

Etapa 3: gaste uma hora criando soluções.

Agora é a hora de sua equipe fazer o que faz de melhor: resolver problemas.

Acredite ou não, esta parte é realmente a mais fácil. Quando os maiores problemas são descobertos, suas soluções se tornam surpreendentemente simples. Como Einstein costumava dizer: “Se eu tivesse apenas uma hora para salvar o mundo, passaria cinquenta e cinco minutos definindo o problema e apenas cinco minutos encontrando a solução”.

Analise cada problema em sua lista dos dez melhores e:

• Crie uma solução proativa para ele (melhor para os problemas que você enfrenta agora) ou
• Defina um plano de backup (melhor para problemas que podem acontecer, mas ainda não o fizeram)

Mais importante, uma solução não está completa até que os itens de ação sejam criados e designados aos membros da equipe para serem concluídos.

Nunca se esqueça: esse processo é inútil se você conseguir criar uma solução, mas não a realizar, porque ninguém sabia que eles estavam no comando.

Assim, enquanto você se prepara para o seu próximo grande lançamento ou produto, aqui estão 13 perguntas que você deve se perguntar na concepção para evitar contemplá-las na autópsia [a]:

1. E se demorarmos para lançar?

Descubra se o sucesso do seu produto está vinculado a atingir um determinado prazo. Em caso afirmativo, qual é a sua confiança de que chegará a essa data com tempo de sobra? Você está sendo sincero e realista em suas estimativas? Quais são as repercussões do escorregamento?

2. Contamos com um cliente ou conjunto de clientes específico?

Se você está vendendo para um setor específico, pode haver um número limitado de compradores ou assinantes em potencial – existem apenas tantas linhas de cruzeiros e ligas de esportes profissionais, por exemplo. Quão confiante você está de que eles vão comprar? Se você tem um cliente principal em mente, mas não possui contrato assinado, qual a certeza de que sua equipe de vendas está com o negócio fechado?

3. E se a tecnologia não funcionar?

Alguns produtos contam com um avanço ou avanço tecnológico para chegar ao mercado, enquanto outros são baseados em tecnologias de suporte de terceiros. O que acontece se não funcionar como esperado? Existem soluções alternativas ou alternativas?

4. E se o membro da equipe X ganhar na loteria?

Um pouco mais agradável do que “ser atropelado por um ônibus”, mas é o mesmo tema. Você confia demais em um membro específico da equipe para obter sucesso? O que acontece se eles não estiverem mais disponíveis para trabalhar nisso?

5. E se um fornecedor for embora?

Quão vulnerável é sua cadeia de suprimentos e quão ágil é sua operação se ela precisar mudar as coisas? Embora isso seja tradicionalmente considerado um problema de “hardware”, os mesmos princípios se aplicam a todos os fornecedores nos quais você confia, desde provedores de hospedagem a especialistas terceirizados.

6. E se formos muito caros?

O preço é uma parte da arte, uma parte da ciência e uma parte do instinto. O que acontece se você estiver errado e o adesivo atrapalha a adoção do cliente? Você pode esperar alguém pagar? Sua estrutura de custos pode suportar um corte de preço rápido? Como você está testando a validade de suas suposições de preços?

7. O que acontece se uma competição imprevista aparecer?

Acredite ou não, você pode não ser a única empresa que teve essa ideia brilhante, e mesmo que seja o primeiro a comercializá-lo, pode não impedir que um imitador introduza rapidamente uma alternativa mais barata, melhor ou apenas diferente. Se sua solução foi capaz de se destacar da concorrência ou seu caso de negócios se baseou em ser o único jogo na cidade?

8. Como lidaríamos com o aumento do custo de mercadorias?

Enquanto muitos produtos e serviços estão aparentemente correndo para o fundo, as condições do mercado podem causar aumentos inesperados de preços para determinados itens. Uma mudança na sua estrutura de custos pode dizimar suas margens ou tornar essa oferta “freemium” insustentável? Você tem bolsos fundos o suficiente para perder a confiança ou aumentar os preços e ainda ganhar força?

9. Estamos baseando a demanda esperada em uma tendência ou moda?

Uma olhada na caixa de desconto de uma loja de brinquedos ou na seção de folga de uma loja de moda deve ser um lembrete absoluto de que os gostos podem mudar rapidamente. Você tem certeza de que seu produto não atende apenas às necessidades de alguns poucos instáveis ​​por um curto período de tempo? Se você estiver fornecendo um serviço de valor agregado a outros produtos, qual é a sua confiança de que eles continuarão a ser populares com seus clientes-alvo?

10. Podemos escalar mais rápido do que o planejado?

Às vezes, o próprio sucesso pode levar à queda de um produto e nem todos podem sobreviver à “falha da baleia” de um erro 404. Se sua demanda aumentar mais cedo do que o esperado, você pode lidar com isso? Você precisará contratar mais funcionários rapidamente ou aumentar sua capacidade de armazenamento e poder de processamento?

11. E se os tanques de mercado?

Mesmo que sua empresa não esteja negociando na bolsa de valores, eventos macroeconômicos, desastres naturais e agitação política podem impactar a todos. Quando as coisas ficam arriscadas, as pessoas reduzem os gastos. Seu produto tornaria o corte ou seria considerado descartável? Seus clientes comprariam menos licenças ou instâncias de assentos? Você confia em pessoas com renda disponível e splurging?

12. E se destruir os dados do cliente ou causar outros tipos de danos?

Independentemente de o seu produto estar hospedando fotos pessoais ou dados financeiros de missão crítica, os clientes confiam em você algo valioso. Então, o que acontece quando sua nuvem se dissipa aleatoriamente ou você acidentalmente introduz um vírus?

13. E se houver algo como “Bad PR”?

Poderia ser um nome de produto mal recebido, uma campanha publicitária terrivelmente executada ou uma confusão técnica, mas de qualquer forma sua empresa poderia estar sendo manchete pelas razões erradas. Quão sólida é a sua reputação e pode suportar um pouco de mancha?

Como utilizar: Monte a equipe do projeto e dê a cada membro uma cópia do canvas do pre-mortem Canvas.

1. Descreva a falha. Descreva como seria se o seu projeto falhasse completamente. Concentre-se em resultados e atributos, não em comportamentos ou causas.
2. Liste as causas. Monte uma lista de possíveis causas para a falha. Considere uma ampla variedade, incluindo ação, inação, suposições, prioridades, distrações, pessoas, organizações e processos.
3. Atualize metas e riscos. Compare a descrição da falha com a definição atual de sucesso da equipe (metas, objetivos etc.) e os planos de ação atuais da equipe.
4. Examine a lista de causas e identifique os drivers de falha mais prováveis.Quais causas são evitáveis ​​e se a equipe está tomando as medidas apropriadas para atenuar ou impedir que elas ocorram.

Embora muitas equipes de projeto se envolvam na análise de risco pré-lançamento, a abordagem prospectiva em retrospectiva da pré-mortem oferece benefícios que outros métodos não oferecem. De fato, o pré-mortem não ajuda apenas as equipes a identificar problemas em potencial desde o início. Também reduz o tipo de atitude maldita dos torpedos, muitas vezes assumida por pessoas que são superinvestidas em um projeto.

Além disso, ao descrever pontos fracos que ninguém mais mencionou, os membros da equipe se sentem valorizados por sua inteligência e experiência, e outros aprendem com eles. O exercício também sensibiliza a equipe a captar sinais precoces de problemas assim que o projeto começa. No final, uma pré-morte pode ser a melhor maneira de contornar qualquer necessidade de uma pós-morte dolorosa.

Depois de fazer isso, você pode dormir todas as noites sabendo que todas as suas bases estão cobertas. Não subestime o valor da paz de espírito.

Reserve cinco minutos e agende uma pré-morte para o que você está trabalhando agora. (Se você estiver trabalhando com outras pessoas, convide-as.)