O framework GTD (Getting Things Done) para aumentar a produtividade

Getting Things Done ou GTD, é um método de gerenciamento de tempo e produtividade desenvolvido por David Allen, no qual você registra todas as suas tarefas pessoais e profissionais em listas de tarefas através de um processo de triagem que passa pelas etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir, se empenhar.

Deixa eu começar esse texto te perguntando uma coisa: você já sentiu sobrecarregado de tarefas? Ja atrasou um prazo por ter muitas coisas para fazer? Aposto que sim.

Segunda pergunta: já parou para pensar em como as pessoas altamente produtivas conseguem equilibrar dezenas de projetos, responsabilidades, sem sequer suar? Bom, estou aqui para te falar a respostas: eles seguem metodos para maximizar sua produtividade!

Acredito que você não tenha ficado surpreso. Inclusive, isso é obrigatório, dada a velocidade com que as empresas e responsabilidades mudam atualmente.

Mas um método que funciona em todos os níveis (tanto na visão macro de uma empresa, até nos detalhes minuciosos da sua vida pessoal), gerencia várias inputs diferentes e economiza muito mais tempo e energia do que precisa ser mantido.

Sim, esse método existe! David Allen, renomado consultor de produtividade, escreveu um best-seller em 2001, no qual descreveu uma estrutura de cinco etapas sobre como lidar com atividades de maneira descontraída e controlada: o método GTD (Getting Things Done®).

Getting Things Done (GTD) é um sistema de gerenciamento de tempo e produtividade que ajuda você a concluir tarefas e cumprir compromissos de maneira eficiente e sem estresse, usando um sistema abrangente de listas e calendários.

O consultor de produtividade americano David Allen desenvolveu o sistema e o apresentou em seu livro com o mesmo título, ‘Getting Things Done‘, em 2001 ganhando milhões de seguidores em todo o mundo desde que o livro foi publicado.

O sistema GTD é construído em torno do conceito de que você tem muitos “inputs” diferentes. São coisas que entram na sua cabeça e você deve decidir o que fazer com elas. Eles podem ser um número de telefone que você precisa lembrar, reuniões às quais precisa comparecer ou tarefas que precisa executar. 

O problema é que a maioria das pessoas não faz nada com esses inputs quando eles chegam e apenas os adia.

Por exemplo, lendo um email que requer alguma ação, mas apenas deixando-o na sua caixa de entrada e esperando que você se lembre de fazer algo com isso mais tarde). 

Ao deixar de colocar as coisas onde elas pertencem (em um calendário, lista de tarefas, etc.), você pode rapidamente se estressar ao tentar se lembrar de tudo e se preocupar continuamente com o que esqueceu. Isso leva ao que David Allen chama de “modalidade de verificação de emergência”

Idealmente, você deve capturar tudo o que precisa fazer para poder lidar com isso mais tarde nos seus termos. Seu cérebro é para ter idéias, não armazená-las, e quando você tem um sistema em que pode confiar para manter tudo nele, alivia o fardo de tentar se lembrar de tudo.

A idéia fundamental do método GTD é anotar todas as suas tarefas por escrito para garantir que você não esqueça nada. A longo prazo, você ficará menos estressado porque não precisará se lembrar de tudo. E como você não precisará se lembrar constantemente de tarefas importantes, sua mente estará menos concentrada nas tarefas planejadas em momentos inconvenientes do dia. 

Nesse método, você divide tarefas maiores em subtarefas menores e define prazos específicos para elas. E ao fazer uma revisão regular garante que você acompanhe todas as suas tarefas e projetos, identifique pontos fracos no seu sistema e faça melhorias.

O método GTD consiste em cinco etapas que você executa em uma sequência específica. São eles:

1. Capturar. Colete o que tem em atenção.
2. Esclarecer. processe o que isso significa.
3. Organizar. Coloque onde pertence.
4. Refletir. Revise com frequência.
5. Engajar. Simplesmente faça.

Etapa 1 – Capture

Você já teve uma ótima idéia, mas estava ocupado demais para anotá-la e depois se esqueceu completamente dela mais tarde? Isso porque (como dissemos anteriormente) seu cérebro é para ter idéias, não para armazená-las. O princípio central do GTD é capturar tudo e colocá-lo em um sistema confiável para que você possa tomar as decisões apropriadas sobre o que fazer quando.

David Allen diz que você não pode se sentir bem com o que não está fazendo, a menos que saiba o que não está fazendo e, se não capturar as coisas que têm sua atenção, pode facilmente ficar preso na “modalidade de verificação de emergência “. 

Muitas pessoas vivem suas vidas constantemente reagindo, tentando apagar os incêndios que surgem continuamente porque se esqueceram das coisas que precisavam fazer (ou pelo menos estão preocupados com o que podem ter esquecido, para não conseguirem se concentrar em nada).

Você precisa capturar TUDO o que tem atenção em uma caixa de entrada, bloco de notas ou aplicativo.

Por exemplo, você pode ter sua caixa de entrada de e-mail, capturar pensamentos ou anotações aleatórias em um aplicativo como o Notion (hoje, o meu aplicativo favorito de anotações e produtividade). Se você nunca teve tempo para identificar as caixas de entrada que existem em sua vida, faça Isso agora!

Etapa 2 – Esclarecer

Depois de coletar tudo em sua caixa de entrada (ou como disse anteriormente, aplicativo de produtividade), somente então você poderá começar a processar tudo e tomar decisões sobre o que fazer com todas essas entradas. 

Na verdade, essa é a parte mais fácil, uma vez que você tem tudo capturado e possui um plano para processar todas essas informações, leva apenas alguns segundos para decidir onde elas pertencem ao seu sistema confiável. 

Vou explicar a arvore de toma de decisão do GTD daqui a pouco, onde vou demonstrar o processo exato para identificar tudo e colocar as coisas nos contêineres apropriado, mas, por enquanto, apenas saiba que você precisa fazer isso constantemente – você não pode simplesmente deixar suas caixas de entrada acumulando. Porque se fizer isso, fica cada vez mais difícil se motivar para processá-las.

Por exemplo, se você sabe que precisa processar sua caixa de entrada de e-mail, é mais fácil fazê-lo quando você tem 50 ou 5.000 mensagens? Quanto maior a tarefa, maior a tendência a procrastinar. Ao processar suas caixas de entrada regularmente, você pode evitar uma enorme lista de pendências como essa.

Etapa 3 – Organizar

Depois de identificar o que é algo, você deve colocá-lo rotula-lo da maneira apropriada. Por exemplo:

• Se for algo acionável, insira seu sistema de gerenciamento de tarefas, como o já citado Notion, ou o Asana.
• Se não for acionável, mas for um material de referência/educativo que você possa precisar mais tarde, coloque-o em algum lugar onde possa lembrá-lo facilmente. 
• Se for sensível ao tempo, como uma reunião ou um compromisso, coloque-o no seu calendário. 
• Se isso não for importante, você pode optar por lixeira e não se preocupar mais com isso.

É também aqui que a idéia de contextos entra em jogo. Um contexto é basicamente apenas uma ferramenta, coisa, local ou pessoa que você precisa para fazer algo. Por exemplo:

• uma lista de telefonemas que você deve fazer seria agrupada no contexto “telefone”;
• ou uma lista de itens de compras no contexto “supermercado”;
• Se é algo que você precisa discutir com alguém da sua equipe, você pode ter um contexto para essa pessoa, ou;
• um contexto de “escritório” para tarefas que só podem ser concluídas quando você chega ao escritório. 

Etapa 4 – Refletir 

Esse é o erro numero 1 que as pessoas cometem – e é o principal motivo do porque o método GTD não funciona para todo mundo – elas não revisam suas tarefas com frequência suficiente. 

Ao não revisar de forma consistente, as pessoas deixam as coisas se acumularem e fica cada vez mais difícil acompanhar o sistema – elas ate configuram o método corretamente, mas depois simplesmente o esquecem. 

Quando se trata de sua produtividade, você precisa revisar e fazer ajustes de forma consistente, isso significa: limpar e atualizar suas listas de tarefa, organizar a caixa de entrada, e limpar sua mente para que tudo corra bem. 

No método GTD, você faz uma revisão semanal. Esta revisão consiste nas seguintes etapas:

• Esvazie a cabeça: no final da semana, anote todas as idéias que vêm à sua mente.
• Caixas de entrada: coloque novas tarefas, idéias e datas em que pertencem ao método GTD.
• Lista de tarefas: a lista está atualizada? Você riscou todas as tarefas concluídas? Quais são suas próximas ações para os próximos dias?
• Listas de projetos: a lista está atualizada? Você concluiu pelo menos uma próxima ação na semana passada para avançar seus projetos?
• Listas ‘Talvez / algum dia’: Deseja transferir alguns dos itens desta lista para a lista de projetos e processá-los agora?
• Calendário: seu calendário está atualizado? Você realmente manteve todos os seus compromissos? Quais são seus próximos compromissos? Você inseriu todos os seus compromissos?
• Lista ‘Aguardando’: qual é o status atual das ações delegadas? Acompanhe os colegas de trabalho, se necessário.

Etapa 5 – Engajar

Esta etapa parece simples e é – SE você configurou o método corretamente. Se você organizou tudo “bonitinho”, sabe o que tem que fazer todos os dias, então essa etapa vai ser tranquila. 

As pessoas mais produtivas que conheço são aquelas que, na noite anterior ou pela manhã, separam um momento para pegar sua lista de tarefas, e identificam as principais coisas que precisam fazer naquele dia, e depois passam o resto do dia apenas executando o plano. Isso só funciona se você seguiu as 4 primeiras etapas e pode realmente confiar que tudo o que você precisa fazer está nas suas listas e nos locais apropriados.

No método GTD, você usa quatro critérios para decidir o que fazer a seguir: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade.

1. Contexto

Você criou pelo menos uma lista de tarefas. Ótimo! Como você costuma ter muitos contextos diferentes em sua vida (trabalho, família, hobbies), você deve criar listas diferentes chamadas listas de contexto. Dessa forma, você não precisará percorrer uma lista enorme de tarefas a fim de decidir sua próxima ação. Você pode simplesmente olhar para suas breves listas de contexto.

Sempre que você tiver tempo livre que deseja usar de maneira produtiva, pergunte-se primeiro: Em que contexto estou? O que posso fazer agora? Se você estiver na sala de espera do dentista e quiser usar seu tempo com sabedoria, provavelmente não deve fazer ligações. Mas você pode definitivamente responder a alguns e-mails curtos ou enviar uma mensagem para amigos.

2. Tempo disponível

Quanto tempo você tem agora? Se você estiver no carro e estiver a 15 minutos do seu destino, não deve iniciar uma ligação que você sabe que levará uma hora do seu tempo. Uma escolha melhor pode ser parar no supermercado para riscar algumas coisas da sua lista de compras.

3. Energia disponível

Seu nível de energia flutua ao longo do dia. Observe o seu nível de energia mudar ao longo do dia durante uma semana para descobrir quando você tem altos e baixos. No futuro, programe tarefas que exijam total concentração e desempenho para quando você estiver com energia e pronto para a tarefa. Você pode preparar uma apresentação importante pela manhã e não durante o meio do dia. Ou, se você geralmente é mais produtivo à tarde e à noite, reagende suas tarefas para esses horários.

4. Prioridade

Se você reduziu as tarefas com base nos três critérios acima e tem opções diferentes, escolha pela prioridade. Qual tarefa é mais importante? E quando souber a resposta, comece por ela.

Digamos que você esteja no escritório e tenha uma hora não programada antes da próxima reunião. Você pode fazer algumas ligações, escrever um relatório ou continuar trabalhando no seu workshop. Como o workshop será realizado em três dias e você ainda não se preparou, você escolhe esta tarefa (o relatório é para a próxima semana, e as ligações não são importantes).

Vamos dar uma olhada em como realmente aplicar o GTD através do fluxograma de tomada de decisão:

Quando o input / tarefa chegam até você, a primeira pergunta que você deve se fazer é “o que é isso?”. Depois de decidir o que é, você poderá responder à pergunta “é acionável?“. Se NÃO for acionável, ele pode ir para um dos três lugares.

• Algum dia / talvez – Essa é a seção onde você armazena todos os itens em que poderá trabalhar algum dia, mas não “agora”. Podem ser itens como – se matricular em um curso que comece daqui três meses, aprender italiano (estou fazendo isso agora).
• Referência – uma seção para colocar materiais de referência aos quais você pode consultar posteriormente – artigos, guias ou receitas.
• Lixeira: se os itens de trabalho não se encaixam em nenhuma das duas categorias acima, não é necessário mantê-lo. Mova-o para a Lixeira e seja feliz. Uma quantidade surpreendentemente alta de informações que receberemos pertence a lixeira. Muitas pessoas tendem a ser acumuladoras digitais, mas a realidade é que você não precisa de todas as coisas que diz que precisa.

Dica: Não tenha medo de excluir coisas que não considera importantes.

Se a informação “É acionável“, você precisa se perguntar “qual é a próxima ação? Posso faze-la em uma etapa?“. Se você NÃO pode concluir a atividade em uma etapa, na verdade não é uma ação, é um projeto e precisa de mais planejamento. 

1. Planeje seus projetos. Um projeto é qualquer coisa que contenha várias etapas para concluí-lo. Provavelmente, você terá vários projetos ativos ao mesmo tempo;
2. Reveja regularmente o projeto para verificar se existem etapas adicionais necessárias para concluí-lo.

Se as informações não são um projeto e você pode concluí-las em uma etapa, a próxima pergunta que você precisa fazer é “isso levará menos de dois minutos?” Se SIM.

• FAÇA! Vá em frente e termine – provavelmente levará mais tempo e esforço para decidir sobre um plano de acompanhamento do que realmente para concluir a atividade. Esse é um dos benefícios ocultos do método GTD – abordar todos os itens que demoram menos de dois minutos para verificar como concluídos oferece um enorme impulso mental, por causa de ganhos rápidos.

Se levar mais de dois minutos para ser concluído, pergunte a si mesmo: “É para mim?”. Se NÃO for, você pode fazer uma de duas coisas:

1. Você pode delegá-lo a outra pessoa; nesse caso, você precisa garantir que ele termine em uma lista de espera para você siga com. Certifique-se de não entregá-lo e esquecê-lo, especialmente se você for o responsável final pela conclusão da atividade. Certifique-se, porém, de acompanhar e de concluir a tarefa. 

O outro cenário é quando a resposta para a pergunta “É para mim” é “SIM“. Você terá que fazer mais uma pergunta: “Devo executar esta tarefa em uma data específica?” A partir daqui, você pode agir de duas maneiras:

• Se a resposta for “Sim” – Ao adiar uma tarefa, você a realiza no futuro por um de dois motivos: ou precisa concluir a tarefa em um momento específico ou precisa de algo a ser concluído antes de poder realizá-la. Se você estiver adiando a tarefa por ser baseada em tempo (como uma reunião), verifique se ela termina no seu calendário. 
• Se a resposta for “Não” – Se não for baseado no tempo e você estiver esperando que algo mais seja concluído antes de poder executar esta tarefa, verifique se ela termina na sua lista de “próximas ações”.

• Forças

• Confiabilidade: O sistema garante que você realize todas as suas tarefas (dentro do prazo). Se você freqüentemente perde compromissos, o método GTD pode ser uma grande ajuda.
• Organização abrangente: GTD fornece um sistema organizacional único para todos os seus projetos, tanto pessoais quanto relacionados ao trabalho. Dessa forma, é menos provável que você perca o foco.
• Isso ajuda você a realizar as tarefas a tempo: o GTD evita que você se sinta sobrecarregado porque está dividindo tudo entre etapas sequencias. O método divide grandes projetos em subtarefas menores, facilitando o início de um projeto.
• Estrutura clara: as muitas listas e perguntas norteadoras do método garantem que você use seu tempo livre com eficiência e evite que você salte aleatoriamente entre as tarefas, prejudicando sua produtividade.
• Liberdade: Por mais detalhado que seja o método GTD, ele oferece muita liberdade no seu dia. Não determina um horário diário ou semanal específico. Cabe a você decidir qual tarefa executar em seguida. Isso pode ser motivador, mas algumas pessoas também vêem isso como uma fraqueza.

• Fraquezas

• Nenhuma ajuda na priorização: as prioridades não possuem um lugar de destaque no GTD. O sistema ajuda que que você não esqueça nada e use seu tempo livre com eficiência. Mas se você quiser ter certeza de que está priorizando as tarefas corretamente, precisará utilizar o GTD com outros métodos, como a matriz Eisenhower .
• Nenhuma estrutura semanal ou diária: O GTD não ajuda a otimizar o planejamento semanal ou diário. A metodologia não será de grande ajuda se você geralmente tiver dificuldade em estabelecer metas, definir os próximos passos e estruturar efetivamente o seu dia.
• Sistema complexo: você não pode aprender o GTD em cinco minutos e coloca-lo em pratica em uma tarde. Se você deseja utilizar o método corretamente, é necessário entendê-lo em detalhes e praticá-lo de forma consistente. Tudo ou nada. Por exemplo, o método não será tão eficaz se você omitir as revisões semanais ou não aprender a dividir suas listas de tarefas em listas de contexto.
• Muitos hábitos novos para aprender: Quando você começa a usar o método GTD, é forçado a mudar muitos hábitos em pouco tempo. Você precisa esvaziar suas caixas de entrada regularmente, reservar um tempo para revisar suas listas de tarefas, revisitar os projetos e adquirir o hábito de manter as listas de contexto.

Getting Things Done ou GTD é um método eficaz de autogerenciamento. Inúmeros apoiadores testemunharam seu sucesso. Mas o ele NÃO é uma metodologia simples de se utilizar.

O GTD é ótimo se você prefere uma abordagem altamente analítica e estruturada e já tiver alguma clareza sobre seus objetivos e prioridades. Se você foi encarregado de várias tarefas diferentes, o sistema pode ser uma ferramenta prática para garantir clareza ainda melhor.

No entanto, o GTD geralmente é uma “bala de canhão para matar uma mosca” se você estiver envolvido apenas em um número pequeno de projetos e não tiver muitas responsabilidades pessoais e profissionais diferentes. 

Se for esse o caso, geralmente é suficiente manter um calendário bem organizado, ter uma lista de tarefas a fazer – uma para o trabalho e outra para tarefas pessoais e reservar um tempo semanalmente para limpar sua caixa de entrada de e-mail.