O evento Kaizen: metodologia 5S

5S (ou Five S) são cinco termos japoneses, cada termo começando com a letra S, usados para descrever as etapas de um framework de gerenciamento visual. Em japonês, os cinco S são Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seiso (Shine), Seiketsu (Standardize) e Shitsuke (Sustain).

Imagina que você possui um restaurante! Você ainda não sabe onde guardar as coisas, seus cozinheiros estão muito lentos na produção dos alimentos, um cozinheiro seu vive se esbarrando no lavador de pratos…. Enfim, esta uma confusão.

Ai você se pergunta: “Como eu consigo organizar minha cozinha da melhor forma para maximizar minha eficiência e criar um melhor ambiente de trabalho?”. É ai que entra a metodologia 5S.

5S é uma forma sistemática de gerenciamento visual que utiliza tudo, desde fita adesiva até manuais de operação. Não se trata apenas de limpeza ou organização; trata-se também de maximizar a eficiência e o lucro.

É uma metodologia que enfatiza o uso de uma mentalidade e ferramentas específicas para criar eficiência e valor. Envolve observar, analisar, colaborar e buscar resíduos e também envolve a prática de remoção de resíduos.

Nesse artigo, vamos falar sobre a origem do 5S, suas etapas, e como você pode implementar no seu local de trabalho.

A origem da metodologia 5S

A metodologia 5S tem sua origem no Japão pós-guerra, onde os líderes da Toyota buscavam reduzir desperdícios de fabricação e ineficiências. Sua solução, apelidada de Sistema Toyota de Produção, abrange uma série de metodologias que se tornariam famosas, incluindo a manufatura Just-In-Time e o Jidoka.

No começo, o Sistema Toyota de Produção era um segredo, mas o enorme boom econômico que o Japão experimentou na década de 1980 atraiu interesse de empresas estrangeiras que se perguntavam como a Toyota, era capaz de construir tantos produtos de alta qualidade.

Como uma troca gradual de ideias internacional começou a tomar forma, o autor e executivo da ULVAC Inc. Hiroyuki Hirano concebeu os cinco pilares do local de trabalho visual, um conceito que iria virar a metodologia 5S como a conhecemos hoje.

A metodologia 5S ganhou importância ao longo dos anos e agora é um dos elementos básicos fundamentais do Lean, juntamente com outros processos e práticas Lean, como:

• Six Sigma
• Kaizen
• Kanban
• Gemba
• Lean Manufacturing

As etapas da metodologia 5S

A metodologia 5S é uma abordagem sistemática para a organização do local de trabalho. De modo geral, as etapas do 5S envolvem examinar itens em um espaço de trabalho, remover o que é desnecessário, organizar itens, limpar, realizar manutenção e garantir que essas coisas se tornem hábitos.

O 5S pode ser adaptada em qualquer escala de tempo apropriada (diário, mensal, anual, etc.), desde que o suporte contínuo seja administrado corretamente. Abaixo está uma exploração detalhada de cada etapa dentro do processo e como ele pode ser utilizado para garantir a eficácia máxima.

1. Seiri (Classificar)

Na etapa de classificação, o objetivo é remover itens desnecessários da sala, estação ou espaço que está sendo organizado. Também visa fornecer uma lousa limpa sobre a qual construir e executar as outras quatro etapas.

O início do processo de classificação começa de forma simples, já que quase tudo deve ser removido da área de destino. Mesmo que pegar itens de um espaço e colocá-los em uma grande pilha em outro espaço pareça estar fazendo uma bagunça, isso não é verdade.

Em vez disso, esta é a oportunidade de realmente tomar decisões sobre o que precisa ficar e o que precisa ir para que ações possam ser tomadas imediatamente para itens que não são mais usados ​​ou necessários.

Como funciona:

As “caixas industriais” são necessárias para uma classificação precisa. Com base na abordagem padrão, existem três a quatro “caixas” (ou categorias de classificação) usadas ao conduzir uma a etapa de classificação 5S.

As caixas são:

• Manter: Itens usados ​​com frequência e essenciais para a operação do local de trabalho que está sendo classificado. Se a área for um almoxarifado ou depósito de ferramentas devem ser avaliados baseados na frequência com que extraem as ferramentas da área de classificação para utilizarem.
• Remover: Itens que não são necessários e estão ocupando espaço devem ser colocados em uma lixeira ou pilha para serem removidos. Os itens de exemplo podem incluir o seguinte: ferramentas quebradas ou desatualizadas, produtos químicos que se degradaram ou ultrapassaram a data de validade.
• Probação: Itens sendo avaliados para uso. Deve ser definido um período (apropriado para o negócio) durante o qual os itens serão avaliados para ver se eles são usados ​​com freqüência suficiente para mantê-los. Após esse período, os itens são descartados ou organizados de volta no espaço de trabalho original.
• Para mudar: Os itens que não são necessários com frequência, mas devem estar disponíveis nos momentos em que forem necessários, precisarão ser realocados. Esses itens acabarão por encontrar novas casas em outras estações ou salas que façam mais sentido para eles.

Dicas para a “classificação“

• Espaços diferentes requerem frequências de classificação diferentes. Por exemplo, uma estação de trabalho deve ser classificada para garantir a limpeza todos os dias em que será usada. Por outro lado, um armário de armazenamento pode precisar apenas passar por essa etapa trimestralmente.
• Importante auditar o processo de classificação de qualquer espaço 5S. Às vezes, a ênfase na empresa pode ofuscar outras áreas; certifique-se de verificar a calibração da ferramenta, as datas de validade do suprimento e os riscos à segurança enquanto as áreas estão passando pela organização de auditoria.

2. Seiton (Colocar em ordem)

Esta fase concentra-se em colocar os itens considerados essenciais na fase de classificação de volta na estação de trabalho (ou área) de maneira bem organizada. É sobre como encontrar os locais mais eficientes e adequados para as ferramentas e itens dentro dessa área.

Cada vez que os funcionários precisam procurar uma ferramenta para concluir suas tarefas, perde-se tempo e, por extensão, a empresa perde dinheiro. A ordenação dos itens de forma intencional e planejada é essencial para minimizar esses tipos de perdas.

Por exemplo, imagine a importância de ferramentas bem organizadas para médicos de pronto socorro. Eles precisam ter suas ferramentas e equipamentos necessários à mão e facilmente acessíveis para ajudar a salvar a vida de seus pacientes.

Como funciona:

Uma boa maneira de começar é mapear a área para onde as ferramentas e equipamentos serão devolvidos. Durante este estágio, é fundamental realmente pensar sobre os trabalhos que estão sendo realizados em ou ao redor de cada estação.

Esse conhecimento deve ser usado para mapear as áreas mais convenientes e confortáveis ​​para os trabalhadores irem ou alcançarem. As ferramentas usadas com mais frequência pelos funcionários devem residir em áreas de fácil acesso com o mínimo de restrições possível.

O objetivo é minimizar a necessidade de os funcionários alcançarem repetidamente os itens, colocando as ferramentas e suprimentos usados ​​com mais frequência mais perto do operador da estação, enquanto optam por colocar itens menos usados ​​em outras áreas.

Dicas para “Colocar em ordem”.

• Utilizar placas de sombra. Os quadros de sombra apresentam contornos de ferramentas atrás ou abaixo dos locais onde ficam pendurados ou ficam quando armazenados. Quando um item é removido de seu local, é fácil para as pessoas verem rapidamente onde colocá-lo de volta por causa de sua silhueta.
• Personalize a colocação dos itens. Os trabalhadores são indivíduos e o que funciona para um pode não ser a opção mais eficiente para outro. Isso pode significar fazer ajustes para onde os itens são armazenados, altura das ferramentas, se o funcionário é destro ou canhoto, etc.
• Peça ajuda ao time. Pedir aos funcionários que se envolvam nas decisões ou, pelo menos, forneçam feedback sobre quais configurações fazem mais sentido para as tarefas do dia-a-dia, faz uma grande diferença nos níveis de eficiência e melhorar o processo.

3. Seiso (Brilhar / Higienizar)

O termo japonês Seiso deriva de “Brilhar”, que significa varrer ou higienizar. A fase de brilho é basicamente uma limpeza completa de toda a estação de trabalho ou espaço. Nesta fase, os funcionários devem limpar, tirar o pó, polir, varrer, junto com todo o necessário para obter a ordem perfeita.

Como funciona:

Em quase todos os casos, um local de trabalho limpo é um local de trabalho mais seguro. Os acidentes de trabalho têm o potencial de destruir a eficiência, e uma boa iluminação pode ajudar os trabalhadores a evitá-los. Por exemplo:

• Manter o piso livre de detritos ajuda a reduzir o risco de tropeções, escorregões e quedas – uma causa extremamente comum de lesões no local de trabalho.
• Um local limpo também ajuda a neutralizar quaisquer infecções em potencial ou outros riscos à saúde que os funcionários possam encontrar.

A limpeza pode ser usada como ferramenta de inspeção. Expectativas claras são necessárias para interações positivas com os funcionários e, em última análise, resultados. Quando os funcionários sabem o que se espera de seu espaço de trabalho, é mais provável que eles mantenham as coisas nesse estado.

• Postar imagens que mostrem o estado totalmente limpo de um espaço de trabalho pode ser uma maneira útil de manter essa comunicação viva.

Uma limpeza regular e completa ajuda a prevenir a degradação de ferramentas e máquinas. Isso não apenas ajuda com a segurança, mas também pode garantir que esses itens durem mais. Uma vida útil mais longa significa substituição e manutenção menos dispendiosas no futuro.

Dicas para “brilhar”:

• Seja proativo, não reativo. A limpeza deve sempre ser realizada em um cronograma, não em resposta a um espaço de trabalho que se tornou muito desordenado para navegar com eficiência.
• Os trabalhadores devem se revezar em uma função de supervisão, na qual têm a tarefa de garantir que o “Shine” seja adequado. A rotação desse trabalho ajuda a manter todos felizes e envolvidos, e pode economizar tempo de gerentes e supervisores.
• Recompense o sucesso. Quando o “brilhar” é for feito corretamente por um período de tempo, recompensar os trabalhadores com incentivos (festas de pizza, certificados de presente, prêmios, etc.) é uma maneira fácil engajar a todos.

4. Seiketsu (Padronizar)

Este estágio se conecta diretamente com algumas das dicas finais da seção “Brilhar”, porque se baseia na ideia de auditar e verificar os esforços do 5S regularmente. A padronização é “a ponte” entre o “brilhar” e a etapa final do 5S, “sustentar”.

Ao padronizar a abordagem de 5S, ele pode garantir que os esforços organizacionais sejam sustentados no longo prazo. Deixar de padronizar os procedimentos pode tornar o trabalho desleixado com o tempo e perda de eficiência.

Como funciona:

Comece a padronizar as operações 5S tornando o processo mais do que um acordo boca a boca. Este é o momento de implementar um sistema claro e universalmente entendido para que os funcionários tenham certeza sobre o que se espera que façam.

Uma excelente maneira de fazer isso é projetar e imprimir planilhas de auditoria 5S que podem ser usadas por quem está verificando uma área em um determinado dia. Uma lista de verificação que faz perguntas específicas sobre a área de trabalho pode ajudar a garantir que os processos sejam realizados conforme o planejado.

Algumas perguntas na lista de verificação podem incluir:

• “Todas as ferramentas estão em seus lugares corretos nas placas de sombra?”
• “As ferramentas elétricas foram desconectadas e os cabos armazenados corretamente?”
• “Existem os suprimentos necessários para o próximo trabalhador que iniciará um turno naquela estação?”

5. Shitsuke (Sustentar)

A etapa final, concentra-se em seguir todas as etapas anteriores do 5S, incluindo os procedimentos padronizados, e transformá-los em hábitos contínuos para garantir a melhoria contínua. Apenas ter um sistema básico implantado não é suficiente, e a existência da etapa Sustain é uma prova disso.

Uma das maiores preocupações com a padronização é que às vezes as auditorias podem voltar inconsistentes com o esperado. Este é um problema comum que pode ser resolvido facilmente. Em geral, a falha neste estágio se deve ao não reconhecimento de um ou mais fatores que contribuem para a desorganização.

Os fatores contribuintes podem incluir:

• Treinamento inadequado de funcionários. Às vezes, pode ser que os trabalhadores não tenham recebido treinamento eficaz ou suficiente sobre o que se espera deles. Isso é comum quando nem todos os trabalhadores estavam envolvidos 5S original ou pela rotatividade de funcionários.
• Falta de tempo. Uma pergunta a ser feita é: “Os turnos e programações atuais permitem um tempo adequada para concluir as tarefas definidas?”. Com os cronogramas apertados e altas demandas, dificultam as habilidades dos funcionários para concluir as tarefas organizacionais após um turno.
  • NOTA: Nesses casos, é importante dar um passo para trás e examinar outros ajustes de eficiência que podem permitir que os funcionários tenham mais tempo para concluir essas tarefas necessárias.
• Falta de feedback solicitado. No processo de padronização, o feedback dos funcionários deve ser coletado e respondido de maneira genuína. Essas sugestões devem ser levadas a sério, especialmente se os comentários indicarem que algo não está funcionando corretamente.

Como funciona:

1. Demonstrar. Qualquer coisa esperada dos trabalhadores deve ser demonstrada corretamente por um profissional treinado e experiente. Esta é a parte em que os trabalhadores entendem o que realmente precisa ser feito.
2. Empreendimentos supervisionados. Os funcionários devem ser monitorados nas primeiras tentativas para garantir que os hábitos diários 5S que estão sendo formados sejam os hábitos exatos e desejados. Os trabalhadores não devem ser mimados por isso e erros devem ser corrigidos.
3. Verificações periódicas. Após o treinamento inicial, é importante permanecer vigilante, utilizando as técnicas de auditoria estabelecidas na etapa de padronização para garantir que as coisas estejam funcionando perfeitamente. Verificações periódicas podem ser úteis para a formação positiva de hábitos.
4. Faça as alterações necessárias. Às vezes, um comportamento indesejado ou resultados indesejados surgem como consequência de um sistema defeituoso. Nesse caso, encontre a falha na configuração original e corrija-a conforme necessário

Dicas para “Sustentar”

• Permitir que os funcionários atuais realizem o treinamento do novo funcionário. Ensinar outra pessoa a realizar uma tarefa exige que a pessoa avalie seu próprio conhecimento, e os funcionários podem facilmente identificar lacunas sobre as quais possam ter dúvidas.
• Meça, não apenas adivinhe. O objetivo final é aumentar a eficiência. É importante manter um controle preciso sobre se o esforço ajudou ou não a reduzir o tempo de produção, as taxas de acidentes, os custos de equipamentos perdidos etc. Use números reais e não ignore os fatos.
• Sustentar o 5S é realizar a tarefa ou conceito repetidamente até que se torne uma segunda natureza. Essa pode ser uma fase frustrante para gerentes e funcionários, por isso é importante garantir que a comunicação seja aberta, factual e construtiva, ao mesmo tempo que está livre de acusações.

O Sexto S – Segurança

A maioria das pessoas que trabalham para qualquer tipo de armazém ou empresa de manufatura reconhecerá o termo 5S e saberá imediatamente que se trata de reduzir desperdícios e melhorar a produtividade. Porém, além do 5S, há também um sexto S conhecido como segurança.

Embora o sexto S não faça parte do conceito Lean original desenvolvido na Toyota, a implementação dele pode ajudar a melhorar a produtividade e eliminar o desperdício de várias maneiras.

A controvérsia 6S

Em toda a comunidade do lean manufacturing há alguma controvérsia sobre se o 6S deve ser um padrão ou não. Não existe uma resposta certa ou errada, mas é difícil argumentar que a segurança não é um dos fatores mais importantes na redução do desperdício e na melhoria da produtividade.

• O argumento CONTRA o 6S. Aponta que a segurança deve ser um componente-chave de cada um dos outros S e, portanto, ter um 6º S separado é na verdade redundante.
• O argumento a FAVOR do 6S. Embora a segurança deva ser um fator em cada um dos outros S, é importante o suficiente para garantir sua própria categoria também.

Os perigos são ineficientes

Aqui estão algumas das maneiras mais óbvias de como a segurança pode ajudar a eliminar o desperdício e melhorar a produtividade em qualquer local de trabalho:

• Perda de tempo com acidentes – Quando há um acidente em uma instalação, normalmente é necessário interromper o trabalho enquanto ele é investigado. Dependendo da gravidade do acidente, isso pode causar a paralisação do trabalho por horas ou até dias.
• Lesões lentas no trabalho – Quando alguém se machuca no trabalho, é provável que tenha que tirar algum tempo para se recuperar. Pode ser necessário trazer alguém novo, o que custará tempo e dinheiro. Mesmo quando o funcionário retorna, ele(a) pode nunca ser tão eficiente devido aos efeitos da lesão.
• A segurança melhora a organização – Muitas melhorias na segurança podem ajudar uma instalação a se manter mais organizada, o que melhora a eficiência. Por exemplo, se a fita de marcação de piso for usada para dividir corredores de caminhões e pessoas, todos saberão onde precisam estar.
• Confiança do funcionário – os funcionários que trabalham em um ambiente perigoso são mais propensos a fazer as coisas lentamente para ajudar a se proteger. Quando os funcionários se sentem confiantes de que a instalação é um lugar seguro eles podem se mover mais rapidamente.

NOTA: existem dezenas de outras maneiras pelas quais a segurança pode ajudar a melhorar a eficiência geral de uma instalação.

Incorporando a “segurança” no 5S

Quer seja chamado de 5S ou 6S, a segurança deve sempre ser incorporada em todos os esforços realizados. Uma das melhores maneiras de fazer isso é observar como todos os esforços com qualquer um dos primeiros 5 Ss afetarão a segurança.

O gráfico abaixo mostra como funciona e como o sexto S pode ser adotado para uso nas instalações de trabalho.

A tabela acima é uma representação muito simples. No entanto, deve fornecer uma ideia de como pegar projetos que foram definidos para as etapas 5S tradicionais e usá-los para fazer melhorias de segurança (6º S) também.

Como começar como o 5S

Iniciar qualquer projeto que envolva o potencial para grandes mudanças pode ser um tanto assustador. No entanto, existem algumas maneiras de ajudar a estabelecer um solo rico para níveis abundantes de crescimento. Basicamente você precisa atuar em 2 áreas:

• Adesão dos funcionários

A adesão dos funcionários significa essencialmente que eles estão abertos, dispostos e comprometidos em fazer contribuições para tornar o empreendimento um sucesso. Algumas maneiras úteis de desenvolver essa adesão:

Educar funcionários

Não se deve esperar que os funcionários entendam e cumpram as metodologias do 5S se não as compreenderem ou o propósito geral. É fundamental que os funcionários e a gerência sejam educados no valor do 5S como uma “ferramenta”, em vez de simplesmente como uma filosofia.

Fornecer uma visão sobre como o processo realmente funcionará para ajudar a aliviar algumas das incógnitas que podem atrapalhar o processo. Fornecendo exemplos e uma estrutura para o sucesso. E permitir que os funcionários discutam as potenciais barreiras e armadilhas das recomendações.

Envolver os funcionários

Os funcionários devem estar envolvidos em quase todos os estágios da implementação do 5S e também em todas as tarefas que envolvem as práticas e / ou procedimentos do 5S. Por exemplo:

• Devem participar do processo de tomada de decisão com relação à marcação de itens desnecessários.
• Devem ser utilizados como um recurso valioso no que diz respeito à organização geral. São eles estão no local de trabalho todos os dias, engajados nos processos e observando as armadilhas e os picos de cada processo de trabalho.

Fornecer treinamento

Os funcionários em todos os níveis – desde a gestão até os funcionários locais, devem receber treinamento adequado em 5S para que o sistema seja eficaz. No 5S, todos são responsáveis por fazer sua parte para manter o sistema, e isso ocorre nos locais de trabalho e não apenas de informações sobre as tarefas.

O treinamento 5S deve explicar os pilares do 5S, suas aplicações no local de trabalho, como o 5S se encaixa nos objetivos da empresa e que papel cada pessoa desempenhará na manutenção de um local de trabalho eficaz.

Criando um plano

Ao criar um plano, é mais útil começar com um caso de negócios real ou o motivo para as alterações serem feitas. Identifique algumas das necessidades mais relevantes em um ambiente de trabalho específico, e pergunte-se:

• Como a melhoria afetará ou beneficiará os resultados financeiros?
• Por exemplo, está se perdendo tempo procurando por algo?
• Ou há falta de organização ou necessidade de gerenciamento visual?

É importante evitar tentar obter as melhores Práticas Operacionais Padrão (SOPs) imediatamente. Da mesma forma, também é importante não impor SOPs específicos às equipes. Quando os funcionários são forçados a fazer algo sem que sejam solicitados a dar informações a primeira reaçao natural, é resistir.

Importante: a equipe envolvida na execução das tarefas 5S deve incluir os membros que realmente trabalham na área específica. Por exemplo, não faria muito sentido levar uma equipe de funcionários de escritório para a área de trabalho industrial para implementar todas as mudanças 5S necessárias.

• Ferramentas

Você pode usr muitas ferramentas para ajuda-lo na implementaccao, como:

Shadow Boards

Os quadros de sombra apresentam um esboço de onde as ferramentas pertencem e permitem que os funcionários identifiquem rapidamente quais ferramentas estão faltando. Os quadros de sombra ajudam na organização da ferramenta e na responsabilidade da ferramenta.

Marcações de piso

As marcações de piso podem ser usadas para uma variedade de propósitos organizacionais diferentes, desde delinear um espaço de trabalho específico até marcar o armazenamento de paletes ou para ajudar o tráfego de pedestres a navegar para áreas seguras dentro do ambiente de trabalho.

As marcações de piso são ferramentas extremamente diversas e estão disponíveis em uma variedade de cores, tamanhos, resistências, espessuras e até formas diferentes. Marcações de piso, como fitas e formas, são ferramentas úteis em muitos tipos diferentes de ambientes de trabalho, como escritórios, oficinas, instalações de saúde, fábricas, ambientes de varejo, etc.

Sinais

A sinalização não apenas ajuda a aumentar a segurança, mas também cria um ambiente visual para os funcionários prosperarem. Os sinais de segurança podem ser encontrados em uma variedade de cores, formas e tamanhos e podem ser encontrados com muitas combinações de texto comuns diferentes

A sinalização pode estar disponível como sinalização de piso, sinalização de parede ou sinalização vertical. Todos os sinais podem melhorar a comunicação visual.

Marcação

Praticamente qualquer coisa pode ser rotulada para ajudar a manter as áreas de trabalho organizadas, eficientes e visuais para os funcionários. Quando as etiquetas são usadas, os funcionários entendem onde as coisas pertencem e podem facilmente identificar quando algo está faltando.

Por exemplo, algumas coisas que podem ser etiquetadas são prateleiras, unidades de armazenamento, caixas, áreas de trabalho, tubos, etc.

Impressoras Industriais

As impressoras industriais ajudam a tornar a impressão fácil, conveniente e econômica. Em vez de solicitar etiquetas de uma entidade externa, as etiquetas podem ser impressas internamente com a ajuda de uma impressora de etiquetas industrial.

As impressoras de etiquetas industriais são capazes de imprimir uma variedade de etiquetas de diferentes tamanhos usando tintas de cores diferentes e também podem imprimir em diferentes tipos de fornecimento de etiquetas.

Tags 5S

As tags 5S, também conhecidas como “tags vermelhas”, são comumente usadas durante a fase de classificação do 5S. Essas etiquetas são anexadas a itens que não agregam mais valor às instalações de trabalho e não são frequentemente necessárias ou usadas.

Esse tipo de etiqueta 5S vermelha é fácil de ver e torna o processo de classificação entre diferentes ferramentas, suprimentos e equipamentos simples e direto. Observando as tags, os funcionários podem determinar facilmente o que vai ficar e o que vai.