Análise de causa raiz: Análise de Pareto

A Análise de Pareto usa o Princípio de Pareto – também conhecido como “Regra 80/20” – cunhado pelo economista italiano Vilfredo Pareto. O Princípio de Pareto afirma que 80% dos problemas podem ser atribuídos a 20% das causas, dessa forma, ela identifica as áreas ou tarefas problemáticas que terão a maior recompensa

Imagine que você acabou de ser promovido a chefe de departamento ou do seu time de produto. Você está repleto de ideias sobre como melhorar as coisas, então por onde começar?

Idealmente, você pode se concentrar em corrigir os problemas que têm o maior impacto no seu produto, negócio ou clientes. Mas como você decide qual atacar primeiro?

A Análise de Pareto é um método simples de tomada de decisão para avaliar problemas concorrentes e medir o impacto de corrigi-los. Isso permite que você se concentre nas soluções que proporcionarão o máximo de benefícios.

Neste artigo, mostraremos como realizar uma Análise de Pareto e explicaremos como usar suas descobertas para priorizar tarefas que fornecerão o maior impacto positivo.

Nota: existem diversos métodos para realizar a análise de causa raiz (RCA) dos problemas, como o “5 porquês“, o “Diagrama de Ishikawa” (ou conhecido como causa e efeito), e o “Diagrama de Dispersão”. A análise é mais um desses métodos.

A Análise de Pareto é uma técnica estatística na tomada de decisão usada para a seleção de um número limitado de tarefas que produzem um efeito geral significativo.

Ele usa o Princípio de Pareto (também conhecido como regra 80/20) – que foi cunhado pelo economista italiano Vilfredo Pareto em seu livro de 1896, “Cours d’économie politique”. A ideia de que ao fazer 20% do trabalho você pode gerar 80% do benefício de fazer o trabalho inteiro ou, ao contrário, que 80% dos problemas podem ser atribuídos a 20% das causas.

Joseph Juran, um teórico de negócios romeno-americano, encontrou o trabalho de pesquisa de Pareto 40 anos após sua publicação e chamou a regra 80/20 de Princípio de Distribuição Desigual de Pareto. Juran estendeu o Princípio de Pareto em situações empresariais para entender se a regra poderia ser aplicada aos problemas enfrentados pelas empresas. 

Ele observou que nos departamentos de controle de qualidade , a maioria dos defeitos de produção resultava de uma pequena porcentagem das causas de todos esses defeitos, um fenômeno que ele descreveu como “os poucos vitais e os muitos triviais“.

“… os poucos vitais e os muitos triviais…”

Joseph Juran ao falar sobre as causas que geram os maiores defeitos

Hoje, a Análise de Pareto é empregada por gerentes de produto e negocios em todos os setores para determinar quais questões causam mais problemas em seus departamentos, empresas ou setores. Uma boa abordagem normalmente envolve a condução de uma técnica estatística, como uma análise de causa e efeito, para produzir uma lista de problemas potenciais e os resultados desses problemas. 

Seguindo as informações fornecidas na análise de causa e efeito, a análise 80/20 pode ser aplicada a quase tudo, por exemplo:

• Empresarial – 80% do trabalho é realizado por 20% dos colaboradores;
• Desenvolvimento de software – 80% da lógica de um programa é executado usando 20% das classes ou código;
• Eficiência do software – 80% dos erros são causados ​​por 20% dos bugs. Consertar 20% dos bugs com maior frequência deve resolver cerca de 80% dos problemas do cliente. Como afirmou o ex-CEO da Microsoft , a regra 80-20 não se aplica apenas a recursos, mas também a bugs de software;
• Saúde – Cerca de 80% das lesões e acidentes acontecem devido a 20% dos perigos possíveis;
• Vendas – 80% das vendas e receitas são recolhidas por 20% dos clientes;

A análise de Pareto, é uma das principais ferramentas usadas no controle de qualidade total e Six Sigma. E no PMBOK, a ordem de Pareto é usada para orientar a ação corretiva e para ajudar a equipe do projeto a tomar medidas para corrigir os problemas que estão causando o maior número de defeitos primeiro.

Importante: A proporção 80 e 20 não é “escrita em pedra” e devem ser utilizadas como um guia. O Princípio de Pareto ilustra a falta de simetria que freqüentemente ocorre entre o trabalho que você coloca e os resultados que você alcança. Por exemplo, você pode descobrir que 13% do trabalho pode gerar 87% dos retornos. Ou que 70% dos problemas poderiam ser resolvidos lidando com 30% das causas subjacentes.

Para construir um gráfico de Pareto, primeiro você precisa entender seus componentes e a relação entre eles. Essencialmente, o gráfico de Pareto é um gráfico de barras, composto por duas variáveis ​​principais que formam o eixo x e o eixo y. 

Abaixo você pode encontrar um resumo dos componentes do Gráfico de Pareto :

• eixo x – diferentes categorias nas quais os dados são divididos.
• eixo y – o número de ocorrências ou a contagem para cada categoria específica. As barras são ordenadas da frequência mais alta para a frequência mais baixa, começando da esquerda para a direita.
• barras classificadas em ordem decrescente – a ordem em que as barras são colocadas está alinhada com a frequência do evento
• curva de porcentagem cumulativa – é uma subferramenta visual usada para detectar imediatamente se um determinado conjunto de dados segue a regra 80/20. Ela mostra a porcentagem cumulativa (no eixo y) enquanto percorre as categorias da esquerda para a direita.

Embora os gráficos de Pareto possam ser altamente eficazes, eles são úteis apenas para certos tipos de dados, a saber, dados hipotéticos.

Abaixo está um guia para saber quando um gráfico de Pareto é necessário:

• Analisando causa raiz. Se você estiver analisando dados sobre possíveis problemas de causa raiz em processos ou a frequência dos problemas;
• Você está lidando com muitos problemas e causas diferentes, mas deseja se concentrar nos mais significativos;
• Se você estiver analisando causas de amplo alcance, concentrando-se em seus componentes individuais.
• Otimização. Não importa se você está tentando otimizar o código, um processo de negócios, fluxos de trabalho, práticas de documentação e assim por diante.
• Encontrar padrões. Como regra geral, a análise do gráfico de Pareto pode ser usada ao tentar encontrar um padrão que pode gerar o maior impacto, enquanto emprega os recursos e atividades mais significativos.
• Ajudam a analisar como apresentar os problemas que precisam ser resolvidos de uma maneira mais simples e compreensível. Além disso, eles também ajudam a orientar onde procurar em termos de descobrir a frequência de um determinado problema em sua empresa.

Etapa 1 – Identificar e listar os problemas

Na maioria das vezes, a análise de Pareto é usada para determinar quais questões causam mais problemas (ou quais causas levam aos maiores resultados positivos). Mas a análise não é realizada isoladamente, por isso reuna seu time, e pessoas que sofreram com o problema.

Escreva uma lista de todos os problemas que você precisa resolver. Sempre que possível, reúna feedback de clientes e membros da equipe. Isso pode assumir a forma de pesquisas de clientes, reclamações formais ou registros de helpdesk.

Por exemplo: Imagine que sua equipe se reuniu e notou que que muitos prazos de entrega dos conteúdos de marketing estão atrasando e resolveram identificar o porque.

Etapa 2 – Identifique a causa raiz de cada problema

Em seguida, descubra a causa raiz de cada problema. Técnicas como os 5 porquês, Diagrama de Ishikawa (ou causa e efeito) são ferramentas úteis para isso.

No nosso exemplo, por meio da análise da causa raiz, eles descobriram que as causas do problema incluem (1) distrações no escritório, (2) falhas de software, (3) atrasos na comunicação entre departamentos, (4) atrasos na obtenção de aprovações da alta administração e (5) atrasos na produção causados ​​por problemas com a gráfica.

Etapa 3 – Pontuação de problemas

Depois de ter sua lista, você pode começar o processo de conduzir sua análise 80/20. Avalie cada problema listado por importância. O método de pontuação que você usa depende do tipo de problema que você está tentando resolver. Você começará pontuando os problemas ou causas que listou. 

Isso parece complexo, mas na verdade é um processo bastante direto na maioria dos casos. Por exemplo:

• Se seus problemas estão relacionados a lucros, classifique cada problema com base na quantidade de lucro perdida como resultado.
• Se os seus problemas estão relacionados à satisfação do cliente, classifique cada problema com base no número de reclamações associadas a ele.
• Se seus problemas estiverem relacionados a atrasos, pontue cada problema com base na quantidade de tempo perdido como resultado do problema.
• Se seus problemas estão relacionados a bugs ou falhas de produção, pontue cada problema com base no número de processos afetados pelo bug ou falha.

Se você deseja aumentar os lucros, pode pontuar os problemas de acordo com o custo deles. Ou, se estiver tentando melhorar a satisfação do cliente, você pode pontuá-los com base no número de reclamações que recebeu sobre cada um.

No nosso exemplo, como o problema que você está tratando está relacionado ao tempo, você pontuará cada item com base na quantidade de atraso que eles causam. No nosso caso, estamos levando em consideração o atraso semanal

Nota: como você pode notar no nosso exemplo, as causas raiz de maior impacto que devem ser solucionadas são: “atrasos na comunicação entre departamentos” e “atrasos na produção causados por problemas”. Mas em situações mais complexas, é útil realizar os próximos passos.

Etapa 4 – Defina as porcentagens (opcional)

As duas etapas a seguir nem sempre são necessárias, exceto para fins analíticos e de comunicação. Você pode criar um gráfico de Pareto funcional usando as etapas 1 a 3, mas a etapa 4 e 5 fornecem níveis adicionais de detalhes.

• Calcular a porcentagem de cada categoria, ou seja, o subtotal de cada categoria dividido pelo total de todas elas. Em seguida, desenhe um eixo vertical direito rotulado com essas porcentagens, garantindo que corresponda à outra escala, por exemplo, se sua medida à esquerda for igual à metade, a medida correspondente deve ser igual a 50% na escala à direita.
• Calcular e desenhar suas somas cumulativas. Isso pode ser feito adicionando os subtotais de sua primeira e segunda categorias. Combine este valor com o subtotal da terceira categoria. Continue fazendo isso para as outras categorias. O cruzamento final deve corresponder a 100% na escala da direita.

IMPORTANTE: Antes de começar, organize a coluna “ocorrência” do maior para o menor valor (descrente)

Etapa 5 – Crie o gráfico de Pareto

Para melhor visualização, transforme sua lista de dados em um gráfico de barras com os maiores problemas à esquerda do gráfico e os menores problemas à direita do gráfico. 

Em seguida, você adiciona um gráfico de linha mostrando a porcentagem total acumulada alcançada com a adição de cada problema representado no gráfico. A linha deve terminar na marca de 100% no eixo direito. 

Além disso, adicione uma linha em negrito indicando em que ponto você atingiu a porcentagem cumulativa de 80% – tudo à esquerda dessa linha são os seus 20% de problemas vitais nos quais se concentrar, enquanto o restante à direita são triviais.

Etapa 6 – Tome uma atitude

Finalmente, é hora de agir! Seu problema de pontuação mais alta provavelmente terá a maior recompensa uma vez corrigido, portanto, comece a pensar em como resolvê-lo primeiro.

Você pode descobrir que seus problemas de pontuação mais baixa não valem a pena se preocupar, principalmente se eles custam muito para consertar. Use sua análise de Pareto para economizar energia e recursos para o que é importante!

Nota: a análise de Pareto não resolve problemas: ela apenas os identifica. A fim de realmente avançar para lidar com seus problemas “vitais”, o centro de saúde teve que usar suas descobertas para criar um plano de ação – e então implementar esse plano. 

Um dos maiores usos para a análise do gráfico de Pareto é o controle de qualidade. Ele é usado como uma ferramenta dentro da estrutura Six Sigma, um método matemático para monitorar o desempenho da empresa. A Análise de Pareto exibe visualmente os dados de modo a tornar mais fácil julgar se o Princípio de Pareto pode ser aplicado aos dados.

Usar gráficos e ferramentas estatísticas para analisar dados é uma das principais competências em projetos gerenciados usando a estrutura Seis Sigma. A análise do gráfico de Pareto se enquadraria perfeitamente nos estágios de “Medição” e “Melhoria” do DMAIC (Definir, Medir, analisar, Melhorar e Controlar).

Saber se o princípio 80/20 se aplica a um processo específico pode ser muito útil no Seis Sigma. Ao selecionar qual projeto assumir, os gerentes devem concentrar seus recursos nos poucos projetos que podem entregar os resultados mais significativos.

Afinal, um gerente tem apenas 24 horas por dia, como todo mundo na empresa. Se ele ou ela deseja obter os melhores resultados, ele terá que primeiro abordar os projetos de maior impacto.

Muitas das ferramentas de análise de causa raiz são projetadas para apontar seus esforços na direção certa e estreitar o escopo desses esforços para ser mais eficaz e mais rápido. Outro efeito colateral ou benefício do uso dessas ferramentas pode vir na forma de construção de consenso. 

Os Diagramas de Pareto (conhecidos mais comumente como regra de Pareto 80/20) são muito úteis para gerentes e para descobrir problemas no processo de fluxo de trabalho. Como demonstramos usando um exemplo da vida real, você pode descobrir claramente quais 20% dos principais processos de sua empresa estão causando 80% dos problemas. 

Ao cuidar dos principais problemas, você garante que os processos gerais de seu negócio estejam funcionando com mais suavidade, enquanto cuida dos gargalos potenciais ou reais. Além de te ajudar a construir acordos e melhorar a comunicação do time.