Como priorizar o Backlog do Produto. 6 dicas

Vamos falar de táticas. O quão importante é para você priorizar o backlog do seu produto hoje?

Se você é como a maioria dos gerentes de produto (leia-se: ocupado!), provavelmente deve tratá-lo como um depósito de lixo para todas as ideias, histórias, solicitações de features, correções de bugs e tarefas relacionadas ao seu produto. Afinal, esses itens estão chegando até você constantemente, e você precisa documenta-los em algum lugar, certo?

Você provavelmente também não tem muito tempo para organizar todos esses itens relacionados ao produto antes de adicioná-los à lista de pendências – para avaliar o valor estratégico de cada um dos recursos necessários para concluir, por exemplo. Portanto, se você é como os gerentes de produto que eu venho conversando, deve achar que o backlog do seu produto se tornou um buraco negro.

Mas como você pode gerenciar seu backlog de uma forma, que seja fácil de manter, util para sua gestão e bom para seu produto?

Mas vamos dar um “passo para trás”: por que você está mantendo um backlog de produtos em primeiro lugar?

Idealmente, o backlog do seu produto deve ser uma lista de todas as tarefas relacionadas ao produto que sua equipe precisa concluir a seguir e tudo o que elas podem e devem se concentrar (dentro de um prazo definido) depois disso.

Além desse ponto, no entanto – quando você fica abaixo, digamos, do segundo nível de prioridade – os itens do seu backlog podem se tornar rapidamente um problema, porque eles incham e desordenam a lista, dificultando a revisão e a organização.

É por isso que é tão importante priorizar o backlog do seu produto – para garantir que ele não se torne uma lista infinita de todos os pensamentos aleatórios que alguém tem sobre o seu produto. Seu backlog precisa ser estruturado, organizado para favorecer as coisas estrategicamente importantes para a sua equipe trabalhar.

Dica: se alguém da sua organização (incluindo você) dizer: “Vamos jogar no backlog” e isso soa como uma ideia viável, você tem um problema.

Eu sou apaixonado por ajudar os gerentes de produto a se manterem organizados e capazes de se concentrar em sua visão estratégica. E, além dos roadmaps de produtos mal executados, descobri que o backlog ineficazes costumam ser o maior obstáculo à capacidade de um gerente de produto de impulsionar um produto com sucesso.

Dito isso, vamos discutir algumas dicas práticas para priorizar o backlog de produtoss.

1. Organize os principais itens do backlog de forma a representar a próxima sprint

Uma etapa útil para priorizar o backlog do seu produto é organizar a parte superior da lista como o conteúdo / o que vai ser feito na seu próximo sprint. Dessa forma, você não está constantemente olhando para o backlog e perguntando: “Quando chegaremos a isso?” E “Quando podemos começar a lidar com isso?”

Usando essa estratégia, os itens principais do seu backlog não são apenas tarefas de “prioridade máxima” sem datas internas associadas a eles – eles também têm uma linha do tempo: seu próximo sprint. Obviamente, você precisará de um mecanismo para determinar quais itens devem ser incluídos no próximo sprint de sua equipe, e discutiremos idéias para isso abaixo.

Dica de leitura: descubra qual o melhor framework de priorização de feature para seu time.

2. Não inclua nenhuma tarefa de baixa prioridade no seu backlog

Essa é outra maneira simples e limpa de determinar o que faz parte do seu backlog e o que precisa ir para outro lugar (como um arquivo “Armazem de idéias”). O nível de prioridade dois é um ponto de corte lógico para o que entra no seu backlog e aqui está o porquê:

Você participou de reuniões de brainstorming nas quais a equipe anota 20 ideias viáveis ​​de produtos no quadro branco. Talvez você já tenha organizado essas reuniões. Obviamente, você não pode executar todas as 20 ideias, pelo menos não no período de curto prazo. Então, o que você faz? Você prioriza: talvez você selecione as duas ou quatro melhores idéias e as divide em histórias, tarefas e planos em que sua equipe pode começar a trabalhar.

Em relação ao restante do que esta quadro, é possível capturá-lo, é registra-lo, mas não é possível colocar tudo no seu backlog (ou, ainda mais irrealisticamente, no seu roadmap). O backlog do produto precisa permanecer o mais enxuto e realista possível. Ele deve conter as coisas no convés para o seu próximo sprint e os itens de prioridade de segundo nível que você encontrará nos próximos meses. E é isso.

Para tarefas abaixo da prioridade de nível dois, tenho outra sugestão….

3. Crie uma lista separada para as idéias de prioridade baixa (ou de longo prazo)

O bom em criar uma lista separada para itens menos urgentes é que isso ajuda a manter o backlog do seu produto limitado às tarefas realmente urgentes ou de alto valor estratégico. Isso significa que mantém o backlog do seu produto mais estrategicamente valioso.

Os gerentes de produto que simplesmente jogam todas as solicitações, idéias e tarefas na parte inferior do backlog de seus produtos – porque não têm outro lugar confiável para documentar e armazenar esses itens – tornam cada revisão e reavaliação futura do backlog mais difícil. Eles também aumentam a probabilidade de perder algo importante quando examinam sua lista de pendências.

Os gerentes de produto que simplesmente jogam todas as solicitações no backlog de seus produtos tornam cada revisão e reavaliação futura (do backlog) mais difícil.

Portanto, crie outras listas para documentar suas idéias relacionadas ao produto que não ganham um lugar na lista de pendências, como um arquivo “Ótimas idéias” e talvez uma lista “Armazem de iéias”.

4. Atribua pontuações (ou outro sistema quantificável) para determinar o valor de cada item

Eu normalmente utilizo algum framework de priorização para isso, como o pontuação ponderada ou valor vs complexidade. Faço isso, porque com uma quantidade finita de tempo, orçamento e recursos de desenvolvimento, os gerentes de produto precisam de um mecanismo para quantificar (ou “pontuar”) o valor estratégico geral de cada feature ou tarefa proposta em relação a todos os outros – para determinar qual dará ao seu produto a maior vantagem estratégica.

Recomendamos o uso de um modelo de pontuação, seja com base nas métricas definidas pelo time incluindo “Valor do cliente”, “Aumento da receita” e “Custos de implementação” ou usando algum outro sistema, como o OmniPlan ou o Roadmunk – para pontuar cada item que compete por um espaço no seu backlog.

Alguns itens ganharão um lugar em sua lista curta de prioridade um (planejado para trabalhar no próximo sprint), outros chegarão ao nível de prioridade dois (planejado para desenvolvimento nos próximos três meses, digamos, nos próximos três meses) e todo o resto se encontrará no arquivo “Tarefas de longo prazo”.

Porém, quando você organizar sua lista dessa maneira, saberá exatamente por que cada item está na sua lista e poderá explicar e defender seu pensamento estratégico para seus stakeholders e outras equipes.

5. Crie um sistema de pontos para atribuir tempo/recursos de desenvolvimento de cada item

Ao priorizar sua lista de pendências, um fator importante a ser lembrado para cada tarefa é quanto tempo levará para ser concluído – e isso significa não apenas quantas horas totais de desenvolvedor, mas também quais desenvolvedores específicos precisarão trabalhar na tarefa e por quanto tempo.

Em seguida, convém converter essas horas (ou dias ou meio dia) em pontos. Criar um código para uma determinada história, por exemplo, pode levar um dia inteiro, que você pode quantificar como um ponto. Isso tornará mais fácil revisar os itens em sua lista de pendências e calcular os recursos necessários de maneira mais uniforme na lista (em vez de dizer: “Esse item deve levar um desenvolvedor por meio dia e provavelmente levará dois desenvolvedores e hora cada. “)

Algumas observações:

1. Primeiro: Lembre-se de ter em mente o “quadro geral” de uma tarefa ao tentar estimar quantas horas (e de quem) serão necessárias para concluir. Por exemplo, você pode assumir que uma correção de bug é uma tarefa de meio ponto – porque, ao configurar seu sistema de pontos, um ponto é igual a um dia de trabalho do desenvolvedor.
   
   Mas, embora seja verdade que a identificação e a correção do código incorreto que criou o bug possa levar apenas meio dia, a conclusão dessa tarefa também exigirá a criação de um teste automatizado para a correção e o teste real. Portanto, você deve ser conservador em suas estimativas de tempo – é melhor superestimar do que subestimar os recursos que uma tarefa levará.
2. Segundo: Nem todos os pontos serão intercambiáveis. É importante lembrar que sua equipe é única e possui um conjunto único de habilidades, pontos fortes e fracos. É por isso que a lista de pendências pode desempenhar um papel tão importante nas sessões de planejamento de suas equipes de produto e desenvolvimento.
   
   Se você sabe que possui apenas um ou dois desenvolvedores com habilidades ou experiência para lidar com uma determinada história ou recurso, é necessário orçar o tempo (os “pontos”) desses desenvolvedores com cuidado, ao atribuir outras tarefas ao seu próximo sprint.

6. Reavalie os itens de níveis um e dois de seu backlog

Por fim, é importante lembrar que o backlog do seu produto é um documento vivo – mudando de prioridade com frequência. Afinal, se você estiver seguindo os conselhos desta postagem, a parte superior do seu backlog deverá ser desaparecer após cada sprint, conforme sua equipe os concluir. Isso significa que uma parte dos itens de segundo nível na lista de pendências também subirá após cada sprint, para o local no convés.

Quando você segue as outras sugestões que ofereci aqui, e todos os itens em sua lista de pendências agora têm uma razão estratégica para estar exatamente onde estão na lista, será muito mais fácil revisar essa lista regularmente para determinar se qualquer informação nova – inteligência competitiva, solicitações de clientes ou apenas uma correção urgente – exige que você priorize as coisas.

Mais importante, você não vai ficando adivinhando as coisas com o backlog de seu produto priorizado. Você tomará essas decisões de priorização sistematicamente.

Priorizar o backlog pode parecer uma tarefa hercúlea, afinal, se você for o gerente de produto de uma empresa com muitos stakeholders (ou stakeholder com voz muito ativa), seu backlog atual deve estar cheio de solicitações, afinal – como você deve escutar muito: “você pode fazer só isso?”.

Mas quando você para e verifica tudo que foi solicitado, você vai notar que a grande maioria são idéias, ou melhor, sonhos, sem muito embasamento e/ou desalinhados com a estratégia da empresa. Com isso organizar o backlog deve ser uma tarefa fácil e rápida!

Só não esqueça que: esse exercício nunca (e não deve) parar! Prioridades mudam, urgências aparecem, e negocios evoluem.

Você vai ver, que quando for criar seu roadmap, com o backlog organizado e priorizado, essa tarefa vai ser doce de criança!