Os gerentes de produto costumam pensar nos gerentes de projeto como profissionais táticos. Isso é parcialmente verdadeiro, mas é um equívoco compreensível. Quando eles trabalham juntos em um produto, o gerente de produto fornece o plano estratégico e o gerente de projeto transforma esse plano em uma lista de tarefas e outros detalhes táticos. Conheça 7 principios de gerenciamento de projetos para utilizar na sua equipe de produtos.

Mas os gerentes de projeto também aplicam um conjunto de princípios estratégicos ao seu trabalho. De fato, muitos princípios de gerenciamento de projetos são universais e podem beneficiar outras equipes.

Vamos revisar alguns desses princípios de gerenciamento de projetos e discutir como sua aplicação pode ajudar os gerentes de produto.

Os 7 principios em gerenciamento de projetos

1. Comece perguntando e respondendo às principais perguntas

Os gerentes de projeto sabem que não podem se aprofundar nos detalhes até entenderem os objetivos gerais do projeto. Se eles começarem a atribuir tarefas sem conhecer os objetivos, os gerentes de projeto arriscam desperdiçar recursos com coisas erradas.

É por isso que os gerentes de projetos inteligentes começam pensando nas questões estratégicas: Por que estamos fazendo esse projeto? Como isso beneficiará nossa empresa? Como será o sucesso?

Responder a essas perguntas ajudará o gerente de projetos a tomar melhores decisões estratégicas.

Ensinamento do gerente de projeto:

Quando você começa a planejar um novo produto ou se propõe a revisar um já existente, você já terá uma longa lista de idéias. Ideias de recursos. Ideias de design e UX. Ideias de nome de produto. Idéias de preços. Antes de tomar uma dessas medidas, é necessário determinar a estratégia e os objetivos gerais do seu produto.

Uma ótima maneira de ajudar sua equipe a identificar a visão estratégica do produto é começar criando o roteiro do produto, ou você pode começar com uma sessão de brainstorming de alto nível com sua equipe.

Importante: Você precisa fazer e responder a essas grandes perguntas antes de iniciar o trabalho tático em seu produto.

2. Defina o escopo e cumpra-o

Depois que uma equipe começa a trabalhar em qualquer projeto complexo, novos problemas surgirão. Um colega ou executivo pode solicitar trabalho em uma área relacionada ao projeto, mas não faz parte do seu plano original. Ou alguém da equipe pode ter uma ideia que exija a expansão do projeto.

Como os gerentes de projeto têm recursos limitados (pessoas, tempo e orçamento), eles sabem que geralmente precisam dizer não a essas solicitações.

De fato, os gerentes de projeto experientes sabem que uma das primeiras etapas a serem adotadas ao iniciar um novo projeto é definir o escopo do projeto (ou eles correm o risco de convidar a subida do escopo). Eles precisam ser claros (e deixar claro para todos da equipe) o que o projeto irá ou não incluir. Isso dará ao projeto a maior chance de permanecer no caminho certo.

Ensinamento do gerente de projeto:

Os gerentes de produto devem definir o escopo do desenvolvimento de seus produtos o mais cedo possível.

Aprender a dizer NÃO às solicitações de produtos é uma habilidade valiosa. Mas também é um método reativo de manter o desenvolvimento do seu produto no caminho certo. Em vez disso, seja proativo. Defina o escopo do seu produto desde o início e mantenha o desenvolvimento dentro desse escopo.

Para estratégias específicas, leia nosso artigo: 5 maneiras pelos quais os gerentes de produtos podem diminuir o numero de features sorraterias.

3. Identifique seus stakeholders e decida qual a melhor forma de envolvê-los

Os gerentes de projeto sabem que seu trabalho em um projeto complexo envolverá mais do que apenas os funcionários que trabalham diretamente nele. As iniciativas da empresa geralmente afetam muitas pessoas e departamentos.

Assim, os gerentes de projetos inteligentes descobrem desde o início quem são todos esses envolvidos e qual a melhor forma de envolver cada um deles.

Alguns executivos podem mostrar interesse no projeto, mas não nos detalhes do dia-a-dia. O gerente de projeto precisa ter cuidado para não sobrecarregar essas partes interessadas com comunicação desnecessaria. Ao mesmo tempo, eles querem fazer com que essas pessoas se sintam conectadas ao projeto para que a equipe não perca seu apoio.

Por outro lado, para a equipe de vendas, cuja capacidade de fechar negócios será diretamente afetada pelo sucesso do projeto, o gerente de projetos pode optar por dar a essas partes interessadas um papel mais prático. Isso pode incluir pedir a esses vendedores informações sobre as sessões de brainstorming e enviar atualizações detalhadas de progresso.

Ensinamento do gerente de projeto:

O desenvolvimento de um produto envolve muitas partes interessadas (stakeholders) além da equipe que trabalha diretamente no produto.

Por isso, para seguir sem atritos o desenvolvimento de seus produtos, os gerentes de produto precisam de suporte contínuo de todas as partes interessadas. Deixar de envolver uma parte interessada desde os primeiros estágios de um novo produto ou manipular mal uma delas durante o processo, pode criar obstáculos ao sucesso esperado.

Os gerentes de produto devem realizar uma análise das partes interessadas antes de iniciar o desenvolvimento de um produto. O objetivo será identificar todos os que precisarão se envolver no projeto e, em seguida, determinar como envolver especificamente cada tipo de parte interessada.

Para mais dicas, leia a página sobre Análise de Stakeholders

4. Desenvolva seu plano de ação e comunique-o à equipe

Quando os gerentes de projeto identificam os objetivos estratégicos de seu projeto, determinam seu escopo e descobrem quem serão seus stakeholders, eles podem começar a dividir o projeto em tarefas, funções, cronogramas, entregas e outros detalhes.

Durante a fase do plano de ação, os gerentes de projeto se certificam de que estão se comunicando com a equipe do projeto e de que essa comunicação seja executada nas duas direções. Em outras palavras, durante a fase de planejamento, um gerente de projeto busca informações da equipe, fazendo perguntas como:

  • Já expliquei suficientemente os objetivos estratégicos do projeto e como será o sucesso?
  • Você entende as tarefas que lhe foram atribuídas e por que elas são necessárias para o sucesso do projeto?
  • Você tem as ferramentas e o tempo necessários para concluir essas tarefas?
  • Que recursos lhe faltam para ter sucesso?
  • Existe algo que possa bloquear seu progresso?

Ensinamento do gerente de projeto:

Eventualmente, os gerentes de produto precisam traduzir sua visão de produto em um plano de ação. Esse deve ser um plano mostrando as principais áreas de funcionalidade e as razões estratégicas para incluí-las.

Para um gerente de produto, esse modelo deve ser um roadmap de produto.

5. Mantenha a comunicação fluida

Um dos fatores mais importantes no sucesso de um projeto é a comunicação contínua. Os projetos podem perder força e foco se a comunicação da equipe falhar.

É por isso que os gerentes de projeto mais experientes desenvolvem um plano para manter a equipe (incluindo todas as partes interessadas) conectadas e informadas desde o início do projeto até sua conclusão.

O plano de comunicação de um projeto deve ser mais do que apenas um cronograma de reuniões planejadas da equipe em intervalos regulares. Diferentes categorias de partes interessadas exigirão diferentes tipos e frequências de comunicação, por exemplo, e o gerente de projeto deve ter um plano para se comunicar adequadamente com cada tipo de stakeholder.

O gerente de projeto também deve facilitar que os membros da equipe entrem em contato a qualquer momento com perguntas ou atualizem os colegas com informações relevantes para eles.

E durante as reuniões de progresso da equipe, é tarefa do gerente de projetos é descobrir se algum membro da equipe está enfrentando problemas, se precisa de ajuda ou orientação adicional para concluir suas tarefas.

Ensinamento do gerente de projeto:

Para conduzir um produto com sucesso – do conceito ao lançamento no mercado, um gerente de produto precisa se comunicar regularmente com várias equipes diferentes.

De fato, grande parte do seu trabalho como gerente de produtos é reunir diversas equipes e ajudá-las a progredir em direção a um objetivo organizacional comum.

E, assim como o plano de comunicação de um gerente de projetos exige mais do que a realização de reuniões regulares de atualização de status, sua estratégia de comunicação como gerente de produtos também será mais complexa.

Você precisará manter o roadmap do seu produto atualizado e acessível para sua equipe multifuncional. Dessa forma, qualquer pessoa que trabalhe no produto tem uma maneira de fazer check-in e garantir que eles ainda estejam estrategicamente no caminho certo.

Ao fazer o gerenciamento de projetos, você precisará de uma maneira de comunicar seu roadmap para os stakeholders durante todo o processo. Algumas partes interessadas (executivos, por exemplo) desejam apenas atualizações de alto nível, enquanto outras (como sua equipe de desenvolvimento) desejam discussões aprofundadas sobre o progresso do produto.

Como você estará atualizando seu roadmap regularmente e porque deseja alternar facilmente entre diferentes níveis de detalhes ao apresentá-lo a diferentes equipes, crie seu roteiro usando um software de roteiro baseado na Web. Uma boa dica é o ProductPlan ou o Roadmunk, ambos são software para a criação de roadmaps e priorização de features.

6. Observe a estrada à frente para encontrar (prováveis) obstáculos

Depois que eles iniciam um projeto e sua equipe começa a trabalhar nele, os gerentes de projeto precisam ficar atentos a obstáculos que possam retardar o progresso de sua equipe.

Um gerente de projeto pode realizar isso através de uma comunicação regular com a equipe – perguntando se alguém está tendo problemas para concluir alguma de suas tarefas, por exemplo. Mas os gerentes de projeto também precisam ter uma visão mais ampla. Por exemplo, eles devem monitorar o que mais está acontecendo dentro da empresa (ou fora dela) que poderia afetar o progresso do projeto.

Ensinamento do gerente de projeto:

Os gerentes de produto precisam manter uma visão macro o tempo todo, para ajudá-los a identificar obstáculos ou ameaças ao produto que a própria equipe possa estar ocupada demais trabalhando no produto para ver.

Depois de comunicar as metas e os planos estratégicos do seu produto aos desenvolvedores, designers e outros membros da equipe multifuncional, essas pessoas começarão a trabalhar no produto.

Nesse momento, é sua responsabilidade, como gerente de produto, monitorar o cenário quanto a possíveis ameaças ao desenvolvimento do produto – como uma nova prioridade da empresa que desviará o orçamento ou a possibilidade de um membro importante da equipe deixar a empresa.

7. Tenha um plano para identificar e medir o sucesso

O princípio final do gerenciamento de projetos que discutiremos é a medição e a responsabilidade.

Quando eles iniciam qualquer iniciativa, os gerentes de projetos inteligentes desenvolvem um plano para determinar como responsabilizar equipes e indivíduos por suas áreas de responsabilidade, para descobrir quando eles podem considerar o projeto concluído e para saber como será o sucesso.

Alguns gerentes fazem o gerenciamento de projetos criando um scorecard. O uso de um scorecard oferece à equipe uma maneira rápida e fácil de verificar a qualquer momento para monitorar o progresso do projeto. Além disso, como eles sabem que todos os demais membros da equipe (incluindo partes interessadas externas) podem visualizar o scorecard, esse método motiva as equipes e os indivíduos a manterem o cronograma e realizarem o melhor trabalho.

Os scorecards de projeto mais eficazes também reconhecem e honram publicamente os sucessos dos membros da equipe. Os gerentes de projeto podem fazer isso facilmente usando ícones de prêmios, como estrelas douradas, para sinalizar a conclusão de uma tarefa ou o término antes de um prazo.

Ensinamento do gerente de projeto:

Quem disse que um scorecard de projeto também não pode funcionar no desenvolvimento de produtos?

O trabalho dos gerentes de produto envolve convencer as pessoas de vários departamentos diferentes a trabalharem em tarefas complexas. Muitas dessas pessoas podem trabalhar no mesmo local físico e podem nem se conhecer.

Uma maneira de manter toda a equipe no caminho certo e funcionando como equipe é criar um scorecard de produto que todos na equipe possam verificar a qualquer momento para ver como estão se saindo individualmente e como o progresso geral do produto está progredindo.

Conclusão

O desenvolvimento de produtos é um processo longo e lento, envolvendo muitas pessoas, cada uma com suas próprias necessidades e prioridades. À medida que as semanas, o desenvolvimento dispara e os meses se esgotam, uma equipe multifuncional de produtos pode facilmente perder o foco do objetivo estratégico maior para o qual todos estão trabalhando.

Eles podem até perder o foco de fazer parte de uma equipe. Portanto, crie um scorecard de produto, mostre a todos onde está, use-o para comemorar os sucessos da equipe e torná-lo divertido. E não se esqueça de todas as dicas de gerenciamento de projetos que você aprendeu aqui!

Bonus: O pensamento com foco no projeto é incrível, mas você sabe as vantagens de ter a sua equipe focada no desenvolvimento do produto (e não somente na entrega de mais um projeto)? Nesse artigo eu mostro as vantagens de cada mindset. Corre lá!