O framework de priorização: RICE

O framework RICE é uma dos várias frameworks para priorizar features em um roadmap de produto. Ele é um acrônimo para os quatro fatores que usamos para avaliar cada ideia de projeto: Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).

Como você decide no que trabalhar primeiro? Se você se esforçar para debater novas idéias, encontrar oportunidades de aprimoramento e coletar feedback, terá um roadmap de produto sólido e repleto de boas idéias. Mas a ordem na qual você aborda essas idéias merece o mesmo pensamento. Você precisa reservar um tempo para priorizar bem.

Mas porque que priorizar um roadmap de produtos é tão difícil? Deixe-me contar os caminhos:

• É gratificante trabalhar com idéias pessoais, em vez de projetos com amplo alcance.
• É tentador se concentrar em idéias inteligentes, em vez de projetos que afetam diretamente seus objetivos.
• É emocionante mergulhar em novas idéias, em vez de projetos nos quais você já está confiante.
• É fácil descontar o esforço adicional que um projeto exigirá em relação a outro.

Mesmo se você passar por esse campo minado mental intacto, ficará com a difícil tarefa de combinar e comparar consistentemente esses fatores em todas as idéias do projeto. Felizmente, você não precisa fazer isso na sua cabeça.

É aqui que entra um sistema de pontuação. Uma boa estrutura de priorização pode ajudá-lo a considerar cada fator sobre uma idéia de projeto com disciplina de olhos claros e combinar esses fatores de maneira rigorosa e consistente.

Usar um sistema de pontuação para priorizar o gerenciamento de produtos certamente não é novidade. Os sistemas projetados para equilibrar custos e benefícios são abundantes (encontre o melhor para seu time aqui). Mas você pode ter dificuldade em encontrar uma que permita comparar utilmente diferentes idéias de maneira consistente.

A Intercom, fabricante de software de mensagens, desenvolveu o framework de priorizaão RICE para melhorar seus próprios processos internos de tomada de decisão.

Como todas as invenções ad-hoc, o RICE nasceu de uma necessidade. Sean – que era um PM que trabalhava com a equipe de Growth da Intercom responsável por novas inscrições do site convertendo-se em usuários ativos e pagantes – precisava de algo que pudesse ajudar a remover a intuição de seu processo de priorização.

“Queríamos criar um método mais estruturado de comparação de muitas ideias de projetos diferentes em termos de seu impacto potencial em uma única meta (conversões)”

Sean

A equipe de crescimento da Intercom precisava de uma maneira de quebrar a definição de impacto em categorias que pudessem ser aplicadas posteriormente a outros projetos de forma padronizada. E assim nasceu o método RICE.

Para usar o modelo de pontuação RICE, você avalia cada uma de suas ideias concorrentes (novos produtos, extensões de produto, recursos, etc.) acordo com quatro fatores que forma o acrônimo RICE:

• R – Reach (Alcance). “Quantas pessoas essa feature vai afetar ao longo de um periodo de tempo?”
• I – Impact (Impact). “Quanto essa feature vai impactar um usuário?”
• C – Confidence (Confiança). “O quão confiante nós estamos a respeito do impacto e alcance?” Quantos dados nós temos para nos ajudar nisso?”
• E – Effort (Esforço). “Quanto tempo e esforço essa feature vai demandar do time de desenvolvimento, design, produto?”

Em seguida você utiliza a equação abaixo para encontrar a pontuação de cada item. No final do processo você vai ter uma lista de idéias ordenadas de acordo com essa pontuação.

Usar um modelo de pontuação como o RICE pode oferecer às equipes de produto um benefício triplo. Pode permitir que os gerentes de produto tomem decisões mais bem informadas, minimizem os preconceitos pessoais na tomada de decisões e os ajudem a defender suas prioridades para outras partes interessadas, como a equipe executiva.

1. Reach (Alcance)

“Quantas pessoas essa feature vai afetar ao longo de um periodo de tempo?”

O primeiro fator para determinar sua pontuação RICE é ter uma noção de quantas pessoas você estima que sua iniciativa alcançará em um determinado período de tempo.

Aqui, cabe a você definir quem são esses usuários e como será esse alcance. Esse pode ser o alcance que uma ideia de recurso terá em qualquer segmento relevante para seu produto, sejam usuários novos ou existentes.

O alcance é medido em número de pessoas / eventos por período. Isso pode ser “clientes por trimestre” ou “transações por mês”. Na medida do possível, use medições reais das métricas do produto em vez de tirar números de um chapéu.

Em um exemplo de pontuação de alcance usando um aplicativo bancário fictício. Digamos que a equipe esteja trabalhando em uma feature de aviso de orçamento que será usado por todos os usuários que fazem login regularmente para verificar o saldo do orçamento no final de cada mês. Digamos que sejam 100 usuários por mês, para um total de 300 usuários por trimestre.

O alcance pode estar fora de “alcance”

Calcular o alcance pode ser um tarefa complicada na sua empresa. Como você prevê e estima com segurança até que ponto uma feature será usado em todos os segmentos de usuário? Uma coisa é extrair dados de gráficos de coorte e painéis analíticos que informam como seus usuários estão se comportando atualmente, mas isso não é uma solução mágica para prever o comportamento futuro.

Isso é especialmente difícil em produtos que atendem a diferentes públicos com diferentes coortes de preços, setores e públicos (como produtos B2B).

Clement Kao, PM e cofundador do Product Manager HQ (uma das melhores comunidades para profissionais de produto), contorna a questão de quantificar o Alcance pontuando o Alcance + Impacto juntos em uma pontuação positiva de receita projetada.

Em vez de tentar descobrir quantos usuários ele alcançará e qual é o impacto, Clement o abstrai ao nível da conta. Ele faz perguntas como: Qual das minhas contas isso vai atingir? E que receita isso vai desbloquear?

“No B2C, o alcance pressupõe que cada usuário vale o mesmo”, acrescenta Clement, “No B2B você não pode fazer isso, já que impactar 10 pequenos clientes com contratos de $ 1k pode não render a mesma receita que impactar seu maior cliente com um Contrato de $ 100k. ”

2. Impact (Impacto)

“Quanto essa feature vai impactar um usuário?”

Embora a pontuação de alcance seja uma tentativa educada de colocar um número na pergunta: “Quantas pessoas essa ideia afetará?”. O Impact tenta quantificar a pergunta de acompanhamento: “Em quanto?“

O impacto refere-se a quanto você acha que uma ideia poderia impactar uma meta específica de um cliente individual. Usando um exemplo da equipe de crescimento de Sean na Intercom, digamos que o impacto seja medido por quanto uma ideia poderia afetar a probabilidade de um único cliente potencial se converter em um cliente pagador de longo prazo.

Sean usou uma escala de múltipla escolha para padronizar esses valores de impacto, tanto quanto possível para a equação:

• 3 = “impacto maciço”,
• 2 = “alto”,
• 1 = “médio”,
• 0,5 = “baixo”
• 0,25 = “mínimo”.

Sean acredita que definir metas fortes é metade da batalha quando se trata de usar uma pontuação RICE. Antes de sentar com a caneta no papel ou o marcador no quadro branco, é importante passar um tempo trabalhando com equipes e partes interessadas para obter clareza sobre qual será a meta para aquele trimestre. Uma compreensão compartilhada do que a equipe está tentando realizar pode tornar as conversas de priorização muito mais suaves.

O impacto pode ser uma pontuação ponderada combinada que combina todos os fatores que constituem o impacto em sua empresa, como geração de receita e taxas mais altas de uso e adoção.

A escolha de um número de impacto pode parecer não científica. Mas lembre-se da alternativa: uma bagunça emaranhada de pressentimentos.

3. Confidence (Confiança)

“O quão confiante nós estamos a respeito do impacto e alcance?” Quantos dados nós temos para nos ajudar nisso?”

O componente de confiança de sua pontuação RICE ajuda a controlar os projetos nos quais sua equipe tem dados para apoiar um fator de sua pontuação, mas está confiando mais na intuição para outro fator. Para reduzir o entusiasmo por idéias emocionantes, mas mal definidas, considere seu nível de confiança em suas estimativas.

Por exemplo, se você tiver dados que apoiem sua estimativa de alcance, mas sua pontuação de impacto representar mais um sentimento instintivo ou evidência anedótica, sua pontuação de confiança ajudará a explicar isso.

Assim como fez com o impacto, a Intercom criou um conjunto em camadas de porcentagens discretas para pontuar a confiança, de modo que suas equipes não ficassem presas aqui tentando decidir um número percentual exato entre 1 e 100. Ao determinar sua pontuação de confiança para um determinado projeto , suas opções são:

• 100% é alta confiança. “Estou 100% confiante nesta ideia porque 100% dos usuários usaram o novo design com sucesso”
• 80% é confiança média. “Estou 80% confiante nesta ideia. Não estou 100% porque a equipe de desenvolvimento destacou alguns fatores de custo que não levei em consideração em minhas estimativas.”
• 50% é baixa confiança. “Tenho pouca confiança nesta ideia porque, embora alguns clientes expressem a necessidade dela, não fiz nenhuma pesquisa para ver por que eles podem pensar que precisam dela.”
• Qualquer coisa abaixo de 50% é um um “tiro no escuro”. “Não tenho confiança nessa ideia porque não fiz nenhum teste ou pesquisa aprofundada sobre dados de usuários ou de mercado.”

Atenção: para ganhar a confiança de que precisam, os PMs precisam procurá-la. Quando um projeto ou ideia de feature é recebido com baixa confiança, isso força os PMs a se perguntar por que isso acontece. Ao perguntar por isso, os PMs se propuseram a validar, com dados, se uma ideia é tão boa quanto parece.

Pontuações de alta confiança devem ser baseadas no contexto do usuário e em dados como pesquisa e experimentação, o sucesso (ou fracasso) de protótipos e designs brutos, apenas para citar alguns exemplos. E quando se trata de estimativas de esforço e custo, a confiança para esses números também deve levar em conta os documentos técnicos que descrevem o escopo da engenharia.

4. Effort (Esforço)

“Quanto tempo e esforço essa feature vai demandar do time de desenvolvimento, design, produto?”

Todos os fatores na equação de RICE até agora são uma soma dos benefícios potenciais que uma ideia terá em relação a um objetivo específico. Agora é hora de levar em consideração o fator negativo: a pontuação de esforço. É aqui que você calcula quanto tempo um projeto exigirá de seus colegas de equipe.

As unidades são estimadas como a quantidade de trabalho que um membro da equipe pode realizar em um mês (portanto, as unidades são o número de “pessoas-meses” ou “pessoas-semanas”).

Por exemplo, um projeto que requer 5 pessoas diferentes para trabalhar nele por uma semana teria uma pontuação de esforço de 5 pessoas-semanas. Outro projeto que exigiria que 1 pessoa trabalhasse por 5 semanas também teria uma pontuação de esforço de 5 pessoas-semanas.

Isso torna possível comparar de forma justa os projetos que podem ser executados por menos do que todo o trimestre ou ciclo que você está planejando.

Para fazer isso, é aconselhável trabalhar em conjunto com líderes de tecnologia e engenheiros de software para chegar a estimativas aproximadas baseadas em informações válidas baseadas na realidade. As estimativas de esforço são orientadas pela complexidade do projeto e pela realidade dos sistemas técnicos existentes.

Dica: Para chegar a um numero mais preciso, aprenda a ouvir e entender o que seu time de desenvolvimento quer dizer com suas colocações.

Você pode passar pelo processo uma vez por trimestre, uma vez por mês ou no início de qualquer medida de tempo em que sua equipe trabalhe. Na Intercom, a equipe de Growth passou pelo processo cerca de uma vez por trimestre.

Etapa 1 – Reuna as idéias

A primeira etapa, é reunir todas as idéias, reclamações, bugs, etc em um só lugar. Na intercom a cada trimestre, a equipe começava com uma folha em branco: começando por estabelecer qual seria a meta principal para aquele trimestre. Em seguida, reúna ideias de equipes e stakeholders.

Uma maneira fácil de fazer isso é usando uma plataforma de feedback e gerenciamento de ideias como o ProductBoard (pra mim a melhor ferramenta para gerente de produto). Mas se você não tiver acesso a uma ferramenta especializada, você pode usar uma simples planilha, como no exemplo abaixo:

Etapa 2 – Liste as idéias e pontue utilizando o RICE

Depois de reunir um conjunto de ideias e projetos de todas essas fontes diferentes, execute as ideias pela pontuação RICE. Você deve ter todas as informações e contexto de que precisa agora, mas às vezes você terá que entrar em contato e fazer perguntas (por exemplo, para a equipe de desenvolvimento sobre estimativas de custo) e reunir pesquisas de usuários e análises de dados.

• Alcance: quantas pessoas isso impactará? (Estime dentro de um período de tempo definido.)
• Impacto: quanto isso impactará cada pessoa? (Maciço = 3x, Alto = 2x, Médio = 1x, Baixo = 0,5x, Mínimo = 0,25x.)
• Confiança: quão confiante você está em suas estimativas? (Alto = 100%, Médio = 80%, Baixo = 50%.)
• Esforço: quantas “pessoas-mês” isso levará? (Use números inteiros e no mínimo meio mês – não se preocupe com a estimativa.)

Depois de estimar esses fatores, combine-os em uma única pontuação para comparar rapidamente os projetos. Aqui está a fórmula simples:

Etapa 3 – Analise o resultado e priorize

Agora você tem uma pontuação RICE para cada ideia (e uma ferramenta para classificá-las facilmente da mais alta para a mais baixa ou vice-versa). A pontuação resultante mede o “impacto total por tempo trabalhado” – exatamente o que gostaríamos de maximizar. É hora de analisar os resultados.

Para Sean, isso significa olhar para a lista de ideias classificadas e perguntar se algo foi inesperado:

• Existe uma ideia que eu esperava ter uma classificação baixa, mas saiu muito alta?
• Existe uma ideia que me deixou muito animado e que acabou ficando na baixa posição?

Se você respondeu sim a uma ou a ambas as perguntas para qualquer uma das ideias no quadro do RICE, repasse a ideia por meio dessas estimativas apenas para ter certeza. É aqui que você faz a escolha de mudar uma dessas estimativas ou aceitar que sua intuição sobre o projeto é apenas isso – uma intuição.

O RICE pode ajudar imensamente ao decidir entre idéias difíceis de comparar. Obriga você a pensar por que uma idéia de projeto terá impacto e a ser honesto sobre o esforço necessário para alcançá-la.

Uma pontuação de RICE não é algum tipo de alquimia matemática que pode transformar ideias vagas e não validadas em cifrões. Uma pontuação RICE é apenas um exercício que você pode usar para organizar a ordem em que você deve lidar com as ideias, com base no custo de sua abordagem em relação ao impacto que cada ideia pode potencialmente ter em um objetivo.

“É apenas uma estrutura estruturada para quebrar uma grande estimativa em quatro estimativas menores que são mais fáceis para a mente humana pensar sem ficar atolada”.

Sean

Em suma, o poder do RICE vem de como ele ajuda os PMs a resolver pontos problemáticos relacionados à priorização, como:

1. Encoraja a priorização com base em dados. Isso tira emoção e opiniões das discussões de priorização e estimativa.
2. Flexibilidade categórica. Ele pode ser usado para avaliar ideias de recursos, projetos, atualizações de produtos e melhorias
3. Pode ser uma ótima ferramenta para alinhamento. Uma pontuação RICE informa as partes interessadas sobre os diferentes fatores envolvidos na tomada de decisões de produto
4. Avaliando as métricas certas. Pode ajudar as equipes de produto a reavaliar as métricas que definem o sucesso de seus negócios.

Obviamente, as pontuações do RICE não devem ser usadas como uma regra rígida e rápida. Há muitas razões pelas quais você pode trabalhar em um projeto com uma pontuação mais baixa primeiro. Um projeto pode ser uma dependência para outro, portanto, isso precisa acontecer primeiro ou outro recurso pode ser “estaca de mesa” para vender a determinados clientes.

Às vezes, você pode querer ou precisar trabalhar em projetos “fora de ordem”. E tudo bem! Com um sistema de pontuação, você pode identificar claramente quando está realizando essas trocas.

Uma estrutura de priorização como o RICE ajudará você a tomar decisões mais bem informadas sobre o que trabalhar primeiro e a defender essas decisões para os outros. Experimente o RICE em seu próprio processo de priorização e deixe-nos saber como ele funciona para você.

• Referências

• RICE: Simple prioritization for product managers;
• RICE Scoring Model;
• RICE score: A prioritization framework for estimating the value of ideas;
• 3 Prioritization Techniques All Product Managers Should Know;