O framework de tomada de decisão: DACI

O framework de tomada de decisão DACI, é um framework de gestão de projeto com intuito de maximizar a eficiencia na tomada de decisão. Foi projetada para melhorar a eficácia e a velocidade de uma equipe nos projetos, atribuindo funções e responsabilidades específicas aos membros da equipe quando se trata de decisões de grupo.

Desenvolvido na Intuit, o framework do DACI se originou como uma variante da matriz de atribuição de responsabilidades do RACI O DACI é framework de gestão de projeto com intuito de maximizar a eficiência na tomada de decisão.

Foi projetada para melhorar a eficácia e a velocidade de uma equipe nos projetos, atribuindo funções e responsabilidades específicas aos membros da equipe quando se trata de decisões de grupo. Os nomes para essas funções e responsabilidades formam o acrônimo DACI:

Como o DACI, o RACI recebe esse nome a partir das descrições de cada um dos quatro tipos de funções atribuídos em um projeto: Responsable (as pessoas que fazem o trabalho), Accountable (a pessoa que possui o sucesso ou o fracasso do resultado do projeto), Consulted (os especialistas que oferecem seus conhecimentos para orientar o projeto) e Informed (as pessoas que precisam ser atualizadas no projeto).

Segundo os especialistas em gerenciamento de produtos Brian Lawley e Pamela Schure, o sistema RACI pode funcionar bem para muitos tipos de projetos de negócios. Mas as equipes de gerenciamento de produtos enfrentam desafios adicionais, porque estão continuamente avançando em várias frentes ao mesmo tempo, muitas das quais requerem decisões estratégicas. Como enfatiza a clareza da decisão, explicam Lawley e Schure, o modelo DACI geralmente representa uma estrutura melhor para os gerentes de produto.

1. Driver (Condutor)

No modelo de decisão de grupo do DACI, o Driver é o líder do projeto. Essa pessoa não possui autoridade de aprovação (que pertence ao Aprovador), mas serve mais como gerente de projeto.

O Driver (condutor) geralmente é a pessoa que convoca a reunião inicial e explica a visão e o objetivo do projeto. É definido através deles. Eles estão liderando essas reuniões, respondendo perguntas e geralmente oferecendo orientação.

Eles também reunirão idéias dos membros do projeto e receberão feedback deles sobre o andamento do projeto e sobre como lidar com questões que surgem ao longo do ciclo de vida do projeto. Eles também são uma “caixa de som” para preocupações expressas por pessoas de fora da organização.

Dica de leitura: Conheça as principais fontes de idéias para o roadmap do seu produto.

O Driver (Condutor) criará o plano, que é uma lista detalhada de tarefas passo a passo para o projeto. Isso geralmente é feito com uma plataforma de gerenciamento de projetos de sua escolha. Tudo o que deve ser concluído no projeto será descrito aqui, incluindo a adição de prazos e a observação de como o progresso será medido.

As reuniões também serão o domínio do Driver (Condutor). O Driver (Condutor) se reunirá com os membros da equipe para garantir que sejam responsáveis pelas tarefas que foram designadas e cumpram os marcos de progresso estabelecidos durante a fase de planejamento.

As comunicações, naturalmente, também estão sob os cuidados do Driver (Condutor), que deve fornecer atualizações regularmente às partes interessadas e às equipes. Este é o veículo para distribuir informações sobre o progresso do projeto e abordará quaisquer problemas que possam surgir.

2. Aprover (Aprovador)

O aprovador é a pessoa no modelo DACI que tem a palavra final em um determinado aspecto do projeto. Essa pessoa é quem “puxa o gatilho” por assim dizer. Esse stakeholder é compreensivelmente chamado de aprovador. Isso ocorre porque eles são a pessoa ou o grupo de pessoas que tem autoridade para aprovar e vetar em um projeto.

O aprovador já está obviamente em autoridade. Eles tendem a ser um gerente, um fundador de uma organização ou algum grupo em uma posição executiva. O tamanho e a estrutura da empresa determinarão quem é o aprovador, pois uma empresa menor não terá a equipe e a estrutura organizacional para dar suporte a um aprovador dedicado.

OBS: Um projeto pode ter mais de um aprovador – por exemplo, os dois co-fundadores da empresa – mas como o modelo DACI foi projetado para tomar decisões rapidamente, quanto menos aprovadores, melhor.

3. Contributors (Contribuintes)

Essas são as pessoas da organização que podem ser consultadas por suas opiniões, conhecimentos ou pontos de vista exclusivos para ajudar nas decisões do projeto.

Um Driver (condutor) não trabalha no vácuo. Qualquer decisão inteligente é alimentada por muitos fluxos, incluindo experiência, coragem e consulta de especialistas. É aí que o colaborador entra.

Um colaborador é um especialista na área, alguém que será consultado pelo Driver (condutor) para oferecer uma visão única do problema e fornecer ajuda para tomar a decisão correta. Pode ser uma pessoa, mas geralmente é um grupo de pessoas, considerando que os problemas variam de tipo.

O Driver (condutor) é quem monta esse grupo de consultores especializados com base no necessário em termos de experiência e conjuntos de habilidades que estão no projeto. Essa pode ser uma das responsabilidades mais importantes do Driver (condutor), pois o colaborador adiciona o lastro necessário ao projeto para mantê-lo à tona.

4. Informed (“Informantes”)

São pessoas da organização que não estão diretamente envolvidas no projeto e que não têm autoridade sobre as decisões da equipe, mas que desejam ou precisam ser atualizadas sobre o progresso do projeto, pois isso pode afetar seu próprio trabalho.

Para uma equipe de gerenciamento de produto que trabalha em um produto, o grupo Informado pode incluir pessoas em vendas e marketing, suporte ao cliente ou outras equipes não envolvidas no desenvolvimento do produto, mas cujo planejamento e alocação de recursos podem depender do conhecimento do status do desenvolvimento do produto. .

Vamos dar um exemplo prático de como seria a divisão dos papeis em uma empresa SaaS que utiliza o conceito de Squads de desenvolvimento em sua estrutura. “Precisamos tomar uma decisão de qual fearture vai entrar no roadmap de Q1”.

• O Driver (Condutor) nessa Squad será o PO, ele será responsável pela gestão do projeto e guardião do Backlog, e por isso tem uma visão de como esta o andamento do produto em um nível mais operacional do que outras pessoas.
• O aprovador será o gerente de produto. Mas porque o gerente de produto? Nesse contexto, ele tem uma visão macro da estrategia da empresa, e vai conseguir alinhar as necessidades da empresa com os desafios tecnicos que serão levantados pelos participantes.
• Os contribuintes nesse caso, serão os desenvolvedores e designer da Squad (ou que tem conhecimento sobre o dominio do que esta sendo desenvolvido). Esse contribuintes irão fornecer o olhar técnico sobre as features que estão sendo consideradas.
• Os informados serão integrantes dos times de marketing e vendas. Como sabemos, os times de marketing e vendas são escelentes para fornecer outras oticas sobre o mercado e sobre os clientes em potencial. Para a decisão de qual feature vai entrar no roadmap do produto, seu input é extremamente importante.

O exemplo acima é ilustrativo de como podemos utilizar o framework DACI em uma situação hipotetica em uma empresa estruturada com Squads.

Etapa 1: Definindo os papeis

Basicamente, tudo deve ser atribuído a um Driver (condutor). Existe o projeto geral, naturalmente, mas mesmo cada tarefa individual deve ter um direcionador, de modo que quando e se uma decisão deve ser tomada, o processo está em andamento.

Assim como um driver (condutor) deve ser identificado, os aprovadores e colaboradores devem fornecer as ferramentas para tomar a decisão certa. Portanto, essas posições devem ser atribuídas mais cedo ou mais tarde. Você quer ter seu trabalho de base feito primeiro.

O driver fará essas funções e configurará a estrutura para o DACI funcionar. Ao fazer a primeira coisa no projeto, as pessoas estão cientes de seus papéis e há menos confusão quando as decisões estão sendo tomadas. Aqui, a clareza é crucial.

Dica: escolha os papeis baseadas na decisão que será tomada. Se o que estiver sendo discutido é uma nova feature, traga seu time de desenvolvimento, designer, stakeholders, etc.

Etapa 2: Divida o projeto em tarefas e atribua a cada Driver.

Depois de estabelecer as funções de DACI entre a equipe do seu projeto, primeiro você deverá concordar com um Driver para liderar o projeto geral.

Em seguida, você deve dividir o projeto em um plano no nível da tarefa. Você não precisa criar prazos ou atribuir recursos específicos neste momento; o objetivo aqui é fazer com que sua equipe chegue a um acordo sobre o conjunto de itens de ação a serem priorizados, para que você possa começar a avançar o projeto.

Além disso, nesta fase, você deseja atribuir um driver a cada uma dessas tarefas. Dessa forma, é menos provável que as tarefas caiam entre as rachaduras, porque cada uma delas tem um campeão ou advogado responsável por avançá-la.

Etapa 3: Atribua aprovadores e colaboradores a cada tarefa.

Agora, a equipe deve concordar com o aprovador (idealmente, um por tarefa) e os colaboradores atribuídos a cada tarefa.

Quando um Driver (condutor) se reúne com os colaboradores, também é preciso haver uma maneira de coletar seus conselhos e formular recomendações a partir das informações. Essa informação será fornecida aos aprovadores, que tomarão a decisão e a decisão será disseminada por todo o grupo informado.

O Driver (condutor) pode, é claro, adicionar ou remover colaboradores a qualquer momento, à medida que a equipe avança ou as necessidades do projeto mudam. Mas é melhor iniciar cada tarefa sabendo que a equipe tem pelo menos algumas fontes especializadas para consultar quando necessário.

Etapa 4: definir o fluxo de trabalho real

Agora, o principal Driver (condutor) do projeto começa a desenvolver o plano de ação, respondendo a perguntas como:

• Teremos uma reunião inicial? Quem deve comparecer? Quantas vezes devemos ter reuniões de equipe depois que o projeto estiver em andamento?
• Como vamos trabalhar com nossos colaboradores?
• Como vamos acompanhar essas tarefas? Com um aplicativo de gerenciamento de projetos como o Trello? Em uma planilha? Usando nosso software de roteiro?
• Como manteremos nosso Informado atualizado conforme as coisas mudam com o projeto?
• Que processo deve ser usado para o nosso processo de tomada de decisão? Devemos marcar uma breve reunião entre nosso aprovador e colaboradores para cada decisão? O Driver (condutor) deve simplesmente passar o conselho da equipe ao aprovador e aguardar uma decisão?

Você deve usar o framework DACI quando:

• Trabalhando com equipes multidisciplinares;
• Tomar decisões complexas;
• Tomar decisões que impactam clientes e membros da equipe;
• Tomar decisões que têm alta influência nos negócios;

A estrutura do DACI ajuda a criar confiança e garantir que todos no projeto entendam seus papéis e responsabilidades, e torna mais fácil solicitar ajuda e esclarecimentos, além de fornecer e receber feedback.

Como é quase impossível obter consenso, é importante garantir que a equipe entenda isso. Gosto da idéia de “discordar e me comprometer” para garantir que todos os membros da equipe, embora possam discordar, ajudem a fazê-lo funcionar, em vez de jogar o jogo da culpa.

Criar confiança e transparência ajudará os colaboradores a compartilhar suas perspectivas, preocupações e experiências. O aprovador considerará todos os comentários para decidir qual o melhor curso de ação.

• Lembre-se de que existe apenas um Driver (condutor) na estrutura DACI.
• Idealmente, você também terá um aprovador.
• Em alguns outros lugares, eles chamam C como “Consultor” em vez de Colaborador, mas o significado é semelhante.
• O Colaborador pode ter experiência e voz, mas não é o tomador de decisão. O aprovador é a pessoa com esse poder.
• Você pode incluir o N que representa as próximas etapas.
• Se sua equipe começar a “andar em círculos”, verifique se o Driver, os Colaboradores e o Aprovador estão trabalhando juntos para resolver isso.
• Crie um ambiente em que as pessoas se sintam confortáveis para compartilhar suas idéias e preocupações.
• Você deve considerar um Driver (condutor) para cada decisão, em vez de um driver por projeto.

A estrutura do DACI pode ajudar as equipes a concluir projetos complexos de maneira mais eficiente e rápida, trazendo um processo claro e definitivo para as decisões do grupo. Dada a demanda contínua de gerentes de produto para tomar decisões estratégicas em várias frentes, o modelo DACI pode ser uma ferramenta ideal para otimizar e aprimorar os processos dos gerentes de produto.

Alem disso, o modelo DACI vai trazer esclarecimentos e união a uma equipe, facilitando a comunicação e uma cultura colaborativa que trabalha em direção a um objetivo comum. Portanto, se você está tendo dificuldades para tomar decisões em um ambiente de gerenciamento de projetos, o DACI pode ser adequado para você.

Existem muitos framework para gestão de produto e projeto disponíveis. Eu descrevo alguns desses frameworks de tomada de decisão. Acredito que eles possam ajuda-los a tomar boas decisões, coordenar sua equipe, e criar melhores produtos.

Dica final: Jeff Bezos utiliza um framework para ser um melhor tomador de decisões. Acredito que no contexto desse texto, esse pode ser um bom conteúdo complementar.